欠款资料收集管理办法

欠款资料收集管理办法一、总则（一）目的为加强公司欠款资料的收集与管理，规范欠款催收工作流程，降低公司坏账风险，保障公司资金安全，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与客户之间发生的各类欠款业务，包括但不限于销售货款、服务费用、租金等。（三）基本原则1.依法合规原则：欠款资料的收集与管理应严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.全面准确原则：确保收集的欠款资料真实、完整、准确，能够全面反映欠款情况。3.及时有效原则：及时收集欠款资料，采取有效措施进行催收，避免欠款逾期过长导致损失扩大。4.保密性原则：对涉及客户的欠款资料严格保密，保护客户隐私。二、欠款资料收集职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同或服务协议，明确付款方式、付款期限等条款。2.在业务发生过程中，及时跟踪客户付款情况，发现逾期欠款迹象时，应及时通知财务部门，并协助财务部门收集相关欠款资料。3.负责提供客户基本信息、交易记录、对账单等与欠款相关的资料。（二）财务部门1.负责欠款的核算与统计，定期编制欠款报表，分析欠款原因及风险状况。2.主导欠款资料的收集工作，制定欠款催收计划，并组织实施。3.与销售部门、法务部门等协同工作，根据欠款情况采取相应的催收措施，必要时启动法律程序。4.负责保管欠款资料，建立欠款档案，确保资料的完整性和安全性。（三）法务部门1.为欠款资料收集与催收工作提供法律支持，审核相关合同条款及催收措施的合法性。2.协助财务部门处理涉及法律纠纷的欠款案件，起草法律文书，参与诉讼或仲裁活动。（四）其他相关部门根据各自职责范围，配合销售部门、财务部门做好欠款资料收集工作，如提供与业务相关的技术资料、物流信息等。三、欠款资料收集内容（一）客户基本信息1.客户名称、法定代表人、地址、联系方式等。2.客户营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件（如已办理“三证合一”，则提供营业执照副本复印件）。3.客户信用等级评估报告（如有）。（二）交易合同或协议1.销售合同、服务协议等原件及复印件，包括合同编号、签订日期、双方盖章页等。2.合同条款中关于付款方式、付款期限、交货地点、验收标准等关键内容。（三）发货凭证1.送货单、发货清单、物流运单等原件及复印件，注明货物名称、规格、数量、发货日期等信息。2.如涉及委托第三方运输，需提供运输委托协议及运输公司出具的运输证明。（四）验收证明1.客户签字或盖章确认的验收单、质量检验报告等，证明货物已验收合格。2.如验收过程中存在质量问题，需提供相关沟通记录、整改报告等资料。（五）对账单1.定期与客户核对账目后形成的对账单，明确欠款金额、欠款期限、交易明细等内容。2.对账单需经客户签字或盖章确认，如有差异，需注明差异原因及调整情况。（六）催款记录1.每次催款的时间、方式（如电话催款、邮件催款、函件催款等）、催款内容、客户回复情况等记录。2.催款函件需留存原件，包括函件编号、发出日期、收件人、催款金额、催款期限等信息。（七）其他相关资料1.客户还款计划、承诺函等。2.涉及欠款纠纷的协商记录、会议纪要、法律文书等。四、欠款资料收集流程（一）日常跟踪1.销售部门在业务发生后，应按照合同约定的付款期限，定期跟踪客户付款情况。如发现客户有逾期付款迹象，应及时填写《欠款预警通知单》，详细说明欠款客户名称、欠款金额、逾期天数、可能原因等信息，于[具体时间]内提交给财务部门。2.财务部门收到《欠款预警通知单》后，应立即对欠款情况进行核实，并将相关信息录入公司欠款管理系统。（二）资料收集1.财务部门根据欠款情况，制定《欠款资料收集清单》，明确需要收集的各项资料内容及要求。2.销售部门、财务部门及其他相关部门按照《欠款资料收集清单》的要求，负责收集各自职责范围内的欠款资料，并于[规定时间]内提交给财务部门。3.财务部门对收集到的欠款资料进行审核，确保资料的真实性、完整性和准确性。如发现资料不符合要求，应及时通知相关部门补充或更正。（三）资料整理与归档1.财务部门将审核通过的欠款资料进行整理，按照客户名称、欠款期间等分类归档，建立电子和纸质档案。2.电子档案应按照统一的命名规则进行命名，确保档案信息的可检索性。纸质档案应装订成册，编制档案目录，便于查阅。五、欠款催收措施（一）电话催收1.财务部门根据欠款情况，安排专人通过电话与客户沟通，了解逾期付款原因，提醒客户按时还款。2.电话催收应做好记录，详细记录通话时间、通话人、客户回复内容等信息。如客户承诺还款，应要求客户明确还款时间和金额，并形成书面记录。（二）邮件催收1.对于电话催收效果不佳的客户，可发送邮件进行催收。邮件内容应包括欠款金额、逾期天数、催款要求等信息，并附上相关欠款资料。2.邮件发送后，应及时跟踪客户是否已阅读邮件及回复情况。如客户回复邮件，应认真对待客户提出的问题或异议，及时进行沟通和处理。（三）函件催收1.当电话催收和邮件催收均无效时，可向客户发送催款函件。催款函件应使用公司正式函头纸，加盖公司公章，并由专人送达或通过邮政特快专递（EMS）寄送。2.催款函件应明确欠款金额、逾期天数、催款期限、法律后果等内容，要求客户在规定期限内还款。如客户仍未还款，可根据情况多次发送催款函件。（四）上门催收1.对于欠款金额较大、逾期时间较长且经多次催收仍无效果的客户，可安排专人上门催收。上门催收人员应至少两人一组，并携带相关欠款资料及公司介绍信。2.上门催收过程中，应保持礼貌、克制，避免与客户发生冲突。如客户有还款意愿但暂时无法全额还款，可与客户协商制定还款计划，并要求客户签字确认。（五）法律催收1.如通过上述催收措施仍无法收回欠款，且欠款金额较大、逾期时间较长，严重影响公司资金安全时，应及时启动法律程序。2.法务部门负责起草法律文书，如律师函、起诉状等，并协助财务部门收集相关证据材料。财务部门应配合法务部门做好诉讼或仲裁的各项准备工作，包括整理欠款资料、提供财务数据等。3.在法律诉讼或仲裁过程中，应积极配合律师或仲裁员的工作，按照要求提供相关资料和信息，确保案件顺利进行。六、欠款资料保密与安全管理（一）保密措施1.参与欠款资料收集与管理工作的人员应严格遵守公司保密制度，对涉及客户的欠款资料予以保密，不得向无关人员泄露。2.未经公司书面授权，任何人员不得擅自复制、传播、使用欠款资料。3.在使用欠款资料时，应采取必要的安全措施，如加密存储、限制访问权限等，防止资料丢失、被盗或被篡改。（二）安全管理1.财务部门应指定专人负责欠款资料的保管工作，确保欠款资料的存放安全。2.欠款资料档案应存放在专门的档案柜中，并设置必要的防火、防潮、防虫等设施。3.定期对欠款资料档案进行清查和盘点，确保资料的完整性和准确性。如发现资料丢失或损坏，应及时查明原因并采取补救措施。七、欠款资料分析与报告（一）定期分析1.财务部门每月应定期对欠款资料进行分析，统计欠款金额、逾期天数、客户分布、欠款原因等数据，并形成《欠款情况分析报告》。2.《欠款情况分析报告》应包括欠款总体情况、各客户欠款情况分析、逾期欠款趋势分析、欠款原因分析及建议措施等内容，为公司管理层决策提供参考依据。（二）专项分析1.对于欠款金额较大、逾期时间较长或存在特殊情况的客户，财务部门应进行专项分析，深入了解欠款原因及风险状况，并提出针对性的催收建议。2.专项分析报告应详细阐述客户基本情况、欠款形成过程、催收措施及效果、存在的风险点及应对建议等内容，为公司制定催收策略提供支持。（三）报告提交1.《欠款情况分析报告》和专项分析报告应于每月[具体日期]前提交给公司管理层及相关部门负责人。2.报告提交后，财务部门应根据公司管理层的意见和建议，及时调整欠款催收策略和措施，确保欠款催收工作的有效性。八、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门应定期对欠款资料收集与管理工作进行审计监督，检查欠款资料的收集、整理、归档是否规范，催收措施是否有效执行，欠款资料的保密性和安全性是否得到保障等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.制定欠款催收工作考核指标，如欠款回收率、逾期账款占比、坏账率等，并将考核指标分解到销售部门、财务部门等相关部门。2.根据考核指标完成情况，对各部门及相关责任人进行考核