控股子公司公章管理制度

控股子公司公章管理制度一、总则（一）目的为加强控股子公司公章管理，规范公章使用行为，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于控股子公司及其下属各部门、分支机构在经营管理活动中涉及公章使用的相关事宜。（三）定义1.公章：指控股子公司经法定程序刻制的，代表公司对外行使权力、承担责任的印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.使用部门：指控股子公司内具体负责使用公章办理相关业务的部门或分支机构。3.保管人：指负责保管公章并按照本制度规定履行保管职责的人员。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.控股子公司因业务需要刻制公章，应填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息，并提交相关证明文件（如公司设立批准文件、营业执照副本等）。2.《公章刻制申请表》经子公司总经理审批后，由专人负责办理刻制手续。刻制公章必须选择具有公安机关指定资质的正规印章制作单位，确保公章的规格、样式、材质等符合国家法律法规和行业标准要求。3.新刻制的公章应在制作完成后及时进行备案。备案材料包括：《公章刻制申请表》、刻制单位营业执照副本复印件、刻制公章的印模等。备案手续由子公司行政部门负责办理，确保公章刻制的合法性和可追溯性。（二）启用1.新刻制的公章启用前，应进行登记造册。登记内容包括公章名称、编号、规格、样式、启用日期、保管人等信息，并填写《公章启用登记表》。2.公章启用时，应由子公司行政部门会同相关部门共同确认公章的印模与备案印模一致，并在《公章启用登记表》上签字确认。3.公章启用后，应及时通知控股子公司内部各部门及相关外部单位，告知新公章的启用情况及使用注意事项。三、公章的保管（一）保管原则1.公章保管实行专人负责制，确保公章安全、妥善保管。保管人应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守本制度规定，不得擅自将公章交予他人保管或使用。2.公章保管应遵循“谁保管、谁负责”的原则，保管人应对公章的使用情况进行详细记录，并承担因保管不善导致公章丢失、被盗、损坏等后果的相应责任。（二）保管地点1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在有专人负责的办公室或档案室等场所。2.保管公章的场所应具备必要的安全防范措施，如安装监控设备、配备防盗报警装置等，确保公章存放环境安全。（三）保管人职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章存放安全，防止公章丢失、被盗、损坏等情况发生。2.严格按照本制度规定的程序和要求使用公章，对每一次公章使用进行详细登记，记录使用时间、使用部门、使用事由、批准人等信息，并留存相关使用凭证。3.定期检查公章的使用情况，如发现异常情况应及时报告子公司总经理，并采取相应措施进行处理。4.未经子公司总经理批准，不得擅自将公章带出公司办公场所。如因特殊情况需要带出，必须经总经理批准，并办理相关借用手续，确保公章在使用过程中的安全。5.公章保管人因工作调动、离职等原因不再负责公章保管时，应及时办理公章交接手续，确保公章交接清楚、责任明确。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于以下事项：以公司名义对外签订的各类合同、协议、文件等；公司对外发布的公告、通知、函件等；公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证照的年检、变更、注销等手续；公司员工的劳动合同签订、离职证明开具等人事相关文件；其他需要加盖公司公章的事项。2.合同专用章主要用于公司对外签订的各类经济合同、业务协议等。3.财务专用章主要用于公司财务收支、资金结算、票据开具等财务相关业务。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授权范围内的相关业务，如银行开户、支票签发、文件签署等。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人需要加盖公章时，应填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事由、文件名称、文号、使用时间等信息，并附上相关证明材料（如合同草案、文件初稿等）。2.审批：《公章使用申请表》经使用部门负责人审核签字后，按照以下审批权限进行审批：一般事项，由子公司分管领导审批；重要事项或涉及金额较大的事项，由子公司总经理审批；重大事项或涉及公司战略、投资、融资等事项，需报控股公司审批。3.登记：公章保管人在收到经审批后的《公章使用申请表》后，应对申请事项进行认真核对，确认无误后在《公章使用登记表》上详细记录使用时间、使用部门、使用事由、批准人、盖章文件名称及文号等信息，并留存《公章使用申请表》及相关证明材料。4.盖章：公章保管人应严格按照审批意见在文件或材料上加盖公章，并确保公章加盖清晰、端正，位置准确。盖章后，应对盖章后的文件或材料进行再次核对，确认无误后将其返还给使用部门或个人。5.归档：使用完毕后，使用部门或个人应及时将盖章后的文件或材料交回公章保管人。公章保管人应将《公章使用申请表》、相关证明材料及盖章后的文件或材料等进行整理归档，妥善保存，以备查阅。（三）特殊情况使用1.如遇紧急情况（如突发事件处理、合同签订期限紧迫等），无法按照正常审批流程办理公章使用手续时，使用部门或个人可通过电话、短信等方式向子公司总经理或分管领导报告情况，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及公司重大利益、重要决策等事项的公章使用，如因特殊原因无法在公司内部完成审批流程，可采用远程审批等方式进行，但必须确保审批过程的合法性、真实性和有效性。远程审批过程中应留存相关审批记录，如电话录音、邮件往来等，以备后续核查。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用公章时，由子公司行政部门填写《公章停用申请表》，详细说明停用原因，并提交相关证明文件。2.《公章停用申请表》经子公司总经理审批后，由行政部门负责通知控股子公司内部各部门及相关外部单位，告知公章停用事宜。3.公章停用后，保管人应将公章妥善保管，不得擅自使用或丢弃。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的公章，应及时进行销毁。销毁前，应由子公司行政部门会同财务部门、审计部门等相关人员共同对拟销毁的公章进行清点、核对，确保公章数量准确、印模清晰。2.公章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔毁等，确保公章无法恢复使用。销毁过程中应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等信息，并填写《公章销毁登记表》。3.《公章销毁登记表》经参与销毁人员签字确认后，由子公司行政部门负责存档保管，以备查阅。六、监督与检查（一）内部监督1.控股子公司内部审计部门应定期对公章管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查公章的保管、使用、登记等环节是否符合本制度规定，是否存在违规使用公章的情况。2.审计部门在审计检查过程中，如发现问题应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。整改情况应及时向子公司总经理报告。（二）外部监督1.控股子公司应积极配合相关政府部门、监管机构等的监督检查工作，如实提供公章管理相关资料和信息。2.对于政府部门、监管机构等提出的整改要求，控股子公司应认真落实，及时整改到位，并将整改情况报告上级主管部门。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用公章的；2.超越审批权限使用公章的；3.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章的；4.伪造、变造公章使用记录的；5.因保管不善导致公章丢失、被盗、损坏，未及时报告并采取相应措施的；6.其他违反本制度规定使用公章的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规使用公章行为，控股子公司应立即进行调查核实，并根据违规情节轻重，对相关责任人给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职等。2.如因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。赔偿金额根据实际损失情况确定，如涉及法律纠纷，公司将依法追究相关责任人的法律责任。3.对于违反本制度规定构成犯罪的，将依法移送司法机关追究刑事责任。八、附则（一）解释权本制度由控股子公司负责解释。（