修缮工程材料管理办法

修缮工程材料管理办法一、总则（一）目的为加强公司修缮工程材料管理，规范材料采购、验收、存储、使用及核销等环节的工作流程，确保工程质量，控制成本，提高资金使用效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有修缮工程项目中各类材料的管理，包括但不限于建筑材料、装饰材料、水电材料等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保材料采购、使用等活动合法合规。2.质量第一原则：优先选用质量合格、符合工程设计要求的材料，从源头上保障工程质量。3.成本控制原则：在保证材料质量的前提下，通过合理规划、科学采购等手段，降低材料采购成本和使用损耗，控制工程总成本。4.责任明确原则：明确各部门及人员在材料管理中的职责，做到责任到人，奖惩分明。二、管理职责（一）工程管理部门1.负责编制修缮工程材料需求计划，根据工程设计图纸、施工进度要求等，准确核算各类材料的品种、规格和数量。2.参与材料供应商的考察、选择和评价工作，提供专业技术意见。3.监督施工现场材料的使用情况，及时发现并纠正浪费、不合理使用等问题。4.配合物资管理部门做好材料的验收、盘点等工作。（二）物资管理部门1.制定并执行修缮工程材料采购管理制度，负责材料的采购、供应工作。2.建立材料供应商档案，定期对供应商进行评估和管理，确保供应商提供的材料质量可靠、价格合理、交货及时。3.组织材料的验收工作，确保入库材料的数量、质量符合要求。4.负责材料的存储管理，确保材料存储安全、完好，防止损坏、变质等情况发生。5.定期进行材料库存盘点，编制库存报表，及时掌握材料库存动态。（三）财务部门1.负责修缮工程材料采购资金的预算安排和审核支付，确保资金合理使用。2.参与材料采购合同的审核，监督合同执行情况，对不符合财务规定的支出予以制止。3.负责材料成本的核算和分析，为成本控制提供财务数据支持。（四）审计部门1.对修缮工程材料管理情况进行定期审计和专项审计，检查材料采购、使用等环节的合规性、真实性和效益性。2.对审计中发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（五）使用部门（施工单位）1.按照工程管理部门下达的材料需求计划，合理使用材料，严格控制材料损耗。2.负责施工现场材料的保管和维护，做好材料领用、退库等记录。3.配合物资管理部门和工程管理部门做好材料盘点等工作，及时反馈材料使用过程中的问题。三、材料采购管理（一）采购计划编制1.工程管理部门应在修缮工程开工前[X]个工作日内，根据工程设计文件、施工图纸、工程量清单及施工进度计划等，编制详细的材料需求计划。材料需求计划应明确材料的品种、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.材料需求计划编制完成后，应经工程管理部门负责人审核签字，并报分管领导审批。审批通过后的材料需求计划作为物资管理部门进行采购的依据。（二）供应商选择与管理1.物资管理部门应通过多种渠道收集材料供应商信息，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本情况、资质证明文件、产品质量检验报告、业绩情况、联系方式等内容。2.对于拟采购的重要材料，物资管理部门应组织工程管理部门、技术部门等相关人员对供应商进行实地考察和评价。考察内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、技术水平、售后服务等方面。3.根据考察和评价结果，建立合格供应商名录。物资管理部门应优先从合格供应商名录中选择供应商进行采购。对于新的供应商，应按照供应商评价程序进行评估，合格后方可纳入采购范围。4.物资管理部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。对于考核不合格的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消合格供应商资格等。（三）采购合同签订1.物资管理部门应与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确材料的品种、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应经财务部门、法务部门等相关人员审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性，以及对公司利益的保护等方面。审核通过后的采购合同方可正式签订。3.采购合同签订后，物资管理部门应及时将合同副本分发给工程管理部门、财务部门等相关部门，以便各部门及时掌握合同执行情况。（四）采购执行与跟踪1.物资管理部门应按照采购合同约定的交货时间、交货地点等要求，及时组织材料采购。在采购过程中，应与供应商保持密切沟通，确保采购工作顺利进行。2.对于重要材料或采购金额较大的材料，物资管理部门应安排专人跟踪采购进度，及时掌握材料生产、运输等情况。如发现供应商不能按时交货或出现质量问题等情况，应及时采取措施，如催促供应商加快生产、更换供应商、要求供应商承担违约责任等。3.材料到货前，物资管理部门应提前通知工程管理部门、使用部门（施工单位）等相关人员做好验收准备工作。四、材料验收管理（一）验收准备1.工程管理部门、使用部门（施工单位）等相关人员应在材料到货前熟悉材料采购合同、质量标准等文件要求，明确验收内容和方法。2.物资管理部门应根据材料特点和验收要求，准备好必要的验收工具和场地，如计量器具、检测设备、仓库等。（二）验收程序1.材料到货后，物资管理部门应及时组织工程管理部门、使用部门（施工单位）等相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同、质量标准等文件要求，对材料的品种、规格、型号、数量、质量等进行逐一核对和检验。2.对于外观质量、尺寸等容易检验的项目，验收人员可采用目视、测量等方法进行检验。对于需要进行理化性能检验的材料，应按照相关标准和规范要求，送具有资质的检测机构进行检验。3.验收过程中，如发现材料的品种、规格、型号、数量、质量等不符合采购合同要求，验收人员应及时填写《材料验收不合格记录单》，详细记录不合格情况，并要求供应商限期整改或更换材料。4.材料验收合格后，验收人员应在《材料验收单》上签字确认。《材料验收单》应包括材料名称、规格、型号、数量、质量状况、验收日期、验收人员等信息。（三）验收结果处理1.对于验收合格的材料，物资管理部门应及时办理入库手续，将材料存放到指定仓库，并按照材料存储管理要求进行保管。2.对于验收不合格的材料，物资管理部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或更换材料。如供应商拒绝整改或更换，物资管理部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任，并及时向分管领导汇报。3.工程管理部门、使用部门（施工单位）等相关人员应密切关注验收不合格材料的处理情况，确保工程施工不受影响。五、材料存储管理（一）仓库设置与布局1.物资管理部门应根据公司修缮工程材料的种类、数量、存储要求等，合理设置仓库。仓库应具备防火、防潮、防盗、防虫等功能，确保材料存储安全。2.仓库应按照材料的类别、规格、型号等进行分区存放，并设置明显的标识牌。标识牌应注明材料名称、规格、型号、批次、入库时间等信息，便于查找和管理。（二）材料入库1.材料验收合格后，物资管理部门仓库管理人员应及时办理入库手续。入库手续应包括填写《材料入库单》、核对材料数量和质量、办理入库登记等环节。2.《材料入库单》应一式三联，一联仓库留存，一联交财务部门记账，一联交采购部门备查。仓库管理人员应按照《材料入库单》上的信息，将材料存放到指定位置，并做好库存记录。（三）材料存储保管1.仓库管理人员应定期对材料进行检查和盘点，确保材料存储安全、完好。如发现材料有损坏、变质、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应措施进行处理。2.对于易燃易爆、有毒有害等危险材料，应按照相关规定进行单独存放，并采取特殊的安全防护措施。仓库管理人员应严格遵守危险材料存储管理规定，确保人员和环境安全。3.仓库应保持通风良好、干燥清洁，温度、湿度等环境条件应符合材料存储要求。对于有特殊存储要求的材料，如防潮材料应存放在干燥的仓库内，防晒材料应存放在阴凉处等。（四）材料出库1.使用部门（施工单位）应根据工程进度和实际需要，填写《材料领用单》，注明材料名称、规格、型号、数量等信息，并经部门负责人签字审批。2.《材料领用单》应一式三联，一联仓库留存，一联交财务部门记账，一联交领用部门备查。仓库管理人员应按照《材料领用单》上的信息，及时发放材料，并做好出库记录。3.对于贵重材料、限量材料等，仓库管理人员应严格控制发放数量，并要求领用人员签字确认。如发现材料领用异常情况，应及时向物资管理部门负责人汇报。（五）库存盘点1.物资管理部门应定期组织仓库库存盘点，盘点周期一般为[X]个月。盘点内容包括材料的品种、规格、型号、数量、质量等方面。2.库存盘点可采用实地盘点法、永续盘存法等方法进行。盘点结束后，仓库管理人员应编制《库存盘点表》，详细记录盘点结果。3.如发现库存盘点结果与库存记录不一致，仓库管理人员应及时查明原因，并填写《库存盘盈盘亏报告表》，说明盘盈盘亏的材料名称、规格、型号、数量、原因等情况。4.《库存盘盈盘亏报告表》应经物资管理部门负责人审核签字后，报财务部门进行账务处理。对于盘盈盘亏金额较大的情况，还应报分管领导审批。六、材料使用管理（一）使用计划执行1.使用部门（施工单位）应严格按照工程管理部门下达的材料需求计划和《材料领用单》上的数量、规格等要求使用材料，不得擅自变更。2.在材料使用过程中，使用部门（施工单位）应合理安排施工顺序，优化施工工艺，提高材料利用率，减少材料浪费。（二）现场材料管理1.使用部门（施工单位）应在施工现场设置专门的材料堆放场地，并按照材料类别、规格、型号等进行分类堆放。材料堆放场地应保持整洁、有序，便于材料的搬运和使用。2.施工现场应配备专人负责材料的保管和维护，防止材料丢失、损坏、被盗等情况发生。对于易损材料、贵重材料等，应采取特殊的防护措施。3.使用部门（施工单位）应做好施工现场材料的领用、退库等记录，详细记录材料的使用情况、剩余情况等信息。记录应真实、准确、完整，便于查询和统计。（三）材料损耗控制1.工程管理部门应根据工程特点和施工工艺要求，制定合理的材料损耗率指标。使用部门（施工单位）应严格控制材料损耗，确保材料损耗率不超过规定指标。2.对于因施工工艺、施工质量等原因造成的材料超损耗情况，使用部门（施工单位）应及时分析原因，采取有效措施进行整改，并将整改情况报工程管理部门备案。3.物资管理部门应定期对材料损耗情况进行统计分析，总结经验教训，采取针对性措施，不断降低材料损耗率。七、材料核销管理（一）核销依据1.修缮工程竣工后，工程管理部门应根据工程实际完成情况，编制工程材料核销清单。工程材料核销清单应包括材料名称、规格、型号、数量、领用数量、剩余数量、损耗数量等信息。2.物资管理部门应根据工程材料核销清单、采购合同、《材料验收单》、《材料领用单》等相关资料，对工程材料进行核销。（二）核销程序1.物资管理部门应组织工程管理部门、使用部门（施工单位）等相关人员对工程材料进行核销。核销人员应认真核对各项资料，确保核销数据的真实性、准确性和完整性。2.如发现工程材料核销数据与实际情况不符，核销人员应及时查明原因，并要求相关部门和人员进行说明和整改。3.工程材料核销完成后，核销人员应编制《工程材料核销报告》，详细记录核销情况，并经相关部门负责人签字确认。《工程材料核销报告》应作为工程结算和成本核算的重要依据。（三）核销结果处理1.对于工程材料核销结果为结余的情况，物资管理部门应及时办理退库手续，将结余材料妥善保管。对于结余材料价值较大的情况，应按照公司相关规定进行处理。2.对于工程材料核销结果为超支的情况，工程管理部门、使用部门（施工单位）等相关人员应分析超支原因，提出整改措施，并报分管领导审批。如因管理不善、浪费等原因造成超支，应追究相关人员的责任。八、监督与考核（一）监督检查1.审计部门应定期对公司修缮工程材料管理情况进行审计监督，检查材料采购、验收、存储、使用、核销等环节的合规性、真实性和效益性。2.工程管理部门、物资管理部门等相关部门应加强对修缮工程施工现场材料管理情况的日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。3.对于监督检查中发现的问题，相关部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应将整改情况书面报告监督检查部门。（二）考核评价1.公司应建立修缮工程材料管理考核评价制度，对工程管理部门、物资管理部门、