中铁外部协调管理办法

中铁外部协调管理办法总则目的为加强中铁在项目实施过程中的外部协调管理工作，规范与外部相关方的沟通、协调与合作行为，确保项目顺利推进，维护公司良好形象，特制定本办法。适用范围本办法适用于中铁参与的各类工程项目及相关业务活动中涉及的外部协调管理工作，包括但不限于与政府部门、业主单位、设计单位、监理单位、周边居民及其他利益相关者的协调沟通。基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及地方相关规定，依法开展外部协调工作。2.积极主动原则：主动与外部相关方建立良好沟通机制，积极协调解决问题，避免矛盾积累。3.公平公正原则：在协调过程中，秉持公平公正的态度，维护各方合法权益。4.高效协作原则：提高协调工作效率，加强内部各部门协作配合，形成工作合力。外部协调管理机构及职责外部协调管理领导小组成立以公司主要领导为组长，各相关部门负责人为成员的外部协调管理领导小组。负责统筹协调公司外部协调管理工作，制定重大协调事项的决策和指导意见，解决外部协调工作中的重大问题。外部协调管理部门设立专门的外部协调管理部门，负责具体组织实施外部协调管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善外部协调管理制度和流程。2.建立和维护与外部相关方的沟通渠道，定期组织沟通会议。3.收集、整理和分析外部协调信息，及时向公司领导汇报。4.协调解决项目实施过程中出现的各类外部问题，跟踪问题解决进展。5.参与项目前期的外部环境调研和分析，提出协调建议。相关部门职责1.工程部门：负责提供项目工程进展情况、技术方案等相关信息，配合外部协调管理部门解决工程施工过程中的技术问题和协调施工环境。2.商务部门：参与涉及商务合同、费用支付等方面的外部协调工作，提供商务支持和建议。3.安全质量部门：协助外部协调管理部门处理与安全质量相关的外部问题，确保项目施工符合安全质量要求。4.其他部门：根据项目实际情况，按照公司统一安排，配合做好外部协调管理的相关工作。外部协调工作内容及流程与政府部门的协调1.工作内容及时了解和掌握国家及地方有关工程建设的政策法规、行业标准和规范性文件，确保项目建设符合要求。办理项目建设所需的各类审批手续，如立项批复、规划许可证、施工许可证等。协调解决项目建设过程中涉及的土地征收、拆迁安置、环保、交通管制等问题。积极争取政府部门对项目的支持和优惠政策，为项目顺利实施创造良好条件。2.协调流程项目前期，由外部协调管理部门牵头，组织相关部门对项目涉及的政府审批事项进行梳理，制定审批计划。按照审批计划，安排专人负责办理各项审批手续，及时提交申报材料，跟踪审批进度。对于审批过程中出现的问题，及时与相关政府部门沟通协调，了解原因，采取有效措施加以解决。定期向公司领导汇报审批手续办理情况，确保项目前期工作顺利推进。与业主单位的协调1.工作内容严格按照合同约定，履行项目建设任务，确保工程质量、进度、安全等目标的实现。定期向业主单位汇报项目进展情况，及时反馈项目实施过程中出现的问题和困难，寻求业主单位的支持和帮助。积极响应业主单位的工作要求和指令，配合业主单位做好项目管理和验收工作。加强与业主单位的沟通交流，了解业主单位的需求和期望，不断改进项目管理工作，提高服务质量。2.协调流程项目开工前，与业主单位签订项目合同，明确双方的权利和义务。建立定期的项目沟通会议制度，由项目经理或外部协调管理部门负责人向业主单位汇报项目进展情况，听取业主单位的意见和建议。对于业主单位提出的问题和要求，及时进行分析研究，制定解决方案，并在规定时间内予以回复和落实。项目竣工后，按照合同要求和相关规定，配合业主单位做好项目验收工作，提交验收资料，确保项目顺利交付使用。与设计单位的协调1.工作内容组织相关部门和人员对设计文件进行会审，提出优化建议，确保设计文件符合项目实际情况和施工要求。在项目施工过程中，及时与设计单位沟通解决施工中出现的与设计相关的问题，如设计变更、技术难题等。协助设计单位做好工程竣工验收阶段的设计总结和回访工作。2.协调流程项目前期，组织设计交底会议，由设计单位向施工单位详细介绍设计意图、技术要求和施工注意事项。施工过程中，如发现设计问题或需要设计变更，由施工单位提出书面申请，经项目经理审核后报外部协调管理部门。外部协调管理部门组织相关部门和人员对设计变更申请进行论证，必要时邀请设计单位参加，共同研究确定变更方案。设计变更方案确定后，按照规定程序办理变更手续，并及时通知相关部门和人员。工程竣工后，配合设计单位做好设计回访工作，收集用户反馈意见，为后续项目设计提供参考。与监理单位的协调1.工作内容积极配合监理单位开展工作，接受监理单位的监督和管理，确保项目施工符合监理规范和合同要求。定期向监理单位报送项目施工计划、质量检验报告、安全检查记录等资料，及时汇报项目进展情况。对于监理单位提出的问题和整改要求，认真落实整改措施，按时回复整改情况。加强与监理单位的沟通交流，共同解决项目施工过程中出现的质量、安全、进度等方面的问题。2.协调流程项目开工前，与监理单位签订监理合同，明确双方的职责和权限。建立项目监理例会制度，每周或定期召开监理例会，由项目经理或项目技术负责人汇报项目进展情况，听取监理单位的意见和建议。按照监理单位的要求，及时报送项目施工资料，接受监理单位的检查和审核。对于监理单位下达的整改通知，认真分析原因，制定整改方案，明确整改责任人，按时完成整改任务，并将整改情况书面回复监理单位。积极配合监理单位做好工程质量验收、安全检查等工作，确保项目顺利通过验收。与周边居民及其他利益相关者的协调1.工作内容加强与项目周边居民及其他利益相关者的沟通交流，了解他们的诉求和意见，及时解决他们关心的问题。采取有效措施减少项目施工对周边环境和居民生活的影响，如控制施工噪声、粉尘污染，合理安排施工时间等。对于因项目建设可能给周边居民及其他利益相关者带来的损失，按照相关规定给予合理补偿。积极开展项目宣传和解释工作，争取周边居民及其他利益相关者对项目建设的理解和支持。2.协调流程项目开工前，对项目周边环境和居民情况进行调查摸底，建立相关信息档案。制定施工期间的环境保护和文明施工方案，明确各项措施和责任。在项目施工过程中，定期走访周边居民及其他利益相关者，及时了解他们的意见和建议，对反映的问题进行登记和分类处理。对于居民及其他利益相关者提出的合理诉求，能够当场解决的当场解决；不能当场解决的，及时向公司领导汇报，研究制定解决方案，并在规定时间内予以回复和落实。按照相关规定，对因项目建设给周边居民及其他利益相关者造成的损失进行评估和补偿，确保补偿工作公平、公正、公开。通过多种方式加强项目宣传，如设置宣传栏、发放宣传资料、召开座谈会等，向周边居民及其他利益相关者介绍项目建设情况、施工计划和环境保护措施等，争取他们的理解和支持。外部协调信息管理信息收集1.建立外部协调信息收集渠道，包括与政府部门、业主单位、设计单位、监理单位、周边居民及其他利益相关者的日常沟通、会议、文件往来、投诉举报等。2.明确信息收集责任人，要求相关人员及时、准确地收集各类外部协调信息，并进行整理和记录。3.定期对收集到的信息进行分析和评估，筛选出重要信息，为外部协调决策提供依据。信息整理与分析1.对收集到的外部协调信息进行分类整理，建立信息档案，包括信息来源、内容摘要、处理情况等。2.运用数据分析工具和方法，对信息进行深入分析，找出问题的关键所在，预测可能出现的风险和趋势。3.根据信息分析结果，提出针对性的协调措施和建议，为公司领导决策提供参考。信息传递与共享1.建立外部协调信息传递机制，确保信息在公司内部各部门之间及时、准确地传递。2.对于重要的外部协调信息，及时向公司领导汇报，以便领导及时掌握情况，做出决策。3.实现外部协调信息的共享，通过公司内部信息管理系统或其他方式，使相关人员能够方便地查阅和了解信息。外部协调工作考核与奖惩考核内容1.外部协调工作目标完成情况，包括政府审批手续办理进度、项目施工进度、质量安全目标实现情况等。2.与外部相关方的沟通协调效果，如沟通渠道是否畅通、问题解决是否及时有效等。3.信息管理工作情况，包括信息收集、整理、分析、传递与共享的及时性、准确性和完整性等。4.遵守法律法规和行业标准情况，如是否存在违规行为、是否符合环保要求等。考核方式1.定期考核与不定期考核相结合。定期考核每季度进行一次，不定期考核根据工作需要随时开展。2.考核采用自评、上级评价和外部评价相结合的方式。自评由各部门和项目负责人进行，上级评价由公司领导和相关部门负责人进行，外部评价可通过征求业主单位、监理单位等相关方的意见进行。3.考核结果以评分的形式体现，满分为100分。考核评分标准根据考核内容制定，具体分值分配如下：工作目标完成情况占40分，沟通协调效果占30分，信息管理工作情况占20分，遵守法律法规和行业标准情况占10分。奖惩措施1.对于在外部协调工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励，包括荣誉称号