快餐公司会议室预约使用登记制度

快餐公司会议室预约使用登记制度

一、总则1.目的为规范公司会议室的使用管理，提高会议室的使用效率，确保各部门会议及相关活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于快餐公司全体员工。3.企业文化体现本制度秉持公司“高效、便捷、关爱”的企业文化理念。高效体现在合理安排会议室资源，减少等待和浪费；便捷表现为简化预约和使用流程；关爱则在于充分考虑员工的会议需求，营造良好的会议环境。同时，公司注重社会效益，在会议室使用上，若有公益性质会议需求，在不影响正常办公前提下优先安排，以履行企业社会责任。二、组织架构与职责划分1.行政部门行政部门作为会议室管理的主要负责部门，承担着整体的协调与监督职责。负责会议室的日常管理、维护和设备的定期检查，确保会议室处于良好的使用状态。同时，负责制定会议室的预约规则和使用规范，并对员工的预约和使用情况进行审核和记录。2.各部门各部门根据自身会议需求，按照规定的流程进行会议室的预约申请。在使用过程中，需遵守会议室的各项规定，爱护会议室的设施设备，使用完毕后及时清理，保持会议室的整洁。三、管理流程1.预约申请-员工如需使用会议室，应提前通过公司内部办公系统进行预约申请。申请时需填写详细的会议信息，包括会议主题、开始时间、结束时间、参会人数等。-对于紧急会议，无法提前通过系统申请的，可直接联系行政部门进行口头申请，事后需及时在系统中补录相关信息。2.审核与确认-行政部门在收到预约申请后，将根据会议室的使用情况进行审核。若申请时间段内会议室空闲，将予以批准，并通过系统或邮件方式通知申请人；若该时间段已有其他预约，行政部门将与申请人协商调整时间或提供其他可用会议室选项。3.使用前准备-申请人在获得预约批准后，应提前做好会议准备工作。如需使用会议室的特殊设备，应提前向行政部门咨询使用方法和注意事项。-行政部门在会议开始前，将确保会议室的设备正常运行，提供必要的会议用品，如饮用水、纸笔等。4.使用过程-会议期间，使用人员应严格遵守会议室的使用规定，保持安静，不得随意损坏设施设备。如需临时调整会议时间或延长使用时间，应提前与行政部门沟通并获得批准。-对于重要会议，行政部门可根据需要安排专人进行会议服务，如设备操作、茶水服务等。5.使用结束-会议结束后，使用人员应及时清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备和门窗。行政部门将对会议室进行检查，如发现设备损坏或物品丢失，将追究使用人员的责任。四、权利与义务1.员工权利-公司员工有权根据工作需要，按照规定流程申请使用会议室。在使用过程中，有权享受行政部门提供的必要服务和支持。-员工对会议室的管理和使用有提出合理化建议的权利，行政部门将认真听取并根据实际情况进行改进。2.员工义务-员工有义务遵守会议室的预约和使用规定，如实填写预约信息，不得恶意占用会议室资源。-在使用会议室时，应爱护室内设施设备，保持会议室的整洁卫生，不得在会议室吸烟或进行其他违规行为。3.行政部门权利-行政部门有权对会议室的使用情况进行监督和管理，对违反规定的行为进行制止和纠正。-根据公司业务需求和会议室的使用情况，行政部门有权对预约申请进行审核和调整。4.行政部门义务-行政部门有义务为员工提供良好的会议室使用环境，定期对会议室进行维护和保养，确保设备正常运行。-及时处理员工的预约申请和相关问题咨询，提供准确的信息和有效的服务。五、监督与奖惩机制1.监督机制-行政部门将定期对会议室的使用情况进行检查和统计，包括预约的准确性、使用时间的遵守情况、设施设备的完好程度等。-通过员工反馈和现场巡查等方式，及时发现和处理会议室使用过程中存在的问题。2.奖励机制-对于严格遵守会议室使用规定，积极维护会议室环境和设施设备的部门或个人，公司将给予一定的奖励，如公开表扬、绩效加分等。-对提出合理化建议并被采纳，有效提高会议室使用效率的员工，公司将给予相应的奖励。3.惩罚机制-对于违反会议室预约规定，如虚假预约、擅自更改预约信息等行为，行政部门将视情节轻重给予警告、罚款等处罚。-若因使用人员的不当行为导致会议室设施设备损坏或物品丢失，使用人员需照价赔偿。多次违反规定或造成严重后果的，将纳入绩效考核，影响个人的绩效评定和晋升。六、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政部门负责解