广州境外会议管理办法

广州境外会议管理办法一、总则（一）目的为加强对广州地区举办境外会议的管理，规范会议活动的组织与实施，确保会议活动的顺利进行，保障参会人员的合法权益，维护国家主权、安全和利益，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于在广州地区举办的各类境外会议，包括但不限于国际学术研讨会、商务洽谈会、行业交流会、文化艺术活动等涉及境外人员参与的会议活动。（三）基本原则1.合法性原则：境外会议的举办必须遵守中国法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.安全第一原则：确保会议活动期间的人员安全、信息安全和环境安全，制定完善的安全保障措施，预防和应对各类安全事故。3.规范有序原则：严格按照本办法及相关规定，规范会议活动的申报、审批、组织、实施等流程，确保会议活动有序进行。4.信息公开原则：加强会议活动信息公开，保障公众知情权，接受社会监督。二、会议申报与审批（一）申报主体1.本市行政区域内的机关、企事业单位、社会团体等组织举办境外会议，由会议主办单位负责向相关部门申报。2.涉及多个主办单位的境外会议，由主要主办单位负责申报，并协调其他主办单位共同做好相关工作。（二）申报材料1.境外会议申请表，包括会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、参会人员范围及数量、会议议程安排、会议经费预算等内容。2.会议主办单位的合法身份证明文件，如营业执照、组织机构代码证等。3.会议承办单位的相关资质证明文件（如有）。4.参会人员名单，包括姓名、性别、国籍、单位、职务等信息。5.会议活动的详细计划和方案，包括会议日程安排、活动内容、安全保障措施等。6.会议经费预算及来源说明，确保经费使用合理、合规。7.涉及国家安全、敏感领域或重要事项的会议，需提供相关部门的前置审批意见或证明材料。（三）审批部门及流程1.外事部门：负责对境外会议涉及的外事政策、外事纪律等方面进行审核。2.公安部门：对会议活动的安全保卫方案进行审查，确保会议期间的安全稳定。3.其他相关部门：根据会议活动的性质和内容，按照职责分工对相关事项进行审核。4.申报单位应将申报材料提交至市外事部门，市外事部门会同公安等相关部门进行联合审批。对于重大、敏感的境外会议，必要时将组织专家进行评估论证。5.审批部门应在收到申报材料后的规定时间内完成审批工作，并将审批结果及时通知申报单位。同意举办的，发放批准文件；不同意举办的，说明理由。三、会议组织与实施（一）主办单位职责1.负责境外会议的整体策划、组织和协调工作，确保会议活动按照批准的内容和要求顺利进行。2.严格遵守国家法律法规和本办法规定，落实各项安全保障措施，对会议活动的安全负责。3.按照规定及时向相关部门报告会议活动的进展情况，遇有重大事项或突发事件，应立即报告并采取有效措施妥善处理。4.加强对参会人员的管理，对涉及国家秘密、商业秘密等信息严格保密，防止信息泄露。（二）承办单位职责1.根据主办单位的要求，具体负责会议活动的筹备和实施工作，包括场地布置、设备设施保障、会议资料准备、餐饮住宿安排等。2.协助主办单位做好参会人员的接待工作，确保接待服务质量。3.按照国家法律法规和本办法规定，配合主办单位落实各项安全保障措施，确保会议活动安全有序。4.对会议活动中产生的各类文件、资料等进行妥善保管，按照规定进行归档。（三）参会人员管理1.参会人员应遵守中国法律法规和会议活动的各项规定，自觉维护国家形象和会议秩序。2.主办单位或承办单位应提前向参会人员告知会议活动的相关要求和注意事项，包括外事纪律、安全规定、保密要求等。3.涉及国家秘密的会议，参会人员应严格遵守保密制度，签订保密协议，不得擅自携带、传播涉密文件和资料。（四）会议活动安排1.会议活动的内容和形式应符合批准的计划和方案，不得擅自变更。如需调整，应提前按照原申报程序报相关部门审批。2.会议活动应合理安排时间和议程，确保会议质量和效果。同时，应注重会议的互动性和交流性，促进参会人员之间的有效沟通与合作。3.会议活动期间应安排必要的休息和交流时间，避免过度疲劳和紧张。同时，应根据会议主题和参会人员需求，组织开展形式多样的文化、娱乐等活动，增进中外人员之间的了解和友谊。（五）安全保障措施1.主办单位应制定完善的安全保障方案，明确安全责任，落实安全措施。安全保障方案应包括人员安全、信息安全、食品安全、消防安全、交通安全等方面的内容。2.会议活动场所应符合安全标准，配备必要的安全设施和设备，如消防器材、监控设备、应急照明等。同时，应确保场所的通道畅通，疏散标志明显。3.加强对会议活动期间的人员管理，对进入会议场所的人员进行身份验证和安全检查，严禁携带危险物品进入。4.建立健全应急处置机制，制定应急预案，明确应急处置流程和责任分工。定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。遇有突发事件，应立即启动应急预案，迅速采取有效措施进行处置，并及时向相关部门报告。（六）信息管理1.主办单位应指定专人负责会议活动的信息管理工作，及时收集、整理和发布会议活动的相关信息。2.会议活动信息应包括会议名称、时间、地点、主题、参会人员、会议议程、活动安排等内容。信息发布应准确、及时、全面，不得发布虚假或误导性信息。3.加强对会议活动期间的信息安全管理，采取必要的技术措施和管理手段，防止信息泄露和非法获取。对涉及国家秘密、商业秘密等信息应严格保密，按照国家有关保密规定进行管理。四、会议经费管理（一）经费预算1.主办单位应根据会议活动的实际需要，编制详细的经费预算。经费预算应包括会议场地租赁、设备设施租赁、餐饮住宿、交通接送、资料印刷、专家咨询、会议服务等各项费用。2.经费预算应合理、合规，不得虚报、冒领或超支。同时，应明确经费来源，确保经费使用合法、可靠。（二）经费使用1.会议经费应严格按照预算执行，专款专用。主办单位应建立健全经费管理制度，加强对经费使用的监督和管理。2.经费支出应取得合法有效的票据，并按照财务制度进行报销。严禁使用公款进行与会议活动无关的消费。3.会议活动结束后，主办单位应及时进行经费结算，并编制经费决算报告。经费决算报告应包括经费预算执行情况、经费支出明细、经费结余情况等内容。（三）经费审计1.会议活动结束后，主办单位应按照规定接受相关部门的经费审计。审计内容包括经费预算编制、经费使用情况、经费管理制度执行情况等。2.审计部门应严格按照审计程序和相关规定进行审计，确保审计结果客观、公正。对审计中发现的问题，应及时提出整改意见，主办单位应认真落实整改措施。五、监督管理（一）部门职责1.外事部门负责对境外会议活动涉及的外事政策、外事纪律等方面进行监督检查，对违反外事规定的行为进行纠正和处理。2.公安部门负责对会议活动的安全保卫工作进行监督检查，对违反安全规定的行为进行查处，维护会议活动期间的社会治安秩序。3.其他相关部门按照职责分工，对境外会议活动涉及的本部门业务范围进行监督检查，对发现的问题及时督促整改。（二）监督检查方式1.定期检查：相关部门定期对境外会议活动进行检查，了解会议活动的组织实施情况、安全保障措施落实情况、经费使用情况等。2.不定期抽查：相关部门根据工作需要，对境外会议活动进行不定期抽查，及时发现和解决问题。3.投诉举报处理：设立投诉举报电话和邮箱，接受社会公众对境外会议活动的投诉举报。对投诉举报事项进行认真调查核实，依法依规处理。（三）违规处理1.对违反本办法规定举办境外会议的，相关部门将责令其停止违规行为，并视情节轻重给予警告、罚款等处罚。2.对