施工准备合同管理办法

施工准备合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司施工准备阶段合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在施工准备阶段涉及的各类合同，包括但不限于工程勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同、材料设备采购合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益，保障合同双方的合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理职责（一）合同管理部门职责1.负责制定和完善公司合同管理制度，指导和监督各部门的合同管理工作。2.参与重大合同的谈判、起草、审核、签订等工作，提供法律意见和建议。3.负责合同的统一编号、登记、归档、保管等工作，建立合同管理台账。4.定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行中存在的问题。5.负责处理合同纠纷，参与合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼等工作。（二）业务部门职责1.负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等工作，确保合同的顺利实施。2.配合合同管理部门做好合同的审核、登记、归档等工作，提供相关资料和信息。3.及时向合同管理部门报告合同履行中出现的问题，协助合同管理部门处理合同纠纷。（三）法务部门职责1.负责对合同进行法律审核，提供法律意见和建议，防范合同法律风险。2.参与重大合同的谈判、起草等工作，为合同签订提供法律支持。3.处理合同纠纷，代表公司参与合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼等工作。（四）财务部门职责1.负责审核合同中的财务条款，确保合同的财务风险可控。2.按照合同约定及时办理款项收付手续，对合同执行情况进行财务监督。3.协助合同管理部门分析合同的财务状况，提供财务数据和信息。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门根据项目需求，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.业务部门将起草好的合同文本提交给合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合同的合法性、合规性、完整性、准确性等方面进行审核，并提出修改意见。3.业务部门根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善后，提交给法务部门进行法律审核。法务部门应从法律角度对合同文本进行审核，确保合同合法有效，并提出法律风险防范建议。4.业务部门根据法务部门的法律审核意见，对合同文本进行再次修改完善后，提交给公司领导审批。公司领导应根据合同的重要性、风险程度等因素进行审批，并签署审批意见。5.业务部门根据公司领导的审批意见，与合同对方当事人进行谈判，达成一致意见后，签订合同。合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查合同对方当事人应具有合法的主体资格，具备相应的民事权利能力和民事行为能力。业务部门在签订合同前，应要求合同对方当事人提供营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关证明文件，并进行审查核实。2.合同条款审查合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清、歧义或漏洞。业务部门在起草合同文本时，应根据项目实际情况，合理确定合同条款，并确保合同条款符合法律法规和行业标准的要求。合同管理部门和法务部门在审核合同文本时，应重点审查合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等方面，并提出修改意见。3.合同签订程序审查合同签订应按照公司规定的流程进行，确保合同签订程序合法合规。业务部门在签订合同前，应将合同文本提交给合同管理部门、法务部门等相关部门进行审核，并根据审核意见进行修改完善。合同签订后，业务部门应及时将合同文本提交给合同管理部门进行登记、归档，并按照合同约定履行义务。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.业务部门负责合同的履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时协调解决。3.业务部门应定期向合同管理部门报告合同履行情况，包括合同执行进度、质量情况、付款情况、存在的问题及解决措施等。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同的，业务部门应及时与合同对方当事人协商，达成一致意见后，签订合同变更协议。2.合同变更协议应采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等事项。3.合同变更协议签订后，业务部门应及时将合同变更协议提交给合同管理部门进行登记、归档，并按照变更后的合同条款履行义务。（三）合同终止管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同即行终止。业务部门应及时通知合同对方当事人，并办理合同终止手续。2.合同终止后，业务部门应按照合同约定进行结算和清理，确保双方的权利义务得到妥善处理。3.合同管理部门应及时对合同终止情况进行登记、归档，并对合同履行情况进行总结分析，为今后的合同管理工作提供经验教训。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期对合同进行风险识别与评估，分析合同可能存在的风险因素，如法律风险、财务风险、市场风险、信用风险等。2.合同管理部门应根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。（二）风险应对措施1.风险规避对于存在重大风险且无法采取有效应对措施的合同，应采取风险规避措施，如拒绝签订合同、终止合同履行等。2.风险减轻对于存在一定风险的合同，应采取风险减轻措施，如加强合同管理、完善合同条款、增加担保条款等，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移对于存在风险的合同，可通过购买保险、签订担保合同、进行合同转让等方式，将风险转移给第三方。4.风险接受对于风险发生的可能性较小且影响程度较低的合同，可采取风险接受措施，如自行承担风险损失等。（三）风险监控与预警1.合同管理部门应建立风险监控机制，定期对合同风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.合同管理部门应建立风险预警机制，对可能发生的风险进行预警，及时采取应对措施，防范风险扩大。六、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则1.协商解决原则合同纠纷发生后，双方当事人应首先通过协商解决纠纷，尽量达成一致意见，避免纠纷升级。2.合法合规原则合同纠纷的处理应遵守国家法律法规和行业标准，确保处理结果合法有效。3.及时处理原则合同纠纷发生后，双方当事人应及时采取措施进行处理，避免纠纷拖延时间过长，增加处理成本。（二）纠纷处理程序1.业务部门在发现合同纠纷后，应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料和信息。2.合同管理部门应组织相关人员对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.业务部门根据纠纷处理方案，与合同对方当事人进行协商，争取达成一致意见。如协商不成，可根据合同约定或相关法律法规的规定，选择通过调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷。4.如选择通过调解方式解决纠纷，业务部门应及时与合同对方当事人共同委托有资质的调解机构进行调解。调解机构应根据双方当事人的意愿和合同约定，制定调解方案，组织双方当事人进行调解。如调解成功，双方当事人应签订调解协议，并按照调解协议履行义务。5.如选择通过仲裁方式解决纠纷，业务部门应及时与合同对方当事人签订仲裁协议，并按照仲裁协议的约定，向有管辖权的仲裁机构申请仲裁。仲裁机构应根据仲裁规则进行仲裁，并作出仲裁裁决。双方当事人应按照仲裁裁决履行义务。6.如选择通过诉讼方式解决纠纷，业务部门应及时向有管辖权的人民法院提起诉讼。人民法院应根据诉讼程序进行审理，并作出判决。双方当事人应按照判决履行义务。（三）纠纷处理注意事项1.证据收集与保存在合同纠纷处理过程中，双方当事人应注意收集和保存相关证据，如合同文本、往来函件、会议纪要、验收报告、付款凭证等，以便在纠纷处理时能够有力地支持自己的主张。2.法律适用与程序合同纠纷的处理应遵守相关法律法规的规定，确保法律适用正确，程序合法合规。业务部门在处理合同纠纷时，应及时咨询法务部门的意见，确保纠纷处理工作的顺利进行。3.沟通与协调在合同纠纷处理过程中，双方当事人应保持良好的沟通与协调，尽量避免情绪化的表达和行为，以理性、客观的态度解决纠纷。业务部门应积极与合同对方当事人进行沟通，了解对方的意见和诉求，寻求双方都能接受的解决方案。七、合同档案管理（一）档案收集与整理1.业务部门在合同签订、履行、变更、终止等过程中，应及时收集相关资料和文件，并按照公司档案管理规定进行整理。2.合同管理部门应定期对业务部门提交的合同档案进行检查和指导，确保合同档案的完整性、准确性和规范性。（二）档案保管与查阅1.合同管理部门应建立合同档案保管制度，明确档案保管责任，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照类别、年度、编号等进行分类存放，便于查阅和管理。3.因工作需要查阅合同档案的，应按照公司档案查阅规定办理查阅手续，并在指定地点查阅。