学校采购制度管理办法

学校采购制度管理办法一、引言学校采购工作是保障教学、科研及日常运转的重要环节，对于合理使用资金、提高资源配置效率、促进学校发展具有关键意义。为了加强学校采购管理，规范采购行为，确保采购活动公开、公平、公正、高效，依据相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，特制定本采购制度管理办法。希望大家认真学习并严格遵守，共同做好学校采购工作。二、适用范围本办法适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。三、采购原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，营造公平竞争的市场环境。3.公开透明原则：采购信息、采购过程和采购结果应向全校公开，接受师生监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。四、采购组织与职责1.采购管理部门负责制定和完善学校采购制度、流程和标准。审核采购项目的采购方式、采购预算等。监督采购活动的执行情况，协调处理采购过程中的问题。2.采购执行部门具体组织实施采购项目，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。与供应商进行沟通洽谈，签订采购合同。负责采购项目的验收工作。3.需求部门提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量等要求。参与采购文件的编制和审核，协助采购执行部门进行采购活动。负责采购项目的使用和管理。4.财务部门负责审核采购项目的预算安排和资金支付。对采购资金的使用情况进行监督检查。五、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照学校预算编制要求和时间节点报送。2.预算审核采购管理部门对各需求部门报送的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、必要性和合规性。财务部门对采购预算进行资金审核，确保预算资金的落实。3.预算调整采购项目实施过程中，因特殊原因需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额。采购管理部门和财务部门按照规定程序进行审核，审核通过后报学校领导审批。六、采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。七、采购流程1.采购申请需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报送采购管理部门。2.采购审批采购管理部门对采购申请进行审核，审核通过后报学校领导审批。学校领导根据采购项目的性质和金额大小进行审批，审批通过的采购申请进入采购执行环节。3.采购文件编制采购执行部门根据采购申请和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件编制完成后，经采购管理部门审核签字后发布。4.采购信息发布采购执行部门通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。采购信息应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购方式、报名时间、开标时间等内容。5.供应商报名与资格审查潜在供应商按照采购信息要求进行报名，提交相关证明材料。采购执行部门对供应商的资格进行审查，确定符合要求的供应商名单。6.开标评标采购执行部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标活动。开标评标过程应邀请学校纪检监察部门、审计部门等相关人员进行监督，确保开标评标活动公平公正。评标委员会按照评标标准对供应商的投标文件进行评审，推荐中标候选人。7.中标公示采购执行部门将中标候选人名单在学校官网进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，如有异议，任何单位或个人均可向采购管理部门提出，采购管理部门应及时进行调查处理。8.合同签订公示无异议后，采购执行部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购货物的规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式等内容。采购合同签订后，报采购管理部门和财务部门备案。9.采购验收采购项目完成后，需求部门应及时组织验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购货物、工程和服务进行验收。验收合格后，验收人员应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。采购执行部门将验收报告报采购管理部门和财务部门备案，作为支付采购资金的依据。八、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，不得损害学校利益。采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交采购管理部门和法律顾问进行审核，审核通过后报学校领导审批。2.合同履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。需求部门应配合采购执行部门做好合同履行工作，提供必要的协助和支持。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议签订前，采购执行部门应将协议草案提交采购管理部门和法律顾问进行审核，审核通过后报学校领导审批。4.合同档案管理采购执行部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件进行分类整理、归档保存。采购合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、验收报告等内容，保存期限按照学校档案管理规定执行。九、采购监督与检查1.内部监督学校纪检监察部门、审计部门等应加强对采购活动的监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购行为的公正性、采购结果的合法性等。采购管理部门应定期对采购工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。2.外部监督接受财政部门、政府采购监管部门等上级部门的监督检查，积极配合上级部门的工作，及时整改存在的问题。主动接受社会监督，通过学校官网等渠道公开采购信息，接受师生和社会公众的监督。十、违规处理1.对在采购活动中违反法律法规和学校采购制