昌吉监狱采购管理办法

昌吉监狱采购管理办法总则目的为加强昌吉监狱采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保监狱各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合昌吉监狱实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于昌吉监狱各部门（包括但不限于狱政管理、教育改造、生活卫生、行政后勤等）使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和监狱的各项规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受监狱内部和社会的监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购方案，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。职责分工1.采购管理部门：负责制定和完善采购管理制度，审核采购计划，组织采购活动，监督采购过程，协调处理采购中的问题。2.需求部门：负责提出采购需求，提供技术规格和质量要求，参与采购项目的评审和验收。3.财务部门：负责审核采购预算，支付采购款项，对采购资金的使用进行监督。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。5.纪检监察部门：负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理。采购计划管理采购需求申报1.各需求部门应根据工作需要，提前制定采购需求计划，并填写《昌吉监狱采购需求申报表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购需求申报表应经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。采购计划审核1.采购管理部门收到采购需求申报表后，应组织相关人员对采购需求进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、必要性、合规性以及预算金额的准确性等。2.对于重大采购项目或涉及金额较大的采购项目，采购管理部门应组织专家进行论证，确保采购需求的科学性和可行性。3.采购计划审核通过后，采购管理部门应根据监狱的资金状况和采购项目的轻重缓急，编制年度采购计划，并报监狱领导审批。采购计划调整1.采购计划一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购计划，需求部门应填写《昌吉监狱采购计划调整申请表》，说明调整的原因、内容和金额等，并经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。2.采购管理部门收到采购计划调整申请表后，应重新组织审核，并报监狱领导审批。经批准后的采购计划调整申请表作为采购活动的依据。采购方式及程序采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购程序1.公开招标程序发布招标公告：采购管理部门在指定的媒体上发布招标公告，公告内容包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件：潜在投标人在规定的时间内到采购管理部门购买招标文件，并按照招标文件的要求编制投标文件。开标：采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标，开标过程应公开进行，并由专人负责记录。评标：采购管理部门组织评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。定标：监狱领导根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同：中标人应在规定的时间内与监狱签订采购合同，合同内容应符合招标文件和投标文件的要求。2.邀请招标程序发布投标邀请书：采购管理部门向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请书内容包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件：被邀请的供应商在规定的时间内到采购管理部门购买招标文件，并按照招标文件的要求编制投标文件。开标：采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标，开标过程应公开进行，并由专人负责记录。评标：采购管理部门组织评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。定标：监狱领导根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同：中标人应在规定的时间内与监狱签订采购合同，合同内容应符合招标文件和投标文件的要求。3.竞争性谈判程序成立谈判小组：采购管理部门组织成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目的特点和需求，制定谈判文件，谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：采购管理部门从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者更正，供应商应按照谈判小组的要求进行答复。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定的时间内进行最后报价，谈判小组根据谈判文件规定的评定成交的标准，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。签订合同：成交供应商应在规定的时间内与监狱签订采购合同，合同内容应符合谈判文件和最后报价的要求。4.单一来源采购程序成立采购小组：采购管理部门组织成立采购小组，采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定唯一供应商：采购小组对采购项目进行论证，论证后认为只能从唯一供应商处采购的，采购管理部门应将唯一供应商的名称、地址、联系方式等信息在监狱内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。签订合同：公示无异议后，采购管理部门与唯一供应商签订采购合同，合同内容应符合采购项目的要求。5.询价程序成立询价小组：采购管理部门组织成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：采购管理部门从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商作为被询价对象，并向其发出询价通知书。询价：询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价，被询价的供应商应按照询价通知书的要求进行报价。确定成交供应商：询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。签订合同：成交供应商应在规定的时间内与监狱签订采购合同，合同内容应符合询价通知书和报价的要求。采购合同管理合同签订1.采购项目确定中标人或成交供应商后，采购管理部门应及时与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同的主要条款应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门审核，审核通过后报监狱领导审批。合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。需求部门应及时跟踪合同履行情况，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等向监狱提供货物、工程或服务，并提供相应的发票和验收报告。3.采购管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，发现问题及时与供应商沟通协调，确保合同顺利履行。合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报采购管理部门备案。2.合同变更或解除后，双方应按照协议的约定处理相关事宜，如退还货物、支付款项、承担违约责任等。合同验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准和验收方法进行验收。验收合格后，需求部门应填写《昌吉监狱采购项目验收报告》，并报采购管理部门备案。2.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购管理部门可以组织专家进行验收。验收过程中，如发现质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购管理部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物、工程或服务。采购资金管理预算编制1.各需求部门应根据采购计划，编制采购项目的预算，并报财务部门审核。财务部门应根据监狱的资金状况和采购项目的轻重缓急，对采购预算进行综合平衡，编制年度采购资金预算，并报监狱领导审批。2.采购资金预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购资金预算，需求部门应填写《昌吉监狱采购资金预算调整申请表》，说明调整的原因、内容和金额等，并经部门负责人审核签字后，报财务部门。财务部门应重新审核采购资金预算调整申请表，并报监狱领导审批。资金支付1.采购合同签订后，供应商应按照合同约定的付款方式和时间向监狱提供发票等相关凭证。需求部门应及时对发票等凭证进行审核，审核无误后报财务部门。2.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。对于金额较大的采购项目，财务部门可以根据合同约定分期支付采购款项。3.财务部门在支付采购款项前，应核对采购合同、发票、验收报告等相关凭证，确保支付款项的真实性、合法性和准确性。资金监督1.审计部门应定期对采购资金的使用情况进行审计监督，审查采购资金的预算执行情况、支付情况、使用效益等。2.纪检监察部门应加强对采购资金使用过程的监督检查，严肃查处采购资金使用中的违规违纪行为。采购档案管理档案收集1.采购管理部门应负责收集采购活动中形成的各类文件资料，包括采购计划、采购需求申报表、采购合同、招标文件、投标文件、评标报告、验收报告、发票等。2.采购活动结束后，采购管理部门应及时将采购档案整理归档，确保档案资料的完整性和准确性。档案整理与保管1.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，编制档案目录，便于查阅和管理。2.采购档案应妥善保管，防止档案资料的丢失、损坏和泄密。档案保管期限应按照国家有关规定执行。档案查阅与借阅1.监狱内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《昌吉监狱采购档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到采购管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅采购档案的，应持单位介绍信和本人有效身份证件，经监狱领导批准后，到采购管理部门查阅。3.采购档案一般不得外借，如因特殊情况需要外借的，应填写《昌吉监狱采购档案借阅申请表》，经监狱领导批准后，办理借阅手续，并在规定的时间内归还。监督与考核监督检查1.采购管理部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况、采购档案的管理情况等。2.审计部门应加强对采购活动的审计监督，定期对采购项目进行审计，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。3.纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购活动中的违规违纪行为，维护采购秩序。考核评价1.采购管理部门应建立采购工