支队档案管理办法规定

支队档案管理办法规定一、总则（一）目的为加强支队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在支队各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于支队机关及所属各单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。支队档案工作实行集中统一领导，由支队办公室负责档案管理工作的组织、协调和指导，各单位应明确专人负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.真实性原则。档案应如实反映支队各项工作的历史面貌和实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则。全面收集和整理支队在工作活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.规范性原则。档案管理工作应严格按照国家有关法律法规和行业标准进行，做到档案整理规范、保管有序、利用便捷。（四）档案定义本办法所称档案，是指支队在履行职能活动中直接形成的，对支队和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。二、档案管理机构及职责（一）支队办公室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定支队档案管理工作制度和办法，并组织实施。2.负责支队档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，定期对各单位档案管理工作进行检查和考核。3.集中统一管理支队机关的各类档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化进程，建立和完善支队档案管理信息系统。5.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。（二）各单位档案管理部门1.负责本单位档案工作的组织领导，建立健全档案管理制度，明确档案管理人员职责。2.组织本单位档案的收集、整理、保管和利用工作，确保档案的完整、准确和安全。3.定期向支队办公室移交应归档的档案，并接受支队办公室的业务指导和监督检查。4.积极配合支队办公室开展档案信息化建设，提供本单位相关档案数据和信息。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理工作的法律法规和规章制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为支队各项工作提供档案信息服务。5.负责档案的查阅、借阅登记和利用效果反馈工作，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案的合理利用。6.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，确保档案信息系统的安全运行。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.支队机关及所属各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料，包括但不限于以下几类：上级机关下发的与支队工作相关的文件、指示、通知等。支队制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。支队召开的重要会议文件、记录、纪要等。支队开展的各类业务工作文件、合同协议、项目资料、技术文件等。支队干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等。支队获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。支队组织的各类活动照片、录像、录音等声像档案。2.各单位应按照档案收集范围，及时、全面地收集本单位形成的档案材料，确保档案的完整性。（二）收集要求1.各单位应明确档案收集责任人，负责本单位档案材料的收集和整理工作。收集责任人应定期对本单位形成的档案材料进行清理和核对，确保档案材料齐全完整。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。对于不符合要求的档案材料，应及时进行补充或修正。3.各单位应按照档案形成的时间顺序和类别，对档案材料进行分类整理，便于归档和查找。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制归档文件目录。归档文件目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。3.档案整理应采用统一的分类标准和编号方法，确保档案分类准确、编号唯一。档案编号应包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、件号等要素。4.对于声像档案，应按照内容、时间顺序进行整理，编制声像档案目录，并注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。声像档案应同时制作纸质和电子副本，进行妥善保管。5.实物档案应进行分类整理，建立实物档案清单，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息。实物档案应妥善保管，防止损坏和丢失。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织支队成立档案鉴定工作领导小组，由支队办公室负责人担任组长，各单位档案管理人员为成员。档案鉴定工作领导小组负责组织开展档案鉴定工作，对档案的价值进行评估和确定。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作应采取直接鉴定的方法，逐件审查档案材料，分析其内容和形式，判断其保存价值。2.鉴定档案价值时，应考虑档案的来源、内容、时间、形式等因素，综合评估档案对支队工作和社会的利用价值。3.对于涉及支队重要工作、重大事件、核心业务等方面的档案，应适当延长保管期限；对于一般性文件材料，可根据实际情况确定较短的保管期限。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案主要包括：支队制定的具有长远查考利用价值的规章制度、重要文件、会议记录等。支队的历史沿革、大事记、组织沿革等档案。支队获得的省部级以上荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。涉及支队重大权益、重要资产、重大案件等方面的档案。其他具有重要历史意义和长远利用价值的档案。2.定期保管30年的档案主要包括：支队在一定时期内具有查考利用价值的文件、资料、报表等。支队开展的一般性业务工作档案，如项目档案、合同协议等。支队干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等。其他在30年内具有查考利用价值的档案。3.定期保管10年的档案主要包括：支队在较短时间内具有查考利用价值的文件、资料、报表等。支队开展的临时性工作档案，如短期活动记录、临时性任务文件等。其他在10年内具有查考利用价值的档案。（五）保管期限调整档案保管期限确定后，应保持相对稳定。如有特殊情况需要调整保管期限的，应按照规定程序进行审批。档案保管期限调整后，应及时对档案进行重新整理和标注。五、档案的保管（一）保管场所1.支队应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等，满足档案保管的基本要求。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案装具1.档案装具应符合国家有关标准和规定，选用质量可靠、规格统一的档案柜、档案盒等装具。2.档案柜应排列整齐，编号清晰，便于查找和管理。档案盒应按照档案分类和编号顺序进行存放，盒内档案应排列有序，标识清楚。3.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时进行更换或修复，确保档案装具的完好无损。（三）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序进行存放，便于查找和利用。不同保管期限、不同门类的档案应分开存放，不得混存。2.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、存放位置正确。如发现档案有丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。3.档案库房应设置温湿度监测设备，定期记录温湿度数据。档案库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。如温湿度不符合要求，应及时采取调节措施。4.档案库房应配备防火、防盗、防虫、防鼠等安全设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。档案管理人员应熟悉安全设施设备的使用方法，掌握基本的安全应急处置技能。5.档案库房应实行专人管理，无关人员未经允许不得进入档案库房。档案管理人员离开档案库房时，应关好门窗，切断电源，确保档案库房安全。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，确保档案的合理利用和安全保密。2.档案利用应优先满足支队内部工作需要，为支队各项工作提供档案信息支持。（二）利用范围1.支队机关及所属各单位工作人员因工作需要，可以查阅、借阅本单位保管的档案。2.外单位因工作需要查阅支队档案的，应按照规定程序办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和利用范围。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅档案的名称、内容、目的、期限等信息，经所在单位负责人审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅支队档案，应提前向支队办公室提交查阅申请函，注明查阅档案的名称、内容、目的、查阅人员名单等信息，经支队办公室负责人审批同意后，方可查阅。查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应按照规定程序进行登记，记录查阅、借阅人员姓名、单位、时间、档案名称、数量等信息，并要求查阅、借阅人员签字确认。4.查阅、借阅档案的期限应严格按照审批意见执行，如需延期，应提前办理续借手续。查阅、借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。（四）利用方式1.档案查阅应在档案管理部门指定的地点进行，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。2.档案借阅一般应在档案管理部门办理借阅手续后，由档案管理人员将档案送至借阅人员所在单位或指定地点。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大利用范围。3.对于重要档案或涉及敏感信息的档案，如需复印或摘录，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。复印或摘录的档案材料应与原件核对无误后，加盖档案管理部门印章。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标支队档案信息化建设的目标是建立覆盖支队机关及所属各单位的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、网络化传输、信息化管理和智能化利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化。对支队现有档案进行全面数字化处理，包括档案扫描、图像处理、数据录入、挂接等工作，建立数字化档案数据库。2.档案管理信息系统建设。开发或选用适合支队档案管理工作需要的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、统计、编研等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设。建立档案信息资源共享平台，实现支队内部各单位之间档案信息的共享和交换，为支队各项工作提供便捷的档案信息服务。4.安全保障体系建设。建立健全档案信息化安全保障体系，包括网络安全、数据安全、系统安全等方面的措施，确保档案信息系统的安全稳定运行。（三）信息化管理要求1.档案数字化工作应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。数字化档案应与纸质档案具有同等法律效力，其存储格式应便于长期保存和利用。2.档案管理信息系统应具备完善的功能模块，满足档案管理工作的各项需求。系统应具有用户权限管理、数据备份与恢复、日志记录与审计等功能，确保系统的安全可靠运行。3.档案信息资源共享平台应建立严格的用户认证和授权机制，确保档案信息的安全共享。共享平台应提供便捷的查询、检索和下载功能，方便用户获取档案信息。4.档案信息化建设应加强安全管理，采取防火墙、入侵检测、加密技术等安全措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。档案管理人员应定期对档案信息系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案工作动态。2.档案统计报表应按照国家有关规定和要求进行编制，确保统计数据的准确、完整。统计报表应定期报送支队办公室和上级档案管理部门。3.档案管理部门应根据档案统计数据，分析档案工作存在的问题和不足，提出改进措施和建议，不断提高档案管理工作水平。（二）移交工作1.各单位应按照规定定期向支队办公室移交应归档的档案。移交档案时，应编制档案移交清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并与档案管理部门办理交接手续。2.档案移交清单一式两份，双方各执一份。档案移交后，如发现档案有问题或需要补充材料的，移交单位应负责及时处理。3.支队办公室应定期对各单位移交的档案进行检查和验收，确保移交档案的质量。对于不符合要求的档案，应退回移交单位重新整理后再行移交。九、档案的保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规和支队保密制度，保守档案机密，不得泄露档案内容。2.档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应严格按照规定程序办理手续，对涉及机密的档案应严格控制查阅、借阅范围，确保档案信息安全。3.档案管理人员应定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时报告并采取措施进行处理。如发现档案管理人员有违反保密制度的行为，应依法依规追究其责任。（二）安全制度1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强档案库房、设施设备、信息系统等方面的安全管理，确保档