局机关档案内部管理制度

局机关档案内部管理制度一、总则（一）目的为加强局机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于局机关各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：局机关档案由局办公室集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映局机关各项工作的实际情况。3.完整系统原则：档案应全面、系统地收集，保持档案之间的有机联系。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案的安全。二、档案管理职责（一）局办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定局机关档案管理制度并组织实施。2.负责对局机关各部门及所属单位档案工作进行监督、指导和检查。3.集中统一管理局机关各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.负责档案管理人员的业务培训和考核工作。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并定期向局办公室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合局办公室做好档案管理相关工作。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案的质量和安全。3.积极开展档案利用工作，为局机关各项工作提供优质服务。4.定期对档案进行清查、核对，及时发现和解决档案管理中存在的问题。5.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与局机关工作有关的文件、指示、通知等。2.局机关形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.局机关各部门在业务活动中形成的文件材料，如业务文件、合同协议、调研材料、技术资料等。4.局机关工作人员在工作中形成的个人文件材料，如任免文件、考核材料、奖励处分材料等。5.局机关举办的各类活动形成的文件材料，如活动方案、照片、录像等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围的要求，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，整理规范。2.对重要文件材料应实行双套制归档，即同时保存纸质文件和电子文件。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，符合档案整理要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作、行政管理、业务工作等类别。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标注档案编号、题名等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列在档案架或档案柜中。2.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储设备上，如磁带、光盘、硬盘等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查结果应进行详细记录，并编制清查报告。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合局机关的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员和相关业务部门人员组成，负责对局机关档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限。2.分析比较法：通过对同类档案的分析比较，确定档案的价值。3.效益评估法：从档案的利用效益等方面，评估档案的价值。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映局机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在相当长时期内本机关需要查考的文件材料，列为30年保管；凡是在较短时期内本机关需要查考的文件材料，列为10年保管。（五）销毁程序1.对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经局领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告局领导。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和规章制度。2.服务大局原则：围绕局机关中心工作，积极主动地为局机关各项工作提供档案服务。3.方便利用原则：简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供便利条件。（二）利用范围1.局机关工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅局机关档案，须经局办公室负责人批准。3.涉及国家机密和个人隐私的档案，利用时应严格按照国家有关规定执行。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案库房查阅纸质档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，经局办公室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，须经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理专用章。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、档案编号等信息。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为局机关各项工作提供更加便捷、高效的档案服务。（二）建设内容1.档案数字化：对馆藏档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合局机关档案管理工作的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：建立档案管理内部网络，实现档案信息的共享和传输。（三）数据管理1.加强档案数据的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案数据的安全。2.定期对档案数据进行维护和更新，保证数据的准确性