房产集团合同管理办法

房产集团合同管理办法一、总则（一）目的为加强房产集团合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护集团合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业标准，结合集团实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于房产集团及所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）在房地产开发、销售、物业管理、工程建设等经营活动中所签订的各类合同。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.审慎签订原则签订合同前，应进行充分的市场调研、风险评估和条款审查，确保合同条款公平合理，避免潜在风险。3.全面履行原则各单位应严格按照合同约定履行义务，积极行使权利，确保合同全面、及时、正确履行。4.动态管理原则对合同履行过程进行跟踪、监督和评估，及时发现和解决问题，根据实际情况适时调整合同管理策略。（四）职责分工1.集团法务部门负责制定和完善合同管理制度、流程和标准文本。参与重大合同的谈判、起草、审核和签订工作，提供法律意见和风险防范建议。对合同纠纷进行法律分析和处理，代表集团参与诉讼、仲裁等法律程序。定期组织合同管理培训和法律知识讲座，提高员工合同法律意识和风险防范能力。2.集团审计部门负责对合同签订、履行、变更、终止等过程进行审计监督，检查合同管理的合规性和有效性。对重大合同进行专项审计，审查合同条款的合理性、执行情况及经济效益。对合同纠纷的处理情况进行审计，监督纠纷处理结果的执行情况。3.集团财务部门负责审核合同中的财务条款，确保合同价款、支付方式、结算办法等符合财务规定。参与合同执行过程中的财务核算和资金管理，监督合同款项的收付情况。协助处理合同纠纷涉及的财务问题，提供财务数据和分析支持。4.业务部门负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等工作。对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查和评估。及时向集团法务、审计、财务等部门报送合同相关资料，配合做好合同管理工作。负责处理合同履行过程中的具体问题，协调与合同相对方的关系，及时反馈合同履行情况。二、合同的签订（一）合同相对方的选择与调查1.业务部门应选择具有良好信誉、履约能力和合法经营资格的合同相对方。在签订合同前，应对合同相对方的主体资格、经营范围、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩情况、信用状况等进行调查和评估。2.对于重大合同或风险较高的合同，业务部门应委托专业机构对合同相对方进行尽职调查，调查结果应形成书面报告，作为合同签订的重要参考依据。3.建立合同相对方信用档案，记录合同相对方的基本信息、合同履行情况、违约记录等，定期对信用档案进行更新和评估，为合同相对方的选择提供参考。（二）合同文本的起草与审核1.合同文本原则上由业务部门负责起草。业务部门应根据合同内容和实际需求，参照集团制定的标准文本或示范文本进行起草，确保合同条款完整、准确、清晰，权利义务明确，避免出现歧义或漏洞。2.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交本部门负责人审核。部门负责人应从业务角度对合同条款进行审查，提出修改意见和建议，确保合同符合业务要求和公司利益。3.经部门负责人审核后的合同文本，应提交集团法务部门进行法律审核。法务部门应重点审查合同的合法性、合规性、风险防范条款等，对合同文本提出法律意见和修改建议。对于重大合同或法律关系复杂的合同，法务部门应组织相关部门进行会审，共同研究合同条款，防范法律风险。4.合同文本经法务部门审核通过后，业务部门应将合同文本提交集团财务部门进行财务审核。财务部门应重点审查合同中的财务条款，如合同价款、支付方式、结算办法、发票开具等，确保合同符合财务规定和公司财务利益。5.业务部门应根据法务部门和财务部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本应再次提交相关部门审核，直至审核通过。（三）合同的签订1.合同文本审核通过后，由业务部门负责与合同相对方进行签订。签订合同前，业务部门应确保合同相对方已完成内部审批流程，并提供有效的授权委托书。2.合同签订应使用集团统一印制的合同专用章。合同专用章的使用应严格按照集团印章管理制度执行，由专人负责保管和使用，确保印章使用的安全和规范。3.合同签订过程中，双方应认真核对合同条款，确保合同内容与双方协商一致的结果相符。合同签订后，应及时将合同副本分送集团法务、审计、财务等部门备案。三、合同的履行（一）合同履行计划的制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个阶段、工作内容、责任人员、时间节点等，确保合同履行工作有序进行。2.合同履行计划应报本部门负责人审核批准，并送集团法务、审计、财务等部门备案。（二）合同履行的跟踪与监督1.业务部门应按照合同履行计划，定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。2.集团法务、审计、财务等部门应根据各自职责，对合同履行情况进行监督检查。法务部门重点监督合同履行的合法性和合规性，审计部门重点审查合同履行的经济效益和内部控制情况，财务部门重点关注合同款项的收付情况。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，业务部门应及时向本部门负责人报告，并会同集团相关部门研究制定解决方案，确保合同顺利履行。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订流程进行审核和签订。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，业务部门应及时通知合同相对方，并按照法律规定和合同约定办理解除手续。解除合同的通知应采用书面形式，并留存相关证据。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知集团法务、审计、财务等部门，并对合同变更或解除所涉及的事项进行清理和结算。四、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.各单位应加强合同管理，提高员工合同法律意识和风险防范能力，从源头上预防合同纠纷的发生。2.在合同签订前，应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同条款公平合理，避免潜在风险。在合同履行过程中，应严格按照合同约定履行义务，积极行使权利，及时解决出现的问题，避免纠纷升级。（二）纠纷的处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出初步处理意见，并向本部门负责人报告。2.本部门负责人应组织相关人员对纠纷情况进行研究，制定具体的处理方案，并报集团分管领导审批。3.根据集团分管领导的审批意见，业务部门应会同集团法务部门与合同相对方进行协商解决。协商过程中，应保持冷静、理性，尊重事实和法律，寻求双方都能接受的解决方案。4.如协商不成，业务部门应及时向集团法务部门提供相关证据和资料，由法务部门代表集团参与诉讼、仲裁等法律程序。在法律程序中，应积极配合法务部门，提供必要的支持和协助。5.合同纠纷处理结束后，业务部门应及时将纠纷处理情况向集团法务、审计、财务等部门报告，并对纠纷处理结果进行总结分析，提出改进措施和建议，避免类似纠纷再次发生。五、合同的归档与保管（一）合同归档1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、审批文件、往来函件等资料整理归档。归档资料应完整、准确、清晰，能够反映合同签订、履行、变更、终止等全过程。2.合同归档应按照集团档案管理制度的要求进行分类、编号、装订，并移交集团档案管理部门统一保管。（二）合同保管1.集团档案管理部门应建立健全合同保管制度，明确合同保管的责任人员、保管期限、保管方式等，确保合同档案的安全和完整。2.合同保管期限应按照国家法律法规和集团档案管理制度的规定执行。一般情况下，合同保管期限为自合同履行完毕或终止之日起[X]年。对于