武汉保险追溯管理办法

武汉保险追溯管理办法一、总则（一）目的为加强武汉地区保险行业的追溯管理，规范保险业务操作流程，保障保险市场的健康有序发展，维护保险消费者的合法权益，依据相关法律法规和行业标准，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于在武汉地区依法设立并经营保险业务的各类保险公司、保险专业代理机构、保险兼业代理机构以及其他相关保险市场主体。（三）基本原则1.依法合规原则：保险追溯管理应严格遵守国家法律法规和保险行业监管要求，确保各项追溯工作合法、合规、有序进行。2.真实准确原则：追溯信息应真实、准确、完整，能够客观反映保险业务的实际情况，不得虚假记录或隐瞒重要信息。3.全程可追溯原则：对保险业务从承保到理赔等各个环节进行全面追溯，确保每个环节都有清晰的记录和可查的轨迹。4.保密性原则：在追溯管理过程中，涉及的客户信息、业务数据等应严格保密，防止信息泄露。二、追溯内容与要求（一）承保环节追溯1.客户信息：详细记录投保人、被保险人的基本信息，包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、职业、地址等，确保信息准确无误。2.保险产品信息：明确所投保的保险产品名称、条款编号、保险责任、保险期间、保险金额、保费金额等内容，确保客户清楚了解所购保险产品的各项权益和义务。3.承保日期：精确记录保险合同的生效日期，作为后续追溯工作的重要时间节点。4.销售人员信息：记录负责该笔业务的销售人员姓名、工号、所属机构等，以便对销售人员的展业行为进行监督和管理。（二）保险期间内业务变动追溯1.批改信息：如发生保险合同批改，应详细记录批改原因、批改内容（如保险金额变更、被保险人变更、保险期间变更等）、批改日期、批改操作人员等信息，确保批改过程合规、可查。2.退保信息：对于客户申请退保的业务，应记录退保日期、退保原因、退保金额计算过程、退保审批流程等信息，防止违规退保行为的发生。（三）理赔环节追溯1.报案信息：记录客户报案时间、报案方式（电话、网络、上门等）、报案内容（事故发生时间、地点、经过等）、报案人信息等，确保及时掌握案件情况。2.查勘信息：详细记录查勘人员姓名、工号、所属机构、查勘时间、查勘地点、查勘情况（包括事故现场照片、视频等资料）等，为后续理赔决策提供依据。3.定损信息：明确定损时间、定损人员、定损金额、定损依据等内容，确保定损过程公正、合理。4.理赔审核信息：记录理赔审核人员姓名、审核时间、审核意见、审核依据等，确保理赔审核工作严格按照规定进行。5.理赔支付信息：包括理赔支付时间、支付金额、支付方式（银行转账、现金支付等）、支付账号等信息，确保理赔款项准确、及时支付到客户手中。（四）其他重要业务环节追溯1.再保险业务：对于涉及再保险安排的业务，应记录分出公司、分入公司信息，再保险合同条款、分保比例、分保保费等内容，确保再保险业务的规范运作。2.保险中介业务：如通过保险专业代理机构或保险兼业代理机构开展业务，应记录代理机构名称、代理合同编号、代理费支付情况等信息，加强对中介业务的管理。三、追溯方式与渠道（一）系统记录各保险市场主体应充分利用自身的业务管理系统，对保险业务的各个环节进行实时记录和保存。业务管理系统应具备完善的追溯功能模块，能够准确记录各项追溯信息，并确保数据的安全性和稳定性。（二）纸质档案对于一些无法通过系统记录的重要信息或需要留存纸质凭证的业务环节，应建立纸质档案进行保存。纸质档案应包括业务申请表、投保单、保险合同、批改申请书、理赔申请书、查勘报告、定损单、理赔决定书、支付凭证等相关资料，并按照档案管理规定进行分类、编号、装订和保管。（三）电子数据备份除了在业务管理系统中记录追溯信息外，各保险市场主体还应定期对重要的业务数据进行电子数据备份。备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，以防止数据丢失或损坏。电子数据备份应按照规定的时间间隔进行，确保数据的及时性和完整性。（四）信息共享平台鼓励保险行业建立信息共享平台，通过该平台实现各保险市场主体之间的追溯信息共享。信息共享平台应遵循相关法律法规和行业标准，确保信息的安全传输和合法使用。各保险市场主体应按照平台要求及时上传和更新追溯信息，以便在需要时能够快速查询和获取相关信息。四、追溯信息的管理与维护（一）信息录入与审核1.各保险市场主体应明确追溯信息录入的责任部门和责任人，确保追溯信息及时、准确、完整地录入业务管理系统或纸质档案。2.对录入的追溯信息应进行严格审核，审核人员应具备相应的专业知识和业务经验，确保信息的真实性、准确性和合规性。审核通过后的信息应进行妥善保存，不得擅自修改或删除。（二）信息存储与保管1.追溯信息应按照规定的存储期限进行保存，一般情况下，保险业务档案的保存期限不得少于[X]年。对于涉及重大案件或特殊业务的追溯信息，应适当延长保存期限。2.存储追溯信息的介质应安全可靠，防止信息泄露、丢失或损坏。对于纸质档案，应存放在专门的档案库房中，按照档案管理规定进行分类存放和保管；对于电子数据，应采取加密存储、定期备份等措施，确保数据的安全性。（三）信息查询与使用1.各保险市场主体内部人员因工作需要查询追溯信息的，应按照规定的权限和流程进行操作。查询人员应填写查询申请表，注明查询原因、查询内容等信息，经相关部门负责人审批后，方可进行查询。2.外部机构或个人因法律法规要求或其他正当理由需要查询追溯信息的，应提供合法有效的证明文件，并按照规定的程序办理查询手续。保险市场主体应在确保信息安全的前提下，为其提供必要的追溯信息。3.追溯信息的使用应严格遵循保密原则，不得将追溯信息用于非保险业务相关的目的，不得泄露给无关人员。（四）信息变更与删除1.如追溯信息发生变更，应及时在业务管理系统中进行修改，并更新相关纸质档案。变更信息应经过严格审核，确保变更后的信息真实、准确、合规。2.对于已超过保存期限或因其他原因需要删除的追溯信息，应按照规定的程序进行审批和操作。删除信息前，应进行备份，以备后续可能的查询和审计需要。删除操作应确保彻底删除，防止信息残留。五、监督与检查（一）内部监督1.各保险市场主体应建立健全内部监督机制，定期对本机构的追溯管理工作进行自查自纠。自查内容包括追溯信息的录入、审核、存储、查询、使用等环节，确保追溯管理工作符合本办法的要求。2.内部审计部门应加强对追溯管理工作的审计监督，定期对追溯信息的真实性、完整性和合规性进行审计检查。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）行业自律监督武汉地区保险行业协会应充分发挥行业自律作用，加强对会员单位追溯管理工作的监督指导。定期组织开展行业内追溯管理工作的交流与培训活动，促进各会员单位提高追溯管理水平。对违反本办法规定的会员单位，应按照行业自律公约进行相应的惩戒。（三）监管部门监督保险监管部门应加强对武汉地区保险市场主体追溯管理工作的监督检查。不定期对各保险市场主体的追溯信息进行抽查核实，检查追溯管理工作是否落实到位。对于发现的违法违规行为，应依法予以严肃处理，维护保险市场的正常秩序。六、法律责任（一）违规行为界定1.保险市场主体未按照本办法规定进行追溯管理，如未及时、准确记录追溯信息，未妥善保管追溯档案，未按照规定的权限和流程查询、使用追溯信息等，属于违规行为。2.保险市场主体在追溯管理过程中故意隐瞒、篡改、伪造追溯信息，或者泄露客户信息、业务数据等机密信息，构成违法行为。（二）处罚措施1.对于违规行为较轻的保险市场主体，保险监管部门将责令其限期整改，并予以警告。2.对于违规