银保监关于印章管理制度

银保监关于印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章，包括但不限于行政公章、合同专用章、财务专用章、业务专用章等。（三）印章管理原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及行业监管要求。2.安全性原则：确保印章存放安全，使用过程可追溯，防止印章被盗用、冒用。3.规范性原则：明确印章管理流程，规范印章使用审批，保证印章使用的准确性和严肃性。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政管理部门。2.行政管理部门审核申请表内容，确保符合公司实际需求及相关规定。审核通过后，报公司分管领导审批。3.经公司分管领导批准后，行政管理部门统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。4.印章刻制完成后，行政管理部门应及时与刻制单位办理交接手续，检查印章外观、规格、材质等是否符合要求，并留存印章印模。（二）印章启用1.新印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并附上印章印模。2.《印章启用申请表》经公司分管领导审批后，行政管理部门负责在公司内部发布印章启用通知，明确印章的启用时间、使用范围及相关注意事项。3.印章启用后，行政管理部门应将印章启用情况记录在《印章管理台账》中，包括印章名称、启用日期、保管人等信息。三、印章的保管（一）保管责任1.公司各类印章实行专人保管制度，明确印章保管责任人。保管责任人应具备高度的责任心和保密意识，确保印章安全。2.行政公章、合同专用章、财务专用章等重要印章由行政管理部门、财务管理部门等指定专人保管；业务专用章由相关业务部门指定专人保管。3.印章保管责任人因工作变动等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续，确保印章安全过渡。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.严禁将印章随意放置或带出办公区域，确因工作需要携带外出的，必须经公司分管领导批准，并办理相关登记手续，使用完毕后及时归还。3.印章保管责任人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏、遗失等情况，应立即报告上级领导，并采取相应的补救措施。四、印章的使用（一）使用范围1.行政公章：用于公司对外发文、开具介绍信、报送报表、签订合同等重要事项。2.合同专用章：专门用于签订各类合同。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务。4.业务专用章：用于公司特定业务领域的文件、凭证、报表等的盖章确认。（二）使用流程1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息，并附上相关文件材料。2.《印章使用申请表》经部门负责人审核签字后，提交至印章保管部门。3.印章保管部门对用印申请进行审核，重点审核用印事项是否符合公司规定、文件内容是否真实合法、手续是否齐全等。审核通过后，报公司分管领导审批。4.经公司分管领导批准后，印章保管责任人方可在用印申请人在场的情况下进行用印操作，并在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印人等信息。5.用印完成后，印章保管责任人应在用印文件上加盖骑缝章，并将《印章使用申请表》、相关文件材料等整理归档。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按正常流程进行用印审批的，用印申请人可通过电话、短信等方式向公司分管领导请示，经同意后先进行用印操作，但事后必须及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的合同用印，应经公司总经理办公会或董事会审议通过后，方可按规定流程用印。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由印章保管部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称等信息，并附上需要停用的印章。2.《印章停用申请表》经公司分管领导审批后，印章保管部门负责在公司内部发布印章停用通知，明确停用时间及相关后续处理要求。3.印章停用后，印章保管责任人应将印章妥善保管，不得擅自销毁或使用。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的印章，由印章保管部门定期进行清理，并填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、停用时间、销毁原因等信息。2.《印章销毁申请表》经公司分管领导审批后，由行政管理部门会同审计部门等相关人员共同对印章进行销毁。3.印章销毁应采用适当的方式，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由参与销毁人员签字确认。4.印章销毁完成后，行政管理部门应将《印章销毁申请表》及销毁记录等相关资料整理归档。六、监督与检查（一）内部监督1.公司行政管理部门负责定期对印章管理情况进行检查，重点检查印章保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。2.审计部门应定期对印章管理进行审计监督，检查印章管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因印章管理不善给公司造成经济损失或不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追