造价咨公司用印管理制度

造价咨公司用印管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章以及其他业务专用章等。（三）基本原则1.依法依规原则：印章使用必须严格遵守国家法律法规及行业相关标准。2.分级负责原则：明确不同层级人员在印章使用管理中的职责。3.审批备案原则：印章使用前必须经过严格审批，并进行备案登记。4.安全保密原则：确保印章存放和使用过程中的安全，防止印章被盗用、滥用或遗失。二、印章的刻制、启用与废止（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由相关部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人审核、分管领导批准后，报公司综合管理部统一办理。2.综合管理部负责与具有合法资质的印章制作单位签订刻制合同，确保印章质量符合相关要求。3.印章刻制完成后，综合管理部应及时组织相关部门对印章进行验收，核对印章的名称、规格、图案等是否与申请表一致。验收合格后，填写《印章启用登记表》，注明启用日期、使用范围等信息。（二）印章启用1.新印章启用前，综合管理部应将印章启用的相关信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部公告栏进行公示。2.印章启用后，原相关印章同时废止。废止印章应及时交回综合管理部，并办理印章废止登记手续。（三）印章废止1.因机构变动、业务调整、印章损坏等原因需要废止印章时，由相关部门填写《印章废止申请表》，经部门负责人审核、分管领导批准后，交综合管理部办理废止手续。2.综合管理部对拟废止的印章进行审核确认后，在《印章废止登记表》上登记，并注明废止日期、原因等信息。3.废止的印章应及时销毁，销毁过程必须有两人以上在场监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。三、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、合同专用章由综合管理部指定专人保管；财务专用章由财务部指定专人保管；法定代表人章由法定代表人或其授权人保管；其他业务专用章由相关业务部门指定专人保管。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章保管制度，确保印章安全。如因保管不善导致印章丢失、被盗用或滥用，保管人员应承担相应责任。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。如因特殊情况需要委托他人代管，必须经过公司领导批准，并办理书面委托手续。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于以公司名义对外发布的文件、信函、报表、证明等；签订合同、协议等重要法律文件；办理工商登记、税务申报、银行开户等相关业务；以及其他需要加盖公司公章的事项。2.合同专用章主要用于签订各类合同、协议等经济业务文件。3.财务专用章主要用于办理公司财务收支、结算等相关业务，如开具发票、支票、汇票等。4.法定代表人章主要用于办理公司法定代表人授权的相关业务，如签署文件、合同等。5.其他业务专用章根据其用途，用于办理特定业务领域的相关文件、证明等。（二）使用流程1.用印申请凡需使用印章的部门或个人，应填写《用印申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息。《用印申请表》必须经部门负责人审核签字，涉及重要事项或金额较大的合同、协议等，还需经分管领导审批签字。2.用印审核综合管理部对《用印申请表》及相关文件进行审核，重点审核用印事项是否符合公司规定、文件内容是否真实合法、审批手续是否齐全等。对于不符合规定或存在疑问的用印申请，综合管理部应及时与申请部门沟通，要求其补充完善相关材料或作出说明。3.用印登记经审核通过的用印申请，综合管理部在用印前应进行详细登记，填写《用印登记表》，记录用印日期、用印部门、用印事项、用印文件名称、份数、用印人等信息。用印登记应确保信息准确、完整，以便日后查询和追溯。4.印章使用印章保管人员应按照审核批准的《用印申请表》及《用印登记表》内容进行用印，确保印章使用的准确性和规范性。用印时，印章应端正、清晰地加盖在文件规定的位置上，不得模糊、重叠或遗漏。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因特殊情况需要先加盖印章的，必须经公司领导批准，并在盖章后对空白部分进行有效控制。5.用印后文件的处理用印后的文件应及时返还申请部门或个人，并按照公司文件管理规定进行妥善保管。涉及合同、协议等重要文件的，申请部门应在文件履行完毕后，将原件交综合管理部存档。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程办理用印审批手续时，用印申请人应电话请示相关领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印时，用印申请人应通过传真、扫描等方式将《用印申请表》及相关文件发送给印章保管人员，经审核批准后，由印章保管人员将印章邮寄给指定地点的用印人，并在邮寄单上注明用印事项、文件名称等信息。用印人在收到印章后，应按照规定进行用印，并及时将用印后的文件寄回公司。五、印章使用的监督与检查（一）监督职责1.综合管理部负责对公司印章使用情况进行日常监督检查，定期对印章使用登记记录进行核对，确保印章使用流程规范、登记信息准确。2.公司内部审计部门负责对印章使用情况进行不定期审计监督，重点检查印章使用的合法性、合规性以及审批手续的执行情况。（二）检查内容1.印章使用是否符合规定的使用范围和审批流程。2.《用印申请表》、《用印登记表》等相关记录是否完整、准确。3.印章保管是否安全，是否存在被盗用、滥用或遗失的情况。4.用印后的文件是否按照规定进行妥善保管和存档。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，检查人员应及时向相关部门或人员提出整改意见，并要求其限期整改。2.如发现印章使用存在违规行为，应立即停止使用，并追究相关人员的责任。情节严重的，依法依规追究法律责任。六、印章使用的风险防范（一）风险识别1.印章被盗用风险：由于印章保管不善或人员疏忽，导致印章被盗用，用于签署虚假文件或合同，给公司造成经济损失或法律风险。2.印章滥用风险：未经授权擅自使用印章，用于超出规定范围的事项，可能引发公司内部管理混乱或法律纠纷。3.印章保管风险：印章保管人员变动时，交接手续不规范，导致印章丢失或失控。4.用印审批风险：用印审批流程不严格，存在审批把关不严的情况，可能导致不符合规定的文件加盖印章。（二）风险防范措施1.加强印章保管安全措施，如安装监控设备、设置密码锁等，确保印章存放环境安全。2.定期对印章保管人员进行安全教育和培训，提高其风险防范意识和责任心。3.严格执行印章使用审批流程，加强对用印文件内容的审核，确保文件真实合法。4.建立印章使用风险预警机制，及时发现和处理异常用印情况。5.加强与公安机关等相关部门的沟通协作，一旦发现印章被盗用等情况