新建公司公章管理办法

新建公司公章管理办法一、总则（一）目的为加强新建公司公章的管理，规范公章的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于新建公司及其下属各部门、分支机构。（三）定义1.公章：指公司在工商行政管理部门登记注册的法定名称章，以及公司根据业务需要刻制的其他专用章，如合同专用章、财务专用章、发票专用章等。2.使用人：指经公司授权，有权使用公章的公司员工。（四）基本原则1.依法依规原则：公章的管理和使用必须严格遵守国家法律法规和行业标准。2.专人专管原则：设立专门的公章管理人员，负责公章的保管和使用审批。3.审批备案原则：公章的使用必须经过严格的审批程序，并进行备案登记。4.安全保密原则：加强公章的安全保管，防止公章被盗用、冒用或遗失，确保公司信息安全。二、公章的刻制（一）刻制申请1.公司因业务需要刻制公章时，由使用部门填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.《公章刻制申请表》提交至公司行政管理部门，行政管理部门审核后报公司分管领导审批。（二）刻制审批公司分管领导对《公章刻制申请表》进行审批，审批通过后，由行政管理部门负责联系具有资质的印章制作单位进行刻制。（三）印章备案公章刻制完成后，行政管理部门应及时将印章的样式、规格、材质等信息报当地公安机关备案，并留存印章印模。同时，将印章的启用日期、保管人等信息在公司内部进行公示。三、公章的保管（一）保管人员1.公司设立专门的公章保管人员，负责公章的日常保管工作。公章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章管理的相关规定。2.公章保管人员应由公司行政管理部门指定，原则上为公司正式员工。如有特殊情况需要委托他人保管公章的，必须经过公司分管领导批准，并签订《公章委托保管协议》。（二）保管地点公章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，并放置在公司指定的保管地点。保管地点应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全条件。（三）保管要求1.公章保管人员应妥善保管公章，不得擅自将公章转借他人或带出公司使用。如因工作需要必须携带公章外出的，必须经过公司分管领导批准，并办理相关的借用手续。2.公章保管人员应定期对公章进行检查，确保公章的完好无损。如发现公章有损坏或遗失的情况，应及时报告公司行政管理部门，并采取相应的措施进行处理。3.公章保管人员应严格遵守公司的保密制度，不得泄露公章的使用情况和相关信息。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件等正式场合，以及办理公司相关的行政事务、财务事务、法律事务等。2.公司下属各部门、分支机构因工作需要使用公章时，应严格按照本办法的规定办理审批手续。（二）使用流程1.申请：使用人填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事项、用途、文件名称、文号等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：《公章使用申请表》提交至公司行政管理部门，行政管理部门审核后报公司分管领导审批。3.盖章：经公司分管领导审批通过后，公章保管人员根据审批意见在相关文件或材料上加盖公章，并在《公章使用登记表》上进行登记。4.归档：公章使用完毕后，使用人应及时将《公章使用申请表》、相关文件或材料等交回行政管理部门进行归档保存。（三）使用审批1.一般性事务使用公章，由部门负责人审核后报公司行政管理部门审批。2.重要合同、协议、文件等使用公章，必须经过公司分管领导审批。3.涉及公司重大事项、法律纠纷等使用公章，需经公司总经理审批。（四）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。如因工作需要必须开具空白介绍信的，必须在介绍信上注明有效期限和使用范围，并经公司分管领导批准。2.公章的使用必须与申请事项一致，不得擅自更改或扩大使用范围。如因特殊情况需要更改使用范围的，必须重新办理审批手续。3.未经公司授权，任何人不得擅自使用公司公章。如发现擅自使用公章的行为，公司将依法追究相关人员的责任。五、公章的停用与销毁（一）停用原因1.公司名称变更、重组、注销等原因，导致公章不再使用。2.公章损坏、遗失或被盗用等原因，需要更换新的公章。3.其他原因需要停用公章的。（二）停用程序1.公章保管人员发现公章需要停用时，应及时填写《公章停用申请表》，详细说明停用原因，并经部门负责人签字确认。2.《公章停用申请表》提交至公司行政管理部门，行政管理部门审核后报公司分管领导审批。3.经公司分管领导审批通过后，公章保管人员应将停用的公章交回行政管理部门，并在《公章保管登记表》上进行注销登记。（三）销毁程序1.对于停用的公章，公司应按照相关法律法规的规定进行销毁。销毁前，应由行政管理部门会同公司审计部门对公章进行清点、核对，并填写《公章销毁申请表》。2.《公章销毁申请表》经公司分管领导审批通过后，由行政管理部门负责组织实施公章的销毁工作。销毁过程中，应至少有两名以上工作人员在场，并进行记录。3.公章销毁后，行政管理部门应将《公章销毁申请表》、销毁记录等相关资料进行归档保存。六、监督与检查（一）内部监督1.公司行政管理部门负责对公章的管理和使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保公章的管理和使用符合本办法的规定。2.公司审计部门负责对公章的使用情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见，并向公司管理层报告。（二）外部监督1.公司应接受上级主管部门、政府相关部门等的监督检查，积极配合做好公章管理的相关工作。2.对于违反本办法规定使用公章的行为，公司应及时进行纠正，并依法追究相关人员的责任。同时，应将处理结果向社会公开披露，接受社会监督。七、责任追究（一）违规责任1.凡违反本办法规定使用公章的，公司将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）保管责任1.公章保管人员因保管不善导致公章被盗用、冒用或遗失的，公司将视情节轻重给予保管人员批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因公章被盗用、冒用或遗失给公司造成经济损失或其他不良影响的，保管人员应承担相应的赔偿责任。构成