教育行业印章管理办法

教育行业印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，保障公司各项工作的顺利开展，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各类印章的管理，包括但不限于行政公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。（三）印章定义本办法所称印章，是指公司在对外交往与对内管理中，用以证明公司身份、行使公司职权、明确公司各种权利义务关系的印信凭证。（四）管理原则1.依法管理原则：印章管理必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保印章使用的合法性、规范性。2.分级负责原则：实行分级管理，明确各部门及人员在印章管理中的职责，确保印章管理责任落实到人。3.审批规范原则：印章使用必须经过严格的审批程序，确保用印事项真实、合法、有效。4.安全保密原则：加强印章保管，确保印章安全，防止印章被盗用、冒用或滥用，同时做好印章使用过程中的保密工作。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要提出刻制申请，经公司领导审批后，到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.刻制印章时，应向刻制单位提供公司营业执照副本复印件、法定代表人身份证明等相关资料，并明确印章的种类、规格、式样、文字等要求。3.新刻制的印章必须在公安机关备案，备案后方可启用。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，详细注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，经公司领导审批后，发布印章启用通知。2.印章启用通知应包括印章启用的具体日期、使用范围、管理要求等内容，并发送至公司各部门及相关人员。3.新印章启用后，原印章如有变更或废止，应及时办理相关手续，并发布印章变更或废止通知。三、印章的保管（一）保管责任1.公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.行政公章由行政部门负责人指定专人保管，合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管，财务专用章由财务部门负责人指定专人保管，法定代表人章由法定代表人或其授权人保管，部门章由各部门负责人指定专人保管。3.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人使用或委托他人代管。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得随意将印章带出办公场所，如因工作需要确需带出的，必须经公司领导批准，并办理相关借用手续。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。四、印章的使用（一）使用范围1.行政公章用于公司对外发文、签订合同、出具证明、报送报表等各类重要文件和事务。2.合同专用章用于公司对外签订各类合同、协议等经济法律文件。3.财务专用章用于公司财务结算、开具发票、银行账户管理等财务相关事务。4.法定代表人章用于公司法定代表人授权的相关事务，如签署法律文件、办理银行开户等。5.部门章用于本部门内部文件、通知、报表等事务的处理。（二）使用流程1.用印申请：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并经相关部门负责人审核签字。2.审批流程：行政公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章的使用，需经公司领导审批。部门章的使用，需经本部门负责人审批。3.印章使用：印章保管人员在审核用印申请和审批流程无误后，方可在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印情况。4.用印监督：用印过程中，印章保管人员应进行现场监督，确保用印文件与用印申请一致，防止错用、滥用印章。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按正常流程审批用印的，用印申请人应电话请示公司领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的合同用印，除按正常审批流程外，还需经公司法律顾问审核同意。五、印章的废止与销毁（一）废止情形1.公司名称变更、重组、分立、合并等原因导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续使用的。3.因法律法规、政策调整或公司内部管理需要，印章已不再适用的。（二）废止程序1.印章废止前，印章保管人员应填写《印章废止申请表》，详细注明印章名称、废止原因、废止日期等信息，并经相关部门负责人审核签字。2.经公司领导审批同意后，发布印章废止通知，明确印章废止的具体日期、范围等内容，并发送至公司各部门及相关人员。3.印章废止后，原印章保管人员应将印章及时交回行政部门，由行政部门统一保管。（三）销毁处理1.对于废止的印章，行政部门应定期进行清理，并填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、数量、销毁原因、销毁日期等信息，经公司领导审批后，进行销毁处理。2.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。3.印章销毁过程中，应安排专人负责监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁情况，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。六、监督与检查（一）监督职责1.公司行政部门负责对印章管理工作进行日常监督检查，确保印章管理规定的贯彻执行。2.公司审计部门负责对印章管理情况进行定期审计，检查印章使用的合法性、合规性和有效性。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人员是否严格遵守印章保管制度。2.印章使用情况：检查印章使用是否经过严格的审批程序，用印文件与用印申请是否一致，用印登记是否完整准确。3.印章废止与销毁情况：检查印章废止与销毁是否按规定程序办理，销毁过程是否符合要求。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知，要求相关部门或人员限期整改。2.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。3.因印章管理不善给公司