集团公司级档案管理制度

集团公司级档案管理制度一、总则（一）目的为加强集团公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在集团生产、经营、管理和发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团公司总部及所属各子公司、分公司和直属机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。集团公司档案工作实行集中统一领导，由集团办公室负责归口管理，各部门、各单位指定专人负责本部门、本单位的档案收集、整理、保管和移交工作。2.完整性原则。档案管理应涵盖集团公司各项业务活动形成的各类文件材料，确保档案的全面、完整。3.准确性原则。档案内容应真实、准确地反映集团公司的历史和现状，以及各项业务活动的实际情况。4.安全性原则。采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.服务性原则。档案管理工作应围绕集团公司中心工作，为生产、经营、管理和决策提供及时、有效的档案信息服务。（四）定义1.档案：是指集团公司在各项业务活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括纸质文件、电子文件、照片、音像、实物等。2.归档：是指各部门、各单位将办理完毕、具有保存价值的文件材料按照规定的范围、程序和要求移交档案部门集中管理的过程。3.档案整理：是指按照一定的原则和方法，对归档文件材料进行分类、编号、装订、编目等，使之有序化的过程。4.档案保管期限：是指对档案划定的保存年限，分为永久、长期（30年）和短期（10年）。二、档案管理机构及职责（一）集团办公室档案管理部门1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定集团公司档案管理制度并组织实施。2.负责集团公司总部档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交等工作。3.指导和监督所属各子公司、分公司和直属机构的档案管理工作，组织开展档案业务培训和交流活动。4.负责集团公司档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。5.参与集团公司重大项目和重要活动的档案管理工作，提供档案支持和服务。（二）各部门、各单位档案管理职责1.负责本部门、本单位文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整、准确。2.按照集团公司档案管理制度的要求，定期将本部门、本单位办理完毕、具有保存价值的文件材料移交集团办公室档案管理部门归档。3.明确一名负责人分管档案工作，指定专人负责本部门、本单位档案的日常管理，包括档案的收集、整理、保管、借阅等工作。4.配合集团办公室档案管理部门做好档案的鉴定、统计、利用等工作，积极提供档案信息服务。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.集团公司各部门、各单位在开展各项业务活动过程中，应按照国家有关法律法规和集团公司的规定，及时形成各种形式和载体的文件材料。2.文件材料的形成应符合以下要求：内容真实、准确、完整，与业务活动实际情况相符。格式规范、字迹清晰、签字盖章齐全。载体符合档案保管要求，便于长期保存和利用。（二）文件材料的收集范围1.反映集团公司生产、经营、管理和发展等方面的文件材料，包括但不限于：公司章程、董事会决议、股东会决议、监事会决议等。年度工作计划、总结、报告等。财务报表、审计报告、税务资料等。项目立项、可行性研究报告、设计方案、招投标文件、合同协议等。生产技术文件、质量控制文件、设备维护文件等。人事档案、劳动工资文件、教育培训文件等。安全环保文件、应急预案等。对外宣传资料、企业文化建设文件等。2.反映集团公司重要会议、重大活动的文件材料，包括但不限于：会议通知、议程、报告、决议、纪要等。活动方案、策划书、讲话稿、照片、音像等。3.反映集团公司与外部单位往来的文件材料，包括但不限于：来函、复函、协议、合同等。合作项目文件、交流活动文件等。4.其他具有保存价值的文件材料。（三）文件材料的收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对于电子文件，应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.各部门、各单位在工作结束后，应及时将办理完毕的文件材料进行整理，按照分类方案进行分类存放，便于集中移交。四、档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息资源共享。（二）整理方法1.纸质文件整理分类：按照档案分类方案，将文件材料分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、财务管理、人力资源、安全环保等类别。编号：对每一份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。装订：去除文件材料上的金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件整齐、牢固。编目：填写卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等项目。装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，并在档案盒上填写盒号、年度、保管期限、起止件号、盒内文件页数等信息。2.电子文件整理分类：按照纸质文件的分类方案对电子文件进行分类。命名：电子文件的命名应简洁明了，能够准确反映文件的内容和主题，一般采用“年度+机构+题名+日期+版本号”的格式。存储：电子文件应存储在专用的存储设备上，并建立相应的存储目录结构，便于查找和管理。元数据著录：对电子文件的元数据进行著录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、格式、大小、存储位置等信息，确保电子文件的可识别性和可追溯性。（三）整理要求1.整理工作应在文件材料收集齐全、完整的基础上进行，确保整理后的档案符合质量要求。2.整理过程中应认真核对文件材料的内容和编号，确保准确无误。3.对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制，保证档案的完整性。4.整理后的档案应编制档案目录，包括纸质档案目录和电子档案目录，便于查询和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.集团办公室档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应按照档案分类方案进行分类存放，采用密集架或档案柜等方式进行保管，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行异地备份，确保电子档案的安全。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.照片、音像等特殊载体档案应单独整理、编目，采用专门的保管设备进行保管，如照片册、光盘盒等，并注明相关信息。4.实物档案应进行分类保管，如奖杯、证书、印章等，应建立实物档案清单，注明实物名称、来源、日期等信息。（三）保管期限1.档案保管期限的划分应根据国家有关规定和集团公司的实际情况，按照档案的重要程度、历史价值和现实利用价值等因素确定。2.永久保管的档案主要包括：集团公司的重要规章制度、章程、决议等。涉及集团公司重大权益、重要资产、核心技术等方面的文件材料。具有历史查考价值的重要文件材料。3.长期保管（30年）的档案主要包括：集团公司年度工作计划、总结、报告等。一般业务活动中形成的重要文件材料。具有一定历史价值和现实利用价值的文件材料。4.短期保管（10年）的档案主要包括：一般性业务活动中形成的文件材料。临时性工作中形成的文件材料。只在一定时期内具有查考价值的文件材料。（四）档案的定期检查1.集团办公室档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每年至少进行一次全面检查，对重点档案应增加检查频次。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、利用情况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.对检查中发现的档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，进行修复或补充，并向上级主管部门报告。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.集团办公室档案管理部门应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门代表组成，负责档案的鉴定工作。2.档案鉴定小组应定期对保管期满的档案进行鉴定，确保档案鉴定工作的科学性、准确性和公正性。（二）鉴定标准1.档案鉴定应依据国家有关规定和集团公司档案保管期限表，结合档案的实际情况，对档案的价值进行综合评估。2.对于已超过保管期限但仍具有重要历史价值、现实利用价值或法律凭证作用的档案，应继续保存。3.对于已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出档案鉴定意见，填写档案鉴定表，注明档案的名称、年度、保管期限、鉴定理由等信息。2.档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，必要时可征求相关部门的意见。3.经档案鉴定小组审核通过的档案鉴定意见，报集团公司主管领导审批。4.档案鉴定工作结束后，应形成档案鉴定工作报告，对鉴定工作的组织情况、鉴定标准、鉴定结果等进行总结和说明。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。2.档案销毁清册应经档案鉴定小组组长和集团公司主管领导签字确认。3.档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中应有专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁清册应永久保存，作为档案销毁工作的记录。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应遵守国家有关法律法规和集团公司的规定，确保档案信息的安全和合法使用。2.服务大局原则。档案利用应围绕集团公司中心工作，为生产、经营、管理和决策提供及时、有效的档案信息服务。3.方便快捷原则。档案管理部门应简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用范围1.集团公司内部人员因工作需要，可查阅、借阅、复印档案。2.外部单位因工作需要，经集团公司主管领导批准，可查阅、借阅与本单位业务相关的档案。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照国家有关规定进行管理和利用，确保档案信息不泄露。（三）利用手续1.集团公司内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、年度、保管期限、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.外部单位查阅、借阅档案，应提交单位介绍信、查阅申请表等材料，经集团公司主管领导批准后，由档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.档案查阅、借阅申请表应注明查阅、借阅期限，查阅期限一般不超过15个工作日，借阅期限一般不超过30个工作日，如需延期，应办理延期手续。4.查阅、借阅档案时，利用者应遵守档案管理部门的规定，爱护档案，不得擅自涂改、伪造、损毁、转借档案。（四）利用服务1.档案管理部门应设立专门的档案查阅室，为利用者提供查阅档案的场所和设备。2.档案管理人员应热情接待利用者，及时为利用者提供所需的档案信息，并做好利用登记工作。3.对于利用者需要复印的档案材料，档案管理人员应按照规定进行复印，并加盖档案管理部门印章。4.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求，为档案管理工作提供参考依据。八、档案的信息化建设（一）建设目标1.建立完善的集团公司档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作的效率和质量，降低档案管理成本，为集团公司的发展提供有力的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化加工：对纸质档案、照片、音像等档案进行数字化扫描，建立数字化档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合集团公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.数据安全保障体系建设：建立档案数据备份、恢复、存储等安全保障机制，确保档案数据的安全可靠。4.信息资源共享平台建设：搭建档案信息资源共享平台，实现集团公司内部各部门之间档案信息的共享和交换。（三）实施步骤1.规划设计阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、建设内容、实施步骤和保障措施等。2.系统选型阶段：根据档案信息化建设规划，进行档案管理信息系统的选型和采购工作。3.数字化加工阶段：组织开展档案数字化加工工作，按照相关标准和规范进行档案扫描、图像处理、数据挂接等工作。4.系统实施阶段：进行档案管理信息系统的安装、调试、培训和上线运行等工作，确保系统的稳定运行和正常使用。5.验收评估阶段：对档案信息化建设项目进行验收评估，总结经验教训，不断完善档案信息化建设工作。（四）管理与维护1.建立档案信息化管理制度，明确档案管理信息系统的使用、维护