政法系统档案管理办法

政法系统档案管理办法一、总则（一）目的为加强政法系统档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在政法工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合政法系统实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于政法系统各级机关、单位及所属机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则政法系统档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.真实完整原则档案应如实反映政法工作的历史和现状，保证档案内容的真实性和完整性。3.方便利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高工作效率。4.安全保密原则加强档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏、泄露，确保档案信息安全。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置政法系统应设立专门的档案管理机构或配备专职档案管理人员，负责本单位的档案管理工作。档案管理机构应保持相对稳定，人员配备应适应工作需要。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理规章制度并组织实施。2.负责本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.组织开展档案业务培训和学术交流活动，提高档案管理人员的业务素质。6.对所属机构的档案管理工作进行指导、监督和检查。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和霉变等。4.负责档案的检索和利用工作，及时准确地为利用者提供档案信息。5.协助做好档案的鉴定、统计和销毁等工作。6.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案包括上级文件、本级文件、下级文件、内部文件、会议文件、重要活动文件等。2.业务档案如刑事侦查档案、检察诉讼档案、审判档案、司法行政档案等，涵盖各类案件的立案、侦查、起诉、审判、执行等各个环节的文件材料。3.人事档案干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、培训等方面的材料。4.财务档案会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务文件。5.声像档案照片、录音、录像等反映政法工作活动的声像资料。6.电子档案以电子数据形式存在的各类文件，包括办公自动化系统生成的文件、业务系统产生的数据等。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，符合档案管理要求。3.对重要的、具有保存价值的档案材料，应及时收集归档，不得拖延或积压。4.对于零散的档案材料，应进行系统整理后再行归档。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）档案整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，采用“年度保管期限机构（问题）”的分类方法，编制档号，进行装订、编目等整理工作。2.业务档案根据业务特点和档案形成规律，按照案件类别、阶段等进行分类整理，建立案件档案卷，编制卷内目录和备考表。3.人事档案按照干部人事档案管理的有关规定，进行分类整理，建立档案袋，编制档案目录。4.财务档案按照会计档案管理办法，进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录。5.声像档案按照内容、时间等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，编制声像档案目录。6.电子档案按照电子文件管理的要求，进行分类存储，建立电子档案数据库，编制电子档案目录，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。四、档案的保管（一）档案保管场所应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应与办公区域相对独立，并有必要的安全防护设施，如监控设备、门禁系统等。（二）档案保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、除湿机、空调、灭火器等，确保档案保管环境符合要求。（三）档案保管要求1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的可读性。4.做好档案的温湿度记录，根据温湿度变化及时采取相应的措施，保持档案库房温湿度适宜。5.对电子档案应进行定期备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理机构负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对档案进行鉴定工作。（二）档案鉴定标准根据国家有关规定和政法系统档案管理实际，制定档案鉴定标准，从档案的内容、价值、保管期限等方面进行综合评估，确定档案的存毁。（三）档案鉴定程序1.档案管理机构定期对保管期满的档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对确定销毁的档案，编制销毁清册，经单位负责人批准后进行销毁。4.对仍有保存价值的档案，重新确定保管期限，继续保管。（四）档案销毁档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，并在销毁清册上签字确认。销毁过程应进行记录，留存相关资料。六、档案的利用（一）利用范围本单位工作人员因工作需要可查阅、借阅档案；外单位因工作需要查阅档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、内容等，经本单位分管领导批准后，由档案管理机构安排专人陪同查阅。如需借阅档案，应经本单位主要领导批准，并签订借阅协议，明确借阅期限、归还时间等。3.查阅、借阅档案应在档案管理机构指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定场所。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。2.查阅档案一般不得摘抄、复制，确因工作需要摘抄、复制的，应经档案管理机构负责人批准。3.借阅档案应按时归还，如需延期，应办理续借手续。归还时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。七、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的政法系统档案信息化管理平台，实现档案的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化对各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设开发或选用适合政法系统档案管理的软件系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设建立档案管理内部网络，实现档案信息的快速传递和共享，同时确保网络安全。4.安全保障体系建设建立档案信息化安全保障体系，采取数据备份、加密、访问控制、防火墙等安全措施，确保档案信息安全。（三）数据管理1.电子档案数据应与纸质档案内容一致，确保数据的真实性和完整性。2.建立电子档案数据备份制度，定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.加强对电子档案数据的维护和管理，及时更新数据，确保数据的准确性和时效性。八、监督与检查（一）监督检查主体政法系统档案管理工作接受上级档案管理部门和本单位内部的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理规章制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、销毁等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。4.档案利用服务情况。（三）监督检查方式1.定期检查上级档案管理部门和本单位定期对档案管理