泰安自行采购管理办法

泰安自行采购管理办法一、总则（一）目的为加强泰安公司自行采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于泰安公司及所属各部门、分支机构在经营活动中自行组织的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规及相关政策要求。2.合规性原则：严格遵守公司内部的各项规章制度和流程。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护公司利益。5.诚信原则：采购活动参与各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立泰安公司采购管理委员会，负责审议重大采购事项，对采购策略、预算、重大合同等进行决策。采购管理委员会由公司领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门1.设立专门的采购部门，配备专业的采购人员，负责具体的采购操作。采购人员应具备相应的专业知识、技能和经验，熟悉采购流程和法律法规。2.采购部门职责制定采购计划和预算，报相关部门审批。组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。负责采购项目的跟踪和协调，确保按时、按质、按量完成采购任务。建立供应商管理档案，对供应商进行评价和管理。收集、整理采购相关信息，为公司决策提供支持。（三）其他相关部门职责1.需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购过程中的技术交流、评标等工作。负责采购项目的验收工作。2.财务部门审核采购预算，提供资金支持。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付。对采购成本进行核算和分析。3.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。对采购项目进行专项审计，提出审计意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和实际需求，编制采购预算草案。采购预算应包括采购项目名称、规格、数量、预计采购金额等内容。2.采购预算草案应经需求部门、财务部门等相关部门审核后，报采购管理委员会审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。调整后的采购预算应及时报相关部门备案。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督，定期核对采购支出与预算的差异。2.审计部门对采购预算的编制、执行和调整情况进行审计监督，确保预算的严格执行。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，应提交采购管理委员会审批。（三）供应商选择1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道选择潜在供应商，如供应商库、网络搜索、行业推荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.组织供应商进行报价，采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、质量可靠、信誉良好的供应商作为候选供应商。4.采购部门可以对候选供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平等情况。（四）采购谈判1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商。2.谈判过程中，采购人员应保持公正、客观的态度，争取最有利的采购条件。3.谈判结果应形成谈判纪要，经双方签字确认。（五）合同签订1.根据采购谈判结果，采购部门起草采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应经法务部门审核后，由公司授权代表与供应商签订。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（六）采购执行1.采购部门按照采购合同的要求，向供应商下达采购订单，明确采购数量、交货时间、交货地点等内容。2.供应商应按照采购订单的要求组织生产和供应，确保按时、按质、按量交货。3.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决出现的问题。（七）验收1.需求部门负责采购项目的验收工作，应按照采购合同和相关标准对采购货物、工程或服务进行验收。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，经相关人员签字确认。3.如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（八）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。2.审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续，及时支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况等。2.采购部门负责对申请准入的供应商进行调查和评估，填写供应商准入申请表，提交相关部门审核。3.经审核通过的供应商纳入公司供应商库管理。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.采购部门负责组织相关部门对供应商进行评价，填写供应商评价表。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商动态管理1.建立供应商动态管理机制，及时更新供应商信息。2.对于供应商的重大变化，如企业改制、产品升级、经营状况恶化等，采购部门应及时进行调查和评估，并采取相应的措施。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.可以采用风险矩阵、头脑风暴等方法进行风险识别。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定风险的可能性和影响程度。2.风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于重大风险，应制定专项风险应对预案，并报采购管理委员会审批。（四）风险监控1.建立风险监控机制，对采购风险进行实时监控。2.采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整风险应对策略。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.财务部门对采购资金的支付进行监督，确保资金支付的合规性。3.采购部门应建立内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠。（二）外部监督1.接受政府有关部门、行业协会等的监督检查，积极配合相关工作。2.关注社会舆论和供应商的反馈意见，及时改进采购工作。八、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应广泛收集采购相关信息，包括市场价格信息、供应商信息、政策法规信息等。2.可以通过网络平台、行业期刊、供应商调研等方式收集信息。（二）采购信息整理与分析1.对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分