宿迁采购计算机管理制度

宿迁采购计算机管理制度一、总则（一）目的为规范宿迁地区计算机采购管理工作，确保采购的计算机设备符合公司/组织业务需求，提高设备使用效益，加强采购过程的内部控制，防范采购风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于宿迁地区公司/组织内部各部门因工作需要采购计算机设备及相关配件、软件等的活动。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.需求导向原则：根据各部门实际工作需求，合理确定采购计算机的规格、性能、数量等，避免盲目采购。3.性价比原则：在满足业务需求的前提下，通过合理的采购流程和谈判策略，降低采购成本，提高资金使用效益。4.责任明确原则：明确采购过程中各环节的职责和权限，确保采购工作有序进行，责任可追溯。二、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据业务发展、工作任务变化等实际情况，定期评估本部门计算机设备的使用状况和更新需求。2.如需采购新的计算机设备，由部门负责人填写《计算机采购申请表》，详细说明采购原因、设备用途、所需配置（包括处理器、内存、硬盘容量、显卡等）、数量、预计使用年限等信息，并提交至公司/组织的采购管理部门。（二）需求审核1.采购管理部门收到《计算机采购申请表》后，组织相关技术人员对需求进行初步审核。2.审核内容包括需求的合理性、必要性，配置的适用性、兼容性，以及预算的可行性等。对于不符合要求或不合理的需求，采购管理部门应与申请部门沟通，提出修改意见或建议。3.经技术审核通过的采购申请，提交至公司/组织的预算管理部门，审核其是否在预算范围内。如超出预算，需按照公司/组织的预算调整流程进行处理。（三）需求变更1.在采购过程中，如因业务发展等原因需要变更采购需求，申请部门应及时填写《计算机采购需求变更申请表》，详细说明变更内容及原因。2.采购管理部门收到变更申请后，重新组织技术审核和预算审核，审核通过后按照变更后的需求继续采购流程。三、采购流程（一）采购计划制定1.根据审核通过的采购申请，采购管理部门制定计算机采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、预计采购时间等内容。2.将采购计划提交至公司/组织的领导审批，经批准后的采购计划作为后续采购工作的依据。（二）供应商选择与管理1.采购管理部门通过多种渠道收集计算机设备供应商信息，建立供应商库。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的技术实力和售后服务能力。2.根据采购需求，从供应商库中筛选出若干潜在供应商，并向其发送采购询价单。询价单应包含采购设备的详细规格、性能要求、数量、交货时间、售后服务等内容。3.收到供应商报价后，采购管理部门组织相关人员对报价进行评审。评审内容包括价格、产品质量、售后服务、交货期等。综合比较各供应商的优势和劣势，选择最优供应商。4.与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务条款等内容。合同签订前，需经公司/组织的法务部门审核，确保合同合法合规。（三）采购执行1.采购合同签订后，采购管理部门及时跟踪供应商的生产进度和交货情况。对于大型采购项目，可要求供应商定期提供项目进展报告。2.供应商按照合同约定的时间和地点将计算机设备交付至公司/组织指定地点。采购管理部门组织相关人员进行验收，验收内容包括设备数量、规格型号、外观质量、性能指标等。3.对于验收合格的设备，办理入库手续，并填写《计算机设备入库单》。入库单应注明设备名称、规格型号、数量、供应商名称、入库时间等信息。对于验收不合格的设备，按照合同约定及时与供应商沟通，要求其更换或采取其他补救措施。（四）付款管理1.采购管理部门根据采购合同和验收情况，填写《计算机采购付款申请表》，提交至公司/组织的财务部门。付款申请表应包含采购合同编号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。2.财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括合同条款、验收情况、发票开具等。审核通过后，按照公司/组织的财务管理制度办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门定期对计算机采购过程中的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖采购需求不准确、供应商选择不当、合同签订不规范、验收不严格、付款风险等方面。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.对于需求不准确的风险，加强需求审核环节，与申请部门充分沟通，确保采购需求明确、合理。2.针对供应商选择不当的风险，完善供应商筛选和评审机制，增加对供应商的实地考察和信用评估。3.为防范合同签订不规范的风险，严格执行合同审核制度，确保合同条款完整、准确、合法。4.对于验收不严格的风险，制定详细的验收标准和流程，加强验收人员培训，确保验收工作严格执行。5.为降低付款风险，加强财务审核，严格按照合同约定付款，及时跟踪发票开具情况。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司/组织内部设立独立的监督部门，对计算机采购活动进行全过程监督。监督内容包括采购流程的执行情况、采购人员的履职情况、采购合同的签订与执行情况等。2.监督部门定期对采购项目进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）内部审计1.定期开展计算机采购内部审计工作，对采购活动的合法性、合规性、效益性进行全面审查。2.审计内容包括采购需求的合理性、采购流程的规范性、供应商选择的公正性、合同签订与执行情况、资金使用效益等。3.根据审计结果，提出改进建议和措施，促进采购管理水平的提升。六、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门负责收集计算机采购过程中形成的各类文件和资料，包括采购申请表、采购计划、询价单、报价单、采购合同、验收报告、付款凭证、发票等。2.确保档案资料的完整性和准确性，对缺失或不完整的资料及时进行补充和完善。（二）档案整理与归档1.按照档案管理的相关规定，对收集到的档案资料进行分类整理。分类可按照采购项目、文件类型等进行，便于查找和管理。2.将整理好的档案资料装订成册，编制档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，并及时归档至公司/组织的档案管理部门。（三）档案保管与查阅1.档案管理部门按照规定的保管期限对采购档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。2.因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，不得擅自涂