企业外事协调管理办法

企业外事协调管理办法一、总则（一）目的为加强公司外事协调管理工作，规范外事活动流程，确保外事工作顺利开展，维护公司利益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与境外机构、企业、组织及个人开展的各类外事活动，包括但不限于商务洽谈、技术合作、学术交流、人员出访与接待等。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和相关政策，尊重驻在国（地区）的法律法规、风俗习惯和宗教信仰。2.维护国家主权、安全和利益，树立公司良好形象。3.坚持平等互利、友好合作，注重实效，促进公司业务发展。4.严格审批程序，规范外事行为，确保外事活动有序进行。二、外事协调管理机构及职责（一）外事协调管理委员会公司设立外事协调管理委员会（以下简称“外委会”），作为公司外事工作的决策机构。外委会由公司高层管理人员、相关部门负责人组成，董事长担任主任。外委会职责：1.审议公司外事工作的方针、政策和规划。2.审批重大外事活动方案，包括出访计划、接待安排、合作协议等。3.协调解决外事工作中的重大问题，决策外事工作中的重要事项。4.监督外事工作的执行情况，对违规行为进行处理。（二）外事办公室公司外事办公室（以下简称“外办”）作为外委会的日常办事机构，设在[具体部门]。外办配备专职外事工作人员，负责外事工作的具体组织、协调和实施。外办职责：1.贯彻执行国家外事政策和公司外事工作制度，制定外事工作具体操作规程。2.负责收集、整理和分析外事信息，为公司外事决策提供参考依据。3.办理各类外事审批手续，包括出国（境）任务审批、邀请外国人来华审批等。4.组织安排公司领导和员工的出访、接待活动，协调处理外事活动中的具体事务。5.负责与政府外事部门、驻外使领馆、境外合作伙伴等保持联系与沟通。6.管理公司外事经费，做好外事预算编制、费用报销审核等工作。7.负责外事文件、资料的起草、翻译、归档等工作。8.开展外事培训与教育，提高员工的外事业务水平和综合素质。（三）相关部门职责1.业务部门负责提出外事活动需求，制定具体的外事工作计划和方案。参与外事活动的组织实施，提供业务支持和技术指导。负责与境外合作伙伴进行前期沟通与洽谈，准备相关业务资料。配合外办做好外事审批手续的办理工作。2.财务部门负责外事经费的预算编制、审核和报销工作。对外事经费的使用情况进行监督和检查，确保经费使用合规、合理。3.人力资源部门负责审核出访人员的资格条件，办理出国（境）人员的政审手续。协助外办做好外事培训与教育工作，将外事纪律纳入员工培训内容。按照国家和公司规定，做好外事人员的薪酬、福利等相关工作。4.法务部门负责对外事活动涉及的法律文件、协议等进行审核，确保其合法合规。为外事工作提供法律咨询和法律支持，防范法律风险。三、外事审批管理（一）出国（境）审批1.员工因工作需要出国（境），应提前填写《出国（境）任务申请表》，详细说明出访目的、行程安排、在外停留时间、费用预算等内容，并提交相关证明材料。2.申请表经所在部门负责人审核同意后，报外办初审。外办初审重点审查出访必要性、行程合理性、费用预算合规性等内容。3.初审通过后，申请表提交外委会审批。外委会根据国家外事政策、公司业务发展需要等因素进行综合审议，作出审批决定。4.经外委会批准的出国（境）任务，由外办负责办理相关审批手续，包括向政府外事部门申请出国（境）任务批件、办理护照签证等。（二）邀请外国人来华审批1.公司因业务需要邀请外国人来华访问、洽谈合作等，应提前填写《邀请外国人来华申请表》，明确邀请对象、邀请目的、来华时间、活动安排等信息，并提交相关背景资料。2.申请表经所在部门负责人审核后，报外办初审。外办审核邀请事项的真实性、必要性、安全性等内容，并征求相关部门意见。3.初审通过的申请表提交外委会审批。外委会批准后，由外办负责向政府外事部门申请邀请确认函，并通知邀请对象办理来华签证等手续。（三）审批时限1.一般情况下，出国（境）任务审批和邀请外国人来华审批应在收到申请材料后的[X]个工作日内完成。如遇特殊情况，需延长审批时限的，应及时向申请人说明原因。2.紧急外事活动，可通过特事特办程序进行审批，但事后应及时补办相关手续。（四）审批变更与撤销1.已批准的出国（境）任务或邀请外国人来华事项，如因特殊原因需要变更出访时间、行程安排、邀请对象等内容，应提前向原审批部门提交变更申请，说明变更原因及具体变更内容。经审批部门同意后，方可进行变更。2.如因不可抗力等原因需要撤销已批准的外事活动，应及时向审批部门报告，并说明撤销原因。审批部门根据实际情况进行审核，必要时调整相关安排。四、外事活动组织与实施（一）出访活动1.外办根据外委会批准的出访计划，提前与驻外使领馆、境外合作伙伴等进行沟通协调，确定出访行程细节，包括航班预订、酒店安排、会见会谈安排等。2.出访人员出发前，外办应组织召开行前培训会，对出访人员进行外事纪律教育、安全保密教育、涉外礼仪培训等，明确出访任务和注意事项。3.出访期间，出访人员应严格按照出访计划执行任务，遵守外事纪律，及时向公司汇报工作进展情况。如需调整行程，应提前向外办报告，并说明原因。4.出访结束后，出访人员应在规定时间内提交出访报告，总结出访成果、经验教训等内容。外办负责对出访报告进行整理归档，并向公司领导汇报出访情况。（二）接待活动1.对于境外来访客人，外办应根据对方来访目的和行程安排，制定详细的接待方案，包括接待规格、日程安排、陪同人员等内容，并报外委会审批。2.接待方案经批准后，外办负责组织实施，协调相关部门做好接待准备工作，如安排迎送车辆、住宿餐饮、会议场地等。3.接待过程中，应热情友好地接待来访客人，严格遵守外事礼仪规范，尊重客人的风俗习惯和宗教信仰。安排专人负责与客人沟通交流，及时了解客人需求，解决客人遇到的问题。4.接待活动结束后，外办应及时总结接待工作经验，收集客人反馈意见，为今后的接待工作提供参考。（三）商务洽谈与合作活动1.业务部门在开展商务洽谈与合作活动前，应做好充分的准备工作，包括市场调研、项目分析、合作方案制定等。与外办沟通协调，确保洽谈与合作活动符合公司外事政策和审批程序。2.在商务洽谈与合作过程中，应坚持平等互利、友好协商的原则，充分展示公司的优势和诚意，维护公司利益。注意谈判技巧和策略，妥善处理合作中的分歧和问题。3.涉及签订合作协议等重要事项，业务部门应提前将协议文本提交法务部门审核，确保协议内容合法合规。协议签订后，及时报外办备案。4.加强对商务洽谈与合作活动的跟踪与管理，定期检查合作项目进展情况，及时解决出现的问题，确保合作项目顺利推进。五、外事经费管理（一）预算编制1.外事经费预算由出访或接待部门根据外事活动计划和实际需求编制，经财务部门审核后，报外委会审批。2.外事经费预算应明确各项费用的支出标准和金额，包括国际旅费、住宿费、伙食费、公杂费、会议费、翻译费等。预算编制应严格遵守国家和公司有关规定，合理安排经费使用。（二）经费报销1.外事活动结束后，出访或接待人员应及时整理相关票据，按照公司财务报销制度进行报销。报销票据应真实、合法、有效，注明外事活动内容、时间、地点等信息。2.外办负责对外事经费报销进行初审，重点审核报销票据的真实性、合理性、合规性以及报销金额是否与预算相符。初审通过后，提交财务部门进行复审。3.财务部门按照公司财务管理制度对报销凭证进行严格审核，对不符合规定的报销申请予以退回，并说明原因。审核通过的报销申请，经公司领导审批后予以报销。（三）经费使用监督1.财务部门定期对外事经费使用情况进行检查和审计，确保经费使用合规、合理、透明。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外办应配合财务部门做好外事经费使用监督工作，提供相关外事活动信息和资料。同时，加强对出访和接待人员的教育，提高其经费使用管理意识，杜绝浪费和违规支出行为。六、外事安全与保密管理（一）安全管理1.加强外事活动中的安全防范意识，确保出访和接待人员的人身安全和财产安全。在境外活动期间，应遵守驻在国（地区）的法律法规，注意交通安全、人身安全等事项。2.对于重要外事活动，应制定安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。如遇突发事件，应及时启动应急预案，采取有效措施进行处置，并及时向公司和相关部门报告。3.加强与驻外使领馆、当地警方等相关机构的联系与沟通，及时获取安全信息，做好安全防范工作。（二）保密管理1.严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，加强外事活动中的保密意识教育，确保外事工作中的国家秘密和公司商业秘密不被泄露。2.出访和接待人员应妥善保管涉及国家秘密和公司商业秘密的文件、资料、信息等，不得擅自复制、传播或泄露。如需对外提供相关资料，应按照规定履行审批手续。3.在涉外活动场所，应注意保护隐私，避免谈论敏感话题和涉及国家秘密、公司商业秘密的内容。对涉及保密的会议、谈判等活动，应采取必要的保密措施，如安排专人负责会议记录、限制参会人员范围等。七、外事档案管理（一）档案收集外事活动结束后，外办应及时收集整理相关外事档案资料，包括出国（境）任务审批文件、邀请外国人来华审批文件、出访报告、接待方案、合作协议、会议纪要、照片、录像等。（二）档案整理与归档1.外办对收集到的外事档案资料进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、装订、编目等工作，确保档案资料的完整性和规范性。2.将整理好的外事档案资料移交公司档案管理部门进行归档保存，按照公司档案管理制度进行管理，便于查阅和利用。（三）档案查阅与利用1.公司内部人员因工作需要查阅外事档案资料，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.查阅档案时，应严格遵守档案查阅制度，不得擅