文献资源使用管理办法

文献资源使用管理办法一、总则（一）目的为了加强公司文献资源的管理，规范文献资源的使用行为，提高文献资源的利用效率，保障公司科研、生产、经营等各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有部门、员工对公司所拥有的各类文献资源的使用管理。（三）基本原则1.合法性原则文献资源的使用必须符合国家法律法规及相关行业标准，不得从事任何违法违规行为。2.规范性原则明确文献资源的采购、存储、借阅、归还、查阅等各个环节的操作规范，确保管理工作有序进行。3.高效性原则优化文献资源的配置，提高其使用效率，以满足公司不同部门和员工的工作需求。4.安全性原则保障文献资源的安全，防止文献资源的丢失、损坏、泄露等情况发生。二、文献资源的范围与分类（一）文献资源范围1.纸质文献：包括图书、期刊、报纸、报告、手册、档案等。2.电子文献：包括数据库、电子图书、电子期刊、电子文档、多媒体资料等。3.其他文献：如缩微制品、视听资料等。（二）文献资源分类1.根据学科领域分类：如自然科学、工程技术、社会科学、人文科学等。2.根据文献类型分类：如图书类、期刊类、报告类等。3.根据使用部门分类：如研发部门专用文献、生产部门参考文献、管理部门通用文献等。三、文献资源的采购（一）采购计划制定1.各部门应根据本部门的工作需求，于每年年底前向文献资源管理部门提交下一年度的文献资源采购申请计划。2.文献资源管理部门汇总各部门的采购申请计划后，结合公司整体发展战略和预算安排，制定公司年度文献资源采购计划。（二）采购渠道选择1.优先选择正规的图书供应商、数据库提供商等，确保所采购的文献资源质量可靠、来源合法。2.对于重要文献资源，可通过招标、询价等方式进行采购，以获取最优的采购价格和服务。（三）采购流程1.文献资源管理部门根据采购计划，向选定的供应商发送采购订单。2.供应商按照订单要求及时提供文献资源，并将相关发票等凭证提交给文献资源管理部门。3.文献资源管理部门对采购的文献资源进行验收，核对数量、质量、版本等信息，确保与订单一致。验收合格后，办理入库手续。四、文献资源的存储（一）存储环境要求1.设立专门的文献资源存储场所，保持存储场所的干燥、通风、温度适宜，避免文献资源因环境因素受损。2.对于纸质文献，应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质文献的安全保存。3.对于电子文献，应建立完善的存储系统，具备数据备份、恢复等功能，防止电子文献数据丢失。（二）存储方式1.纸质文献应按照分类、编号等方式进行上架存放，便于查找和管理。2.电子文献应按照存储系统的要求进行分类存储，并建立相应的索引和目录，方便检索。（三）库存管理1.定期对文献资源的库存进行盘点，确保账实相符。2.对于长期未使用或损坏的文献资源，应及时进行清理和处理。五、文献资源的借阅（一）借阅权限1.公司员工根据工作需要，可申请借阅公司文献资源。2.不同岗位和级别的员工，借阅权限有所不同。例如，普通员工每次借阅数量一般不超过[X]本，借阅期限不超过[X]天；部门负责人借阅数量可适当放宽至[X]本，借阅期限不超过[X]天等。具体借阅权限由文献资源管理部门根据实际情况制定并公布。（二）借阅申请1.员工如需借阅文献资源，应填写借阅申请表，注明借阅文献的名称、数量、预计归还日期等信息。2.将借阅申请表提交给所在部门负责人审批，部门负责人应根据工作实际情况，对借阅申请进行审核并签署意见。（三）借阅办理1.借阅申请表经部门负责人审批通过后，员工持申请表到文献资源管理部门办理借阅手续。2.文献资源管理部门工作人员根据申请表内容，为员工办理文献资源的借阅登记，并发放文献资源。（四）借阅期限与续借1.员工应按照规定的借阅期限归还所借文献资源。如需续借，应在借阅期限届满前[X]天向文献资源管理部门提出续借申请，经批准后方可续借，续借期限一般不超过[X]天。2.逾期未还且未办理续借手续的，文献资源管理部门将按照相关规定进行催还，并视情节轻重给予相应的处理。（五）归还1.员工归还所借文献资源时，应确保文献资源的完整性，无损坏、缺页等情况。2.文献资源管理部门工作人员对归还的文献资源进行验收，验收合格后办理归还手续，并在借阅登记记录中注明归还日期。六、文献资源的查阅（一）查阅地点与方式1.设立专门的文献资源查阅室，供员工查阅纸质文献。员工可在查阅室内按照规定的流程查阅所需文献。2.对于电子文献，员工可通过公司内部网络访问相应的数据库进行查阅。文献资源管理部门应提供必要的技术支持和培训，确保员工能够熟练使用电子文献查阅系统。（二）查阅申请1.员工如需查阅文献资源，应填写查阅申请表，注明查阅文献的名称、查阅目的等信息。2.将查阅申请表提交给所在部门负责人审批，部门负责人应根据工作实际情况，对查阅申请进行审核并签署意见。（三）查阅办理1.查阅申请表经部门负责人审批通过后，员工持申请表到文献资源管理部门办理查阅手续。2.文献资源管理部门工作人员根据申请表内容，为员工提供相应的文献资源查阅服务，并做好查阅记录。（四）查阅限制1.涉及公司机密的文献资源，未经公司授权，不得查阅。2.对于珍贵、稀缺的文献资源，应限制查阅人数和查阅时间，以确保文献资源的安全和完整。七、文献资源的使用规范（一）一般使用规范1.员工应爱护文献资源，不得在文献资源上随意涂写、标记、撕毁等。2.借阅的文献资源应妥善保管，不得转借他人。3.在查阅室内查阅文献时，应保持安静，遵守查阅室的各项规定。（二）特殊文献资源使用规范1.对于涉及知识产权的文献资源，如专利文献、学术论文等，员工应严格遵守相关法律法规，不得擅自复制、传播、使用。2.对于内部资料性文献资源，员工应严格按照公司规定的范围和方式使用，不得对外泄露。八、文献资源的维护与更新（一）维护1.定期对文献资源进行检查和维护，及时发现并处理文献资源存在的问题，如纸质文献的破损修复、电子文献的数据更新等。2.对文献资源的存储设备、查阅系统等进行日常维护和保养，确保其正常运行。（二）更新1.根据公司业务发展和行业动态，及时更新文献资源。对于时效性较强的文献资源，如期刊、报告等，应定期进行补充和更新。2.关注文献资源的版本更新情况，及时替换旧版本的文献资源，确保公司所拥有的文献资源具有较高的时效性和准确性。九、文献资源的安全管理（一）安全制度1.建立健全文献资源安全管理制度，明确安全管理责任，加强对文献资源采购、存储、借阅、查阅等各个环节的安全管理。2.对涉及文献资源安全的岗位和人员进行定期培训，提高其安全意识和防范能力。（二）安全措施1.加强对文献资源存储场所的安全防范，安装必要的安全监控设备、防盗报警装置等。2.对电子文献资源采取加密存储、访问控制等安全措施，防止电子文献数据泄露。3.定期对文献资源进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。（三）应急处理1.制定文献资源安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、被盗、数据丢失等突发事件时的应急处理流程和措施。2.定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力，确保能够及时、有效地处理文献资源安全事故。十、监督与考核（一）监督检查1.文献资源管理部门定期对各部门文献资源的使用情况进行监督检查，检查内容包括文献资源的采购计划执行情况、借阅归还情况、查阅记录情况、使用规范遵守情况等。2.对监督检查中发现的问题，及时向相关部门和员工提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将文献资源使用管理情况纳入公司员