江西高校采购管理办法

江西高校采购管理办法一、总则（一）目的为了加强江西高校采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合江西高校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于江西高校使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，遵循法定程序。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平对待所有供应商，确保采购结果公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与管理（一）采购管理机构1.学校设立采购管理委员会，负责审议学校采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购制度等。采购管理委员会由学校领导、相关职能部门负责人、教师代表等组成。2.学校设立采购部门，作为采购工作的执行机构，负责组织实施具体的采购活动。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、招标、谈判、合同签订与执行等工作。（二）职责分工1.采购管理委员会职责制定和修订学校采购管理办法及相关制度。审议年度采购计划和重大采购项目。监督采购活动的执行情况，协调解决采购工作中的重大问题。对采购工作进行考核和评价。2.采购部门职责贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购管理办法。编制年度采购计划，报采购管理委员会审议。组织实施采购活动，包括采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行等。建立采购档案，保存采购活动相关资料。负责采购项目的验收工作，对采购质量进行跟踪和评估。3.使用部门职责根据实际需求提出采购申请，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和评审工作，提供技术支持和意见。配合采购部门进行供应商考察和采购合同签订。负责采购项目的验收工作，对验收结果负责。三、采购预算管理（一）预算编制1.各使用部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购部门应汇总各使用部门的采购预算，编制学校年度采购预算草案，报学校财务部门审核。财务部门应根据学校财力状况，对采购预算草案进行审核和调整，报采购管理委员会审议通过。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按规定程序报采购管理委员会审批。2.采购部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期向采购管理委员会报告预算执行情况。对预算执行中出现的问题，应及时分析原因，采取有效措施加以解决。（三）预算调整在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一的，可以申请调整采购预算：1.国家政策发生重大变化，导致采购项目必须进行调整的。2.因学校事业发展需要，必须增加或减少采购项目的。3.采购项目的技术规格、数量、质量要求等发生重大变化，需要调整采购预算的。4.其他不可抗力因素导致采购预算需要调整的。预算调整申请应经使用部门、采购部门和财务部门审核后，报采购管理委员会审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物或服务采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。工程采购项目，单项合同估算价在200万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等信息。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等信息。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，由采购部门代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织成立单一来源采购小组，由采购部门代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应与供应商进行协商，就采购项目的价格、条件和合同条款等事项达成一致意见，并签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应成立询价小组，由采购部门代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应经使用部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审查。2.对于金额较小的采购项目，采购部门可直接审批；对于金额较大或重大采购项目，采购部门应报采购管理委员会审批。采购管理委员会应在规定时间内完成审批，并将审批结果通知采购部门。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，组织实施采购活动。采购活动应按照选定的采购方式进行，严格遵守相关法律法规和采购程序。2.对于公开招标、邀请招标项目，采购部门应编制招标文件，发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标、定标等工作。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购部门应组织谈判小组、单一来源采购小组或询价小组，与供应商进行谈判、协商或询价，确定成交供应商。3.在采购过程中，采购部门应做好记录，包括采购文件、投标文件、谈判记录、询价记录等，保存采购活动相关资料。（四）合同签订1.采购部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。（五）验收1.采购项目完成后，使用部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格等进行检查和测试。2.验收合格的，使用部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。验收不合格的，使用部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）付款1.采购部门应根据采购合同和验收报告，及时办理付款手续。付款时，应严格按照财务制度的规定进行审核，确保付款凭证齐全、手续完备。2.对于财政性资金采购项目，采购部门应按照财政国库集中支付制度的规定，办理资金支付手续。六、供应商管理（一）供应商资格要求1.供应商应具备独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。2.供应商应具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。3.供应商参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。4.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择1.采购部门应建立供应商库，对供应商的资格、信誉、业绩等进行审核和评估，将符合要求的供应商纳入供应商库。2.在采购活动中，采购部门应从供应商库中选择供应商。对于新的采购项目，采购部门可通过公开征集、推荐等方式，选择潜在供应商，并进行资格审查。3.采购部门应采用综合评分法、最低价评标法等方法，对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行评审，选择最优供应商。（三）供应商考核1.采购部门应建立供应商考核制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核。2.考核结果应作为供应商续用、淘汰的重要依据。对于考核不合格的供应商，采购部门应暂停或取消其参与学校采购活动的资格。七、采购监督与审计（一）内部监督1.学校监察部门应加强对采购活动的监督检查，重点检查采购程序的合法性、采购行为的公正性、采购结果的合理性等。2.采购管理委员会应定期对采购工作进行检查和评估，发现问题及时督促整改。3.采购部门应建立健全内部监督制度，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）审计监督1.学校审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审计采购预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等。2.审计部门应及时发现和纠正采购活动中的问题，对违规行为依法进行处理，并提出改进建议。八、法律责任（一）采购人责任1.采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。擅自提高采购标准的。委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的。以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的。拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人及其工作人员在采购过程中存在贪污受贿、徇私舞弊、玩忽职守等违法违纪行为的，依法追究法律责任。（二）供应商责任1.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，情节严重的，暂停其在一至三年内参加政府采购活动：中标、成交后无正当理由不与采购人签订合同的。将中标、成交项目转让给他人，或者在投标文件中未说明，且未经采购人同意，将中标、成交项目分包给他人的。拒绝履行合同义务的。（三）采购代理机构责任1.采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其