服务物料采购管理办法

服务物料采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司服务物料采购管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，保证服务物料的质量，降低采购成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有服务物料的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、维修材料、服务耗材等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购过程合法合规。2.经济性原则：在保证服务物料质量的前提下，通过合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的服务物料符合公司业务需求和质量标准。4.公开公正原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，接受公司内部监督和相关部门的检查。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策小组，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、重大采购项目等，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体的采购操作。其主要职责包括：1.根据公司需求，制定采购计划，明确采购物料的规格、数量、质量要求等。2.开展供应商开发与管理工作，建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估和考核。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和要求。4.跟进采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保服务物料按时、按质、按量供应。5.负责采购数据的统计与分析，定期向管理层汇报采购工作进展情况。（三）需求部门各需求部门负责提出服务物料的需求申请，明确需求的详细信息，并对采购物料的质量、适用性等进行确认。同时，配合采购部门开展采购工作，提供必要的协助和支持。三、采购计划管理（一）采购计划的制定1.各需求部门应根据业务发展需要和实际库存情况，提前编制月度、季度和年度采购计划，并提交给采购部门。2.采购计划应包括采购物料的名称、规格、型号、数量、预计采购时间、用途等详细信息。3.采购部门对各需求部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合公司库存状况和资金预算，制定公司整体采购计划，并报采购决策小组审批。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因业务变化、市场行情波动等原因需要调整采购计划，需求部门应及时向采购部门提出申请。2.采购部门对调整申请进行评估和审核，根据实际情况对采购计划进行相应调整，并报采购决策小组备案。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。2.对潜在供应商进行初步筛选，选择符合公司采购要求的供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保措施、财务状况等。3.根据考察结果，对合格的供应商进行评估和打分，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果等。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。2.采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评分，根据评分结果将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评估结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应停止与其合作。（三）供应商激励与淘汰1.对表现优秀的供应商给予适当的激励措施，如增加采购份额、优先合作、提供奖励等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.对于连续多次评估结果为不合格或出现严重质量问题、交货延迟等情况的供应商，应予以淘汰，并从供应商信息库中删除。五、采购流程管理（一）采购申请1.各需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物料的名称、规格、型号、数量、用途、预算金额等信息，并经部门负责人审核签字后提交给采购部门。2.采购申请表应附相关的技术文件、规格要求等资料，以便采购部门准确了解需求。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批流程进行审批。采购金额较小的由采购部门负责人审批；采购金额较大的需报采购决策小组审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的供应商进行采购。对于重要的采购项目，应采用招标、询价、竞争性谈判等方式确定供应商。2.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.采购部门跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保服务物料按时、按质、按量供应。如出现问题，应及时采取措施解决，并向相关部门汇报。（四）验收与付款1.服务物料到货后，采购部门应及时通知需求部门和质量检验部门进行验收。验收内容包括物料的规格、数量、质量等是否符合合同要求。2.质量检验部门出具验收报告，如验收合格，采购部门根据合同约定办理付款手续；如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商解决，要求其更换或补货，直至验收合格。3.财务部门按照公司财务制度和采购合同规定，审核付款申请，办理付款手续。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险等。2.分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.针对市场风险，采购部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化，合理安排采购时机和采购数量，采取套期保值等措施降低价格波动风险。2.对于质量风险，应加强供应商管理和质量检验，严格把控采购物料的质量标准，要求供应商提供质量保证文件，对不合格产品及时进行处理。3.针对供应商风险，建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力较强的供应商合作，与供应商签订详细的合同条款，明确双方的责任和义务，降低供应商违约风险。4.对于合同风险，加强合同管理，在签订合同前仔细审核合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰，避免合同纠纷。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向管理层汇报采购工作进展情况，接受内部监督和检查。对审计和检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告给相关部门。（二）外部监督1.积极接受政府有关部门、行业协会等的监督检查，配合做好相关工作