矿业公司供应商管理制度

矿业公司供应商管理制度一、总则（一）目的为加强矿业公司供应商管理，规范供应商选择、评价、使用及考核等工作流程，确保供应商提供的物资和服务符合公司生产经营要求，保障公司生产运营的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于矿业公司所有生产经营活动中涉及的物资采购、设备维修、工程建设等各类供应商的管理。（三）基本原则1.公平、公正、公开原则在供应商选择、评价、考核等环节，遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商都有平等参与的机会，保证评选结果的客观性和公正性。2.质量优先原则优先选择能够提供高质量物资和服务的供应商，确保公司生产运营不受质量问题的影响，保障产品质量和生产安全。3.合作共赢原则与供应商建立长期稳定的合作关系，在合作过程中实现互利共赢，共同发展。通过合理的采购价格、付款方式等条款，保障供应商的合理利益，同时要求供应商不断提高产品质量和服务水平，满足公司发展需求。4.动态管理原则对供应商进行动态管理，定期对供应商的表现进行评价和考核，根据考核结果调整合作策略，优胜劣汰，促使供应商持续改进。二、供应商选择（一）供应商开发1.市场调研采购部门应定期对市场进行调研，收集潜在供应商的信息，包括供应商的产品质量、价格、服务、生产能力、信誉等方面。通过网络搜索、行业展会、同行推荐、供应商自荐等多种渠道获取供应商资料。2.建立供应商信息库对收集到的供应商信息进行整理和分析，筛选出符合公司基本要求的供应商，建立供应商信息库。信息库应包含供应商的基本信息（如公司名称、地址、联系方式、法定代表人等）、经营范围、生产能力、产品目录、质量认证情况、业绩情况等内容，并及时更新维护。3.实地考察对于重要物资或服务的潜在供应商，在初步筛选后，采购部门应组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备、环保措施等方面。实地考察结束后，考察人员应填写《供应商实地考察报告》，对供应商的综合情况进行评价，并提出是否纳入合格供应商名单的建议。（二）供应商准入1.提交准入申请供应商若希望成为矿业公司的合格供应商，应向采购部门提交《供应商准入申请表》，并附相关资质证明文件，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、质量认证证书、业绩证明等。2.资质审核采购部门收到供应商准入申请后，对其提交的资料进行审核。审核内容包括资质文件的真实性、有效性、完整性，以及供应商的经营范围是否符合公司需求等。对于不符合要求的申请，应及时通知供应商补充或修改资料。3.样品检验对于新开发的物资供应商，采购部门应要求供应商提供样品进行检验。检验内容包括产品的外观、尺寸、性能、质量等方面，按照公司相关标准或行业标准进行检测。样品检验合格后，方可进入小批量试用阶段。4.试用评估在小批量试用期间，采购部门应密切关注供应商提供的物资或服务质量情况，收集使用部门的反馈意见。试用结束后，采购部门组织相关人员对试用情况进行评估，填写《供应商试用评估报告》。评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面，根据评估结果决定是否正式批准该供应商准入。（三）合格供应商名单确定1.评审会议采购部门组织相关部门（如生产部门、质量部门、技术部门等）召开供应商评审会议，对通过准入审核和试用评估的供应商进行综合评审。各部门根据自身职责，对供应商在质量、价格、交货期、服务等方面的表现发表意见，共同确定合格供应商名单。2.审批发布合格供应商名单经公司主管领导审批后发布，并在公司内部进行公示。公示期为[X]个工作日，公示无异议后，正式确定为矿业公司的合格供应商。三、供应商评价（一）评价周期采购部门定期对合格供应商进行评价，评价周期为每年一次。对于出现重大质量问题、交货延迟等情况的供应商，应及时进行专项评价。（二）评价指标1.质量指标包括产品合格率、退货率、质量投诉次数等。产品合格率应达到公司规定的标准以上，退货率和质量投诉次数应尽量降低。2.交货期指标包括按时交货率、交货延迟天数等。按时交货率应不低于[X]%，交货延迟天数应控制在合理范围内。3.价格指标包括采购价格与市场价格的比较、价格调整的合理性等。采购价格应具有市场竞争力，价格调整应提前通知公司并说明理由。4.服务指标包括售后服务响应时间、解决问题的能力、培训支持等。售后服务响应时间应在规定时间内，能够有效解决公司提出的问题，并提供必要的培训支持。5.其他指标如供应商的生产能力、技术创新能力、环保措施执行情况等。（三）评价方法1.数据收集采购部门负责收集供应商的相关数据，包括采购订单执行情况、质量检验报告、交货记录、售后服务记录等。同时，收集使用部门对供应商的反馈意见。2.评分计算根据评价指标体系，对各项指标进行量化评分。各项指标的权重根据其对公司生产经营的重要程度确定。采购部门汇总各项指标得分，计算出供应商的综合评价得分。3.评价结果分级根据供应商的综合评价得分，将评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。具体分级标准如下：优秀：综合评价得分≥[X]分，表明供应商在各方面表现出色，能够持续稳定地为公司提供高质量的物资和服务。良好：[X]分＞综合评价得分≥[X]分，表明供应商基本能够满足公司要求，但在某些方面还有一定的提升空间。合格：[X]分＞综合评价得分≥[X]分，表明供应商能够满足公司的基本需求，但需要加强管理和改进。不合格：综合评价得分＜[X]分，表明供应商在质量、交货期、服务等方面存在严重问题，不能满足公司要求。四、供应商使用（一）采购订单下达1.需求计划提交使用部门根据生产经营需求，定期提交物资采购需求计划或服务需求申请，明确物资的规格、型号、数量、交货时间等要求。2.采购订单生成采购部门根据使用部门提交的需求计划，在合格供应商名单中选择合适的供应商，生成采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的详细信息、交货时间、交货地点、价格、付款方式等条款，并经双方签字确认。3.订单跟踪与协调采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付物资或服务。对于出现的问题，如交货延迟、质量问题等，采购部门应及时与供应商协商解决，并向使用部门反馈处理情况。（二）合同签订与执行1.合同签订对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应与供应商签订书面合同。合同应明确双方的权利和义务、产品质量标准、交货期、价格、付款方式、违约责任等条款，确保合同的合法性、完整性和有效性。合同签订前，应经公司法律部门审核。2.合同执行采购部门和使用部门应按照合同约定履行各自的职责。采购部门负责监督供应商的合同执行情况，及时支付货款；使用部门负责验收物资或服务，如发现问题应及时通知采购部门处理。在合同执行过程中，如需要变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。（三）付款管理1.付款申请采购部门根据采购订单和合同约定，在物资或服务验收合格后，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购订单号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息，并附相关的验收报告、发票等证明文件。2.付款审批财务部门收到付款申请后，按照公司财务管理制度进行审核。审核内容包括付款申请的真实性、准确性、合法性，以及发票的合规性等。付款申请经财务部门审核通过后，报公司主管领导审批。3.付款执行经公司主管领导审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。对于有预付款项的采购项目，应严格按照合同约定控制预付款比例和支付时间，确保公司资金安全。五、供应商考核（一）考核方式1.定期考核采购部门每年组织一次对供应商的定期考核，根据供应商评价结果进行评分和分级。考核结果作为下一年度供应商合作的重要依据。2.专项考核对于出现重大质量问题、交货延迟、服务投诉等情况的供应商，采购部门应及时组织专项考核。专项考核应深入分析问题原因，明确责任，并提出整改要求和期限。（二）考核结果应用1.优秀供应商对于考核结果为优秀的供应商，公司在次年的采购中给予优先合作机会，如增加采购份额、延长合同期限等。同时，可与优秀供应商开展更深入的合作，共同探讨技术创新、成本降低等方面的合作机会。2.良好供应商对于考核结果为良好的供应商，采购部门应与其沟通交流，指出存在的问题和改进方向，鼓励其进一步提高产品质量和服务水平。在采购份额分配、合同签订等方面，给予适当的支持和鼓励，但同时也应加强监督和管理。3.合格供应商对于考核结果为合格的供应商，采购部门应向其发出书面通知，要求其限期整改。整改期间，适当减少采购份额或加强对其供应物资的检验频次。如整改后仍无明显改善，可考虑降低其合作等级或淘汰。4.不合格供应商对于考核结果为不合格的供应商，公司应立即停止与其合作，并在公司内部进行通报。同时，采购部门应要求供应商对存在的问题进行整改，整改完成后经重新评估合格后方可重新进入合格供应商名单。对于严重违反合同约定或法律法规的供应商，公司将依法追究其责任。六、供应商激励与淘汰（一）激励措施1.物质激励对于表现优秀的供应商，公司给予一定的物质奖励，如奖金、奖品、优惠政策等。物质奖励可根据供应商的业绩表现和对公司的贡献程度进行设定。2.精神激励通过公司内部通报表扬、颁发荣誉证书等方式，对优秀供应商进行精神激励，增强供应商的荣誉感和责任感。同时，在公司内部会议、培训等场合分享优秀供应商的成功经验，促进其他供应商学习和借鉴。3.合作机会激励在公司业务拓展过程中，优先选择优秀供应商参与合作项目，给予其更多的合作机会，如新产品研发、新市场开拓等。通过合作机会激励，进一步提升供应商与公司合作的积极性和主动性。（二）淘汰机制1.主动淘汰对于连续两年考核结果为不合格的供应商，或出现严重质量问题、交货延迟、服务投诉等情况，且经多次整改仍无明显改善的供应商，公司将主动淘汰其合作资格。2.被动淘汰若供应商出现以下情况之一，公司将被动