日常办公耗材管理办法

日常办公耗材管理办法一、总则（一）目的为了加强公司日常办公耗材的管理，规范办公耗材的采购、使用、库存等环节，降低办公成本，提高工作效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门日常办公耗材的管理，包括但不限于纸张、笔、墨盒、硒鼓、文件夹、笔记本等。（三）管理原则1.按需采购原则：根据实际工作需要，合理安排办公耗材的采购数量，避免浪费。2.成本控制原则：在保证办公需求的前提下，尽量降低采购成本，提高资金使用效益。3.规范管理原则：建立健全办公耗材管理制度，规范采购、使用、库存等流程，确保管理工作的规范化、科学化。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定办公耗材年度采购计划，并组织实施采购工作。2.建立办公耗材库存管理制度，定期盘点库存，确保账实相符。3.负责办公耗材的发放、回收及报废处理工作。4.对各部门办公耗材的使用情况进行监督检查，提出改进建议。（二）各部门1.负责本部门办公耗材需求的统计和申报工作。2.合理使用办公耗材，避免浪费，并配合行政部门做好办公耗材的回收工作。3.对本部门办公耗材的使用情况进行自我检查和分析，提出节约使用的措施和建议。（三）财务部门1.负责审核办公耗材采购预算和费用报销，确保资金使用的合理性和合规性。2.对办公耗材的成本进行核算和分析，为成本控制提供数据支持。三、采购管理（一）采购计划1.各部门应于每年年底前，根据本部门下一年度的工作任务和人员变动情况，编制本部门办公耗材需求计划，报行政部门汇总。2.行政部门根据各部门上报的需求计划，结合公司实际情况，编制办公耗材年度采购计划，经公司领导审批后实施。3.办公耗材采购计划应明确采购品种、规格、数量、预算金额等内容，并根据实际工作变化及时进行调整。（二）采购流程1.采购申请：各部门因工作需要临时采购办公耗材时，应填写《办公耗材采购申请表》，注明采购品种、规格、数量、用途等，经部门负责人签字后报行政部门。2.审批：行政部门对采购申请表进行审核，根据库存情况和采购计划，确定是否批准采购。对于金额较大的采购申请，需报公司领导审批。3.采购实施：行政部门根据审批后的采购申请表，选择合格的供应商进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。4.验收：办公耗材到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括品种、规格、数量、质量等是否符合采购合同要求。对于验收合格的办公耗材，办理入库手续；对于验收不合格的办公耗材，应及时与供应商联系，办理退换货手续。（三）供应商管理1.建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等进行评估，选择优质供应商建立长期合作关系。2.与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，确保供应商能够按时、按质、按量提供办公耗材。3.对供应商的供货情况进行跟踪和监督，如发现供应商存在问题，应及时采取措施进行处理，如更换供应商、要求供应商整改等。四、库存管理（一）库存设置1.根据办公耗材的使用频率和采购周期，合理设置库存数量和库存地点，确保办公耗材的供应及时、充足。2.建立办公耗材库存台账，详细记录办公耗材的入库、出库、库存数量、规格型号、采购日期、保质期等信息。（二）入库管理1.办公耗材到货后，采购人员应及时通知仓库管理人员进行验收。仓库管理人员应按照验收标准对办公耗材进行验收，验收合格后办理入库手续，并在库存台账上登记。2.入库的办公耗材应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。同时，应做好防潮、防火、防盗等工作，确保办公耗材的质量安全。（三）出库管理1.各部门领用办公耗材时，应填写《办公耗材领用申请表》，注明领用品种、规格、数量、用途等，经部门负责人签字后到仓库领取。2.仓库管理人员根据审批后的领用申请表，按照先进先出的原则发放办公耗材，并在库存台账上登记出库数量、日期、领用部门等信息。3.对于限量领用的办公耗材，仓库管理人员应严格按照规定的数量发放，不得超量领用。（四）库存盘点1.行政部门应定期对办公耗材库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，每年进行一次全面盘点。2.盘点结束后，仓库管理人员应编制《办公耗材库存盘点表》，详细记录盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。3.对于盘盈或盘亏的办公耗材，应按照相关规定进行处理。盘盈的办公耗材应及时办理入库手续；盘亏的办公耗材应查明原因，属于责任人原因造成的，应由责任人负责赔偿；属于正常损耗的，应按照规定进行核销。五、使用管理（一）节约使用1.各部门应加强对办公耗材使用的管理，教育员工树立节约意识，提倡无纸化办公，尽量减少纸张的浪费。2.鼓励员工双面使用纸张，合理调整打印机、复印机等设备的设置，降低油墨、硒鼓等耗材的消耗。3.对于可重复使用的办公耗材，如文件夹、笔记本等，应妥善保管，循环使用。（二）使用规范1.员工应按照规定的操作流程使用办公耗材，确保设备的正常运行，延长办公耗材的使用寿命。2.严禁将办公耗材用于私人用途，一经发现，将严肃处理。（三）回收管理1.各部门应设置专门的办公耗材回收箱，对废旧纸张、墨盒、硒鼓等办公耗材进行分类回收。2.行政部门定期对回收的办公耗材进行清理和处理，对于可回收利用的办公耗材，应联系专业回收公司进行回收；对于不可回收利用的办公耗材，应按照环保要求进行妥善处理，避免对环境造成污染。六、报废管理（一）报废标准1.办公耗材因损坏、过期、无法使用等原因需要报废的，应按照以下标准进行判定：纸张：出现破损、受潮、发霉等情况，影响正常使用的。笔：书写不流畅、笔尖损坏等，无法正常书写的。墨盒、硒鼓：打印质量严重下降，无法通过更换芯片等方式解决的。其他办公耗材：根据实际使用情况，经行政部门认定无法继续使用的。2.对于达到报废标准的办公耗材，各部门应及时填写《办公耗材报废申请表》，注明报废品种、规格、数量、报废原因等，报行政部门审核。（二）报废审批1.行政部门对各部门上报的办公耗材报废申请表进行审核，根据报废标准和库存情况，确定是否批准报废。对于金额较大的办公耗材报废申请，需报公司领导审批。2.经批准报废的办公耗材，行政部门应组织相关人员进行清理和处理，确保报废办公耗材得到妥善处置。（三）报废处理1.对于可回收利用的报废办公耗材，行政部门应联系专业回收公司进行回收，回收所得款项应及时上缴公司财务。2.对于不可回收利用的报废办公耗材，如废旧纸张、墨盒、硒鼓等，应按照环保要求进行妥善处理，如送至指定的垃圾处理场进行填埋或焚烧等，避免对环境造成污染。七、监督与考核（一）监督检查1.行政部门应定期对各部门办公耗材的采购、使用、库存等情况进行监督检查，确保办公耗材管理工作规范、有序进行。2.监督检查内容包括采购计划的执行情况、采购流程的合规性、办公耗材的使用情况、库存管理情况等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立办公耗材管理考核评价机制，对各部门办公耗材管理工作进行考核评价。考核评价指标包括办公耗材采购成本控制、使用节约情况、库存管理水平等。2.考核评价结果将