零售品公司合同管理制度

零售品公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强本零售品公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于商品采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得显失公平，维护双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。（四）职责分工1.合同管理部门：负责公司合同管理制度的制定、修订和解释；指导、监督各部门合同管理工作；参与重大合同的谈判、起草、审核等工作；负责合同的登记、归档、统计等工作。2.业务部门：负责合同的发起、谈判、起草、履行等工作；配合合同管理部门进行合同审核；及时向合同管理部门反馈合同履行情况。3.法务部门：负责对合同进行法律审核，提出法律意见和建议；参与重大合同的谈判、起草等工作；处理合同纠纷的法律事务。4.财务部门：负责对合同的资金收付进行审核和监督；参与合同的成本核算和风险评估；提供财务方面的专业意见和建议。二、合同的签订（一）合同签订流程1.合同发起：业务部门根据业务需要，发起合同签订申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人情况、合同主要条款等内容，并提交相关资料。2.合同审核：合同管理部门收到《合同签订申请表》及相关资料后，进行初步审核，重点审核合同的必要性、合规性、条款完整性等。审核通过后，将申请表及相关资料转法务部门进行法律审核。法务部门对合同进行法律审查，重点审查合同的合法性、有效性、风险防范等方面，提出法律意见和建议。审核通过后，将合同返回合同管理部门。合同管理部门将审核通过的合同提交公司领导审批。公司领导根据合同的性质、金额等情况进行审批，签署审批意见。3.合同签订：业务部门根据公司领导的审批意见，与对方当事人签订合同。合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。合同一式多份，分别由业务部门、合同管理部门、法务部门、财务部门等留存。（二）合同文本要求1.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。2.合同应明确双方当事人的名称、地址、联系方式等基本信息。3.合同应明确合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。4.合同应根据具体情况，约定相关的附件，如技术协议、质量标准、验收报告等。5.合同文本应符合国家法律法规和行业标准的要求，不得含有违法、违规、显失公平等条款。（三）合同印章管理1.公司设立合同专用章，由合同管理部门负责保管和使用。2.合同专用章的使用应严格按照公司印章管理制度的规定执行，未经授权不得擅自使用。3.合同签订时，业务部门应将合同文本提交合同管理部门审核，审核通过后，由合同管理部门加盖合同专用章。4.合同专用章应妥善保管，如有遗失、被盗等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施。三、合同的履行（一）履行原则1.全面履行原则：合同双方应按照合同约定的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式等全面履行自己的义务。2.协作履行原则：合同双方在履行合同过程中应相互协作，共同完成合同约定的义务。3.经济合理原则：合同双方在履行合同过程中应遵循经济合理的原则，降低履行成本，提高经济效益。（二）履行跟踪与监督1.业务部门负责合同的履行跟踪，及时了解合同履行情况，发现问题及时解决。2.合同管理部门负责对合同履行情况进行监督，定期检查合同履行进度，督促业务部门按时履行合同义务。3.财务部门负责对合同的资金收付进行监督，确保资金收付符合合同约定和公司财务管理制度的要求。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时通知对方当事人，并办理合同解除手续。合同解除后，双方应按照合同约定进行结算和清理。四、合同的风险防范（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期组织对合同风险进行识别和评估，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如市场风险、信用风险、法律风险等。2.根据风险识别和评估的结果，制定相应的风险应对措施，降低合同风险。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：加强市场调研，及时了解市场动态，合理确定合同价格和履行期限；签订价格调整条款，降低市场价格波动对合同履行的影响。2.信用风险应对措施：对对方当事人的信用状况进行调查和评估，选择信用良好的合作伙伴；要求对方提供担保或采取其他信用风险防范措施；加强合同履行过程中的信用监控，及时发现和解决信用问题。3.法律风险应对措施：加强合同法律审核，确保合同条款符合法律法规的要求；聘请专业律师作为法律顾问，为合同管理提供法律支持；及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。五、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则1.协商解决原则：合同纠纷发生后，双方应首先通过协商解决纠纷，尽量达成和解协议。2.依法处理原则：合同纠纷的处理应遵守国家法律法规的规定，不得违反法律法规的强制性规定。3.及时处理原则：合同纠纷发生后，双方应及时采取措施处理纠纷，避免纠纷扩大化。（二）纠纷处理流程1.纠纷报告：业务部门在发现合同纠纷后，应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。2.纠纷调查：合同管理部门收到纠纷报告后，应组织相关人员对纠纷情况进行调查，了解纠纷的原因、经过、现状等情况。3.纠纷协商：合同管理部门根据纠纷调查的结果，组织双方当事人进行协商，寻求解决纠纷的途径。协商过程中，应充分听取双方当事人的意见和建议，尊重双方当事人的合法权益。4.纠纷调解：如协商不成，合同管理部门可以根据双方当事人的意愿，组织双方当事人进行调解。调解过程中，应遵循自愿、合法、公正的原则，促使双方当事人达成调解协议。5.纠纷仲裁或诉讼：如协商和调解均不成，合同管理部门应根据合同约定或法律法规的规定，及时向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，应积极配合仲裁机构或人民法院的工作，提供相关证据和资料，维护公司合法权益。六、合同的档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门。2.合同管理部门应负责收集合同履行过程中的相关资料，如补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理1.合同管理部门应对收集到的合同及相关资料进行整理，按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类归档。2.合同档案应包括合同文本、合同签订申请表、合同审核意见、合同审批文件、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证等资料。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理的相关规定进行保管，定期进行检查和清理，防止档案损坏、丢失等情况的发生。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将合同档案带出档案室。查阅人员不得在合同档案上涂