服务采购计划管理办法

服务采购计划管理办法一、总则（一）目的为了规范公司服务采购计划的管理，提高服务采购效率，保证服务质量，控制采购成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门及下属单位的服务采购计划管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：服务采购计划的制定与实施必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.计划性原则：服务采购应根据公司业务需求和预算安排，提前制定详细的采购计划，确保采购活动有序进行。3.效益性原则：在保证服务质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高采购效益。4.公开、公平、公正原则：服务采购活动应遵循公开透明的原则，确保所有潜在供应商都有平等的机会参与竞争，采购过程应公平、公正，维护公司利益。二、职责分工（一）采购部门1.负责组织编制年度服务采购计划，并汇总各部门的采购需求。2.根据批准的采购计划，具体实施服务采购活动，包括供应商选择、采购合同签订与执行等。3.建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估和管理。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）需求部门1.根据公司业务发展需要，提出服务采购需求，并提交详细的需求说明。2.参与采购计划的编制和评审，提供专业意见和建议。3.协助采购部门进行供应商选择和采购合同的签订，负责验收采购的服务。（三）财务部门1.参与服务采购计划的审核，从财务角度对采购预算进行把关。2.负责审核采购合同中的付款条款，监督采购款项的支付。3.对服务采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（四）审计部门1.对服务采购计划的制定和执行情况进行审计监督，确保采购活动合规、合法。2.审查采购合同的签订和执行情况，防范采购风险。三、采购计划的编制（一）需求调研1.采购部门应定期与各需求部门沟通，了解业务发展动态和服务需求变化情况。2.需求部门应根据实际工作需要，提前向采购部门提交服务采购需求申请表，详细说明采购服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。3.采购部门对各需求部门提交的需求进行汇总和分析，结合公司年度预算和业务发展规划，初步确定服务采购的范围和重点。（二）计划编制1.采购部门根据需求调研结果，组织编制年度服务采购计划。年度服务采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、采购时间安排、供应商选择标准等内容。2.在编制采购计划时，应充分考虑服务的时效性、连续性和稳定性，合理安排采购时间和采购数量，避免出现采购过度或不足的情况。3.对于金额较大、技术复杂或对公司业务影响重大的服务采购项目，应组织相关部门和专家进行论证，确保采购计划的科学性和合理性。（三）计划审批1.年度服务采购计划编制完成后，应提交公司管理层进行审批。审批内容包括采购计划的合理性、合规性、预算安排等。2.公司管理层根据审批意见，对采购计划进行调整和完善，确保采购计划符合公司整体利益和发展战略。3.经批准的服务采购计划应作为公司年度采购工作的指导文件，严格按照计划组织实施。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求和准入条件。2.供应商应具备合法的经营资质，具有良好的商业信誉和财务状况，能够提供符合公司要求的服务。3.采购部门对申请准入的供应商进行资格审查，收集供应商的相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等，并进行实地考察或信用调查。4.经审查合格的供应商纳入公司供应商数据库，并定期进行更新和维护。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商的服务质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式，确保评估结果客观、准确。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。对于优秀供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，应及时淘汰，不再纳入公司供应商数据库。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对服务质量好、交货及时、价格合理的供应商给予适当的奖励，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。2.同时，建立供应商约束机制，对于违反合同约定、服务质量不达标、出现违规行为的供应商，应采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。3.通过激励与约束机制，促使供应商不断提高服务质量和管理水平，与公司建立长期稳定的合作关系。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写服务采购申请表，详细说明采购服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交给采购部门。2.采购申请表应经需求部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初审，审核内容包括采购申请的合理性、合规性、预算安排等。2.对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大、技术复杂或对公司业务影响重大的采购申请，应提交公司管理层进行审批。3.经审批通过的采购申请，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，制定采购方案，明确采购方式、采购时间、采购流程等内容。2.根据采购方案，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。对于符合公开招标条件的采购项目，应按照国家法律法规的要求进行公开招标。3.采购部门发布采购公告或邀请供应商参与投标，对供应商的投标文件进行评审，选择最优的供应商。4.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务标准、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。（四）合同执行与验收1.采购合同签订后，采购部门应跟踪合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量提供服务。2.需求部门负责对采购的服务进行验收，验收内容包括服务质量、数量、规格等是否符合合同要求。验收合格后，需求部门应出具验收报告。3.对于验收不合格的服务，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供服务。如供应商拒绝整改或无法满足要求，采购部门可按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。审核内容包括合同条款的执行情况、发票的真实性和合法性等。2.经审核无误后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理采购款项的支付手续。3.采购部门应及时与供应商核对账目，确保付款金额准确无误。对于有争议的款项，应及时协商解决或通过法律途径解决。六、风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对服务采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、法律风险等。2.市场风险主要指市场价格波动、市场供应短缺等因素对采购成本和服务供应的影响；供应商风险主要指供应商违约、破产、质量下降等风险；合同风险主要指合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等风险；质量风险主要指采购的服务不符合质量要求，影响公司业务正常开展的风险；法律风险主要指采购活动违反法律法规，导致公司面临法律责任的风险。（二）风险应对1.针对识别出的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过建立价格预警机制、签订长期合同、寻找替代供应商等方式进行应对；对于供应商风险，应加强供应商管理，增加供应商数量，定期对供应商进行评估和监控；对于合同风险，应在合同签订前仔细审查合同条款，明确双方权利和义务，在合同执行过程中加强沟通协调，及时解决合同纠纷；对于质量风险，应加强对采购服务的质量控制，严格验收标准，要求供应商提供质量保证措施；对于法律风险，应加强法律法规学习，确保采购活动合法合规，必要时可咨询专业法律意见。2.同时，应建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，采取相应的措施进行调整和应对，确保服务采购计划的顺利实施。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对服务采购计划的制定和执行情况进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和公司制度的要求，采购流程是否规范，采购合同是否有效执行等。2.审计部门可通过查阅文件资料、实地考察、访谈相关人员等方式进行审计，并出具审计报告。对于审计发现