集团公司相关方管理制度

集团公司相关方管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范集团公司与相关方的各类活动，加强对相关方的管理，有效控制与相关方活动有关的风险，确保集团公司的生产经营活动安全、稳定、有序进行，保障员工生命健康和公司财产安全，维护公司良好的社会形象。（二）适用范围本制度适用于集团公司总部及所属各子公司、分公司（以下统称“公司”）与相关方之间的各类业务往来、合作项目、工程建设、服务提供、物资采购、设备租赁等活动。相关方包括但不限于供应商、承包商、分包商、服务商、合作伙伴、来访人员等。（三）基本原则1.合法合规原则严格遵守国家法律法规、行业标准及地方政府有关规定，确保公司与相关方的活动合法合规。2.风险防控原则对与相关方活动有关的风险进行全面识别、评估和控制，采取有效措施防范各类风险，保障公司利益。3.诚信合作原则秉持诚信、公平、公正的原则，与相关方建立良好的合作关系，实现互利共赢。4.全过程管理原则对相关方管理实行全过程动态管理，涵盖准入、合同签订、作业过程监督、绩效评价、退出等各个环节。二、相关方定义与分类（一）相关方定义本制度所称相关方，是指与集团公司及其所属单位有直接或间接业务往来，可能影响公司生产经营活动或受公司生产经营活动影响的各类组织或个人。（二）相关方分类1.供应商：为公司提供原材料、设备、零部件、办公用品等物资或服务的单位或个人。2.承包商：承接公司工程建设、设备安装、维修改造等项目的单位。3.分包商：承包商将其承包项目中的部分工程或工作分包给的其他单位。4.服务商：为公司提供技术支持、咨询服务、物流运输、物业管理等专业服务的单位或个人。5.合作伙伴：与公司在业务拓展、资源共享、技术研发等方面开展合作的其他单位。6.来访人员：因业务洽谈、参观考察、学习交流等原因进入公司办公区域或生产场所的外部人员。三、相关方准入管理（一）准入申请1.相关方如需与公司建立业务关系，应向公司对口管理部门提交准入申请。申请材料应包括但不限于营业执照副本、资质证书、安全生产许可证、业绩证明、人员资质、设备清单、服务方案、质量保证措施、应急处置预案等。2.申请材料应真实、有效、完整，能够充分证明相关方具备承接公司业务的能力和条件。（二）资质审查1.公司对口管理部门收到准入申请后，应组织相关专业人员对申请材料进行初审。初审内容包括相关方的主体资格、经营范围、资质等级、业绩信誉、人员资质、设备状况等是否符合公司要求。2.对于重大项目或关键业务的相关方，初审通过后，还应进行实地考察。实地考察内容包括相关方的生产经营场所、设备设施、管理水平、人员素质、安全环保措施等情况。3.根据初审和实地考察结果，公司对口管理部门填写《相关方准入审查表》，提出审查意见，报公司主管领导审批。（三）准入审批1.公司主管领导根据审查意见，对相关方准入申请进行审批。审批通过的，由公司对口管理部门向相关方发出《准入通知书》；审批不通过的，应向相关方说明理由。2.《准入通知书》应明确相关方的准入业务范围、有效期、双方权利义务等内容。相关方应在收到《准入通知书》后[X]个工作日内，与公司签订相关业务合同或协议。（四）准入有效期管理1.相关方准入有效期一般为[X]年。有效期届满前，相关方如需继续与公司开展业务，应提前[X]个月向公司对口管理部门提出续期申请。2.公司对口管理部门应按照准入审查程序，对相关方进行复审。复审合格的，予以续期；复审不合格的，取消其准入资格。3.在准入有效期内，如相关方出现重大违法违规行为、严重质量安全问题、严重违约行为等，公司有权立即取消其准入资格，并依法追究其责任。四、相关方合同管理（一）合同签订1.公司与相关方开展业务活动，应签订书面合同或协议。合同或协议应明确双方的权利义务、工作范围、质量标准、安全要求、费用结算、违约责任、争议解决方式等内容。2.合同签订前，公司法律事务部门应对合同条款进行审核，确保合同内容合法合规、公平合理、权利义务对等。审核通过后，由公司授权代表与相关方签订合同。3.严禁无合同或协议开展业务活动。特殊情况下，如因紧急抢修、抢险救灾等需要立即开展业务的，应在业务开展后的[X]个工作日内补签合同或协议。（二）合同履行1.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。公司对口管理部门应负责跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.相关方应按照合同约定的时间、质量、数量等要求提供产品或服务。如因特殊原因需要变更合同内容的，应提前[X]个工作日书面通知公司，并经公司书面同意后方可变更。3.公司应按照合同约定及时支付相关费用。在支付费用前，公司财务部门应审核相关方提供的发票、验收报告等凭证，确保支付依据充分、合规。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.变更或解除合同的协议应明确变更或解除的原因、内容、时间、双方责任等事项。协议签订后，双方应按照协议约定履行各自的义务。3.因相关方原因导致合同变更或解除的，相关方应承担由此给公司造成的损失。（四）合同档案管理1.公司合同管理部门应建立健全合同档案管理制度，对合同签订、履行、变更、解除等全过程的文件资料进行整理、归档和保管。2.合同档案应包括合同文本、准入申请材料、审查表、实地考察报告、授权委托书、发票、验收报告、付款凭证、变更或解除协议等相关资料。3.合同档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。保管期满后，如需销毁，应按照公司档案管理制度的规定进行审批和销毁。五、相关方作业过程管理（一）安全管理1.相关方在公司作业现场应遵守公司的安全管理制度，接受公司的安全监督检查。相关方应建立健全安全生产管理制度，配备必要的安全管理人员和安全设施设备，确保作业过程安全。2.公司应对相关方作业人员进行安全培训教育，使其熟悉公司的安全规章制度和作业现场的安全环境。培训教育内容应包括安全操作规程、事故案例分析、应急处置方法等。3.相关方作业人员应正确佩戴和使用劳动防护用品，遵守安全操作规程，严禁违章作业。在作业现场设置明显的安全警示标志，采取有效的安全防护措施，防止发生安全事故。4.公司应与相关方签订安全生产管理协议，明确双方的安全生产管理职责和应当采取的安全措施。在同一作业区域内进行交叉作业时，双方应签订专门的安全生产管理协议，指定专职安全生产管理人员进行现场统一协调管理。（二）质量管理1.相关方应按照合同约定的质量标准提供产品或服务。公司应对相关方提供的产品或服务进行质量检验和验收，确保其符合质量要求。2.公司应建立健全质量管理体系，加强对相关方的质量管理。定期对相关方的质量管理情况进行检查和评估，发现问题及时督促其整改。3.相关方应建立质量追溯制度，对产品或服务的质量问题进行追溯和处理。如因相关方原因导致产品或服务出现质量问题，相关方应承担相应的责任，负责免费更换、维修或赔偿等。（三）环境保护管理1.相关方在公司作业现场应遵守国家和地方有关环境保护法律法规，采取有效的环境保护措施，减少污染物排放，防止环境污染。2.公司应对相关方作业过程中的环境保护情况进行监督检查。相关方应按照环保要求设置环保设施设备，对产生的废水、废气、废渣等污染物进行妥善处理。3.在作业现场进行可能产生环境污染的作业时，相关方应提前向公司报告，并采取相应的防护措施。如因相关方原因导致环境污染事故，相关方应承担全部责任，负责消除污染、恢复原状，并赔偿公司因此遭受的损失。（四）现场监督检查1.公司对口管理部门应定期对相关方作业现场进行监督检查，检查内容包括安全管理、质量管理、环境保护管理等方面。2.监督检查可采取日常巡查、专项检查、季节性检查、节假日检查等方式进行。对检查中发现的问题，应下达《整改通知书》，责令相关方限期整改。3.相关方应按照《整改通知书》的要求，制定整改措施，落实整改责任，按时完成整改任务。整改完成后，应向公司提交整改报告，申请复查。公司对口管理部门应及时组织复查，对整改情况进行验收。六、相关方绩效评价与激励约束（一）绩效评价1.公司应建立相关方绩效评价制度，定期对相关方的工作表现进行评价。绩效评价内容包括工作质量、工作进度、安全管理、质量管理、环境保护管理、合同履行情况、服务态度等方面。2.绩效评价可采取定量与定性相结合的方式进行。定量评价指标可包括产品质量合格率、服务满意度、安全事故发生率、环保达标率、合同履约率等；定性评价指标可包括工作配合度、沟通协调能力、应急处置能力等。3.公司对口管理部门应根据绩效评价结果，填写《相关方绩效评价表》，对相关方进行综合评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（二）激励措施1.对于绩效评价结果为优秀的相关方，公司可给予以下激励措施：在下次业务合作中给予优先考虑；颁发荣誉证书或奖牌；给予一定的物质奖励。2.对于在安全管理、质量管理、环境保护管理等方面表现突出的相关方，公司可单独给予专项奖励。（三）约束措施1.对于绩效评价结果为不合格的相关方，公司可采取以下约束措施：发出书面警告，责令限期整改；暂停业务合作，直至整改合格；扣除一定比例的合同款项或保证金；取消准入资格。2.对于违反公司安全管理、质量管理、环境保护管理等规定，造成严重后果的相关方，公司将依法追究其法律责任，并要求其承担相应的经济赔偿责任。七、相关方退出管理（一）主动退出1.相关方在合同期满后，如不再与公司开展业务，应提前[X]个月向公司对口管理部门提交书面退出申请。2.公司对口管理部门收到退出申请后，应组织相关人员对相关方的业务交接情况进行检查。如业务交接完成，且无遗留问题的，公司应办理相关方退出手续，并退还其剩余保证金等款项。（二）被动退出1.在合同履行过程中，如相关方出现下列情形之一的，公司有权责令其退出：严重违反国家法律法规、行业标准及公司规章制度的；发生重大安全事故、质量事故、环境污染事故的；严重违约，给公司造成重大损失的；连续两次绩效评价结果为不合格的；其他不符合公司要求的情形。2.公司责令相关方退出时，应向其发出书面通知，说明退出原因和时间要求。相关方应在接到通知后的[X]个工作日内，按照公司要求办理业务交接手续，并撤离公司作业现场。3.相