购买公司宣传品管理制度

购买公司宣传品管理制度一、总则（一）目的为加强公司宣传品购买的管理，规范宣传品采购行为，确保宣传品质量，提高宣传效果，节约成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因业务需要购买宣传品的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则宣传品的购买必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求，确保所采购的宣传品不存在任何违法违规的内容。2.适用性原则根据公司业务需求和宣传目标，选择合适的宣传品类型、规格和数量，以满足实际宣传工作的需要。3.质量优先原则在同等条件下，优先选择质量可靠、制作精良的宣传品，以保障宣传效果和公司形象。4.成本效益原则在保证宣传品质量和效果的前提下，充分考虑成本因素，进行合理的预算控制和采购决策，实现成本效益的最大化。5.公开透明原则宣传品的购买过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购信息的透明，接受公司内部监督。二、宣传品定义及分类（一）定义本制度所称宣传品，是指公司为提升品牌形象、推广业务、传播企业文化等目的，用于对外宣传、展示、赠送等活动的各类物品。（二）分类1.印刷类宣传品包括但不限于宣传册、海报、宣传单页、名片、信封、信纸、笔记本、文件夹等。2.礼品类宣传品如带有公司标识的礼品、纪念品、促销赠品等，如保温杯、雨伞、钥匙扣、鼠标垫等。3.展示类宣传品例如展架、展板、易拉宝、灯箱等，用于展会、活动现场等场所的展示。4.视听类宣传品包括公司宣传片、产品演示视频、音频资料等，通过电子设备进行播放宣传。5.其他宣传品如定制的服装、徽章、旗帜等具有公司特色的宣传物品。三、职责分工（一）需求部门1.根据本部门业务需求，提出宣传品购买申请，明确宣传品的种类、规格、数量、用途、预算等详细信息。2.负责对采购回来的宣传品进行验收，检查其质量、数量、规格等是否符合申请要求，并在验收合格后签字确认。3.配合采购部门进行宣传品供应商的选择、询价、比价等工作，提供相关的参考意见和信息。（二）采购部门1.负责宣传品采购工作的具体实施，包括供应商的开发、选择、采购合同的签订与执行等。2.根据需求部门的申请，制定采购计划，进行市场调研，寻找合适的供应商，获取报价，比较价格和质量，选择最优的采购方案。3.负责与供应商沟通协调，确保宣传品按时、按质、按量供应，并跟进采购进度，及时解决采购过程中出现的问题。4.建立供应商档案，对供应商的信誉、产品质量、交货期等进行评估和管理，定期对供应商进行考核。（三）财务部门1.负责审核宣传品购买的预算申请，确保预算的合理性和合规性。2.对宣传品采购费用进行核算和支付，严格按照财务制度和审批流程进行操作，确保资金使用的安全和准确。3.定期对宣传品采购费用进行统计和分析，为公司成本控制提供数据支持。（四）行政部门1.负责对宣传品进行统一的登记、保管和发放，建立宣传品库存管理台账，记录宣传品的出入库情况。2.协助需求部门和采购部门进行宣传品的验收工作，对验收过程中发现的问题及时反馈并协调解决。3.负责宣传品使用情况的跟踪和监督，确保宣传品合理使用，避免浪费。（五）审批部门根据公司的审批权限和流程，对宣传品购买申请进行审批，确保购买行为符合公司规定和相关政策要求。四、购买流程（一）申请需求部门根据业务需要，填写《宣传品购买申请表》（以下简称“申请表”），详细注明宣传品的名称、规格、数量、用途、预算金额、预计完成时间等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，签字确认并提交至采购部门。（二）审批采购部门收到申请表后，对申请内容进行初步审核，检查申请信息是否完整、准确。对于预算金额较大或涉及重要宣传活动的采购申请，采购部门应提交至审批部门进行审批。审批部门根据公司的审批权限和相关规定，对申请进行审批。审批通过后，申请表返回采购部门。（三）采购1.采购部门根据审批通过的申请表，制定采购计划，明确采购的时间节点、采购方式等。2.通过多种渠道寻找合适的供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证等相关证件的审核，确保供应商具备合法经营资格和良好的信誉。3.向供应商发送询价函，要求其提供宣传品的报价单，包括产品规格、价格、交货期、售后服务等详细信息。同时，采购部门应收集至少三家供应商的报价，进行比价分析。4.根据比价结果，选择最优的供应商进行谈判。在谈判过程中，明确双方的权利和义务，包括产品质量标准、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。谈判达成一致后，签订采购合同。5.采购合同签订后，采购部门应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量供应宣传品。如遇供应商无法按时交货或产品质量出现问题等情况，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应的解决措施。（四）验收1.宣传品到货前，采购部门应提前通知需求部门和行政部门做好验收准备工作。2.宣传品到货后，由需求部门、行政部门和采购部门共同进行验收。验收内容包括宣传品的质量、数量、规格、外观等是否符合采购合同和申请表的要求。3.验收人员应按照验收标准对宣传品进行逐一检查，如发现问题应及时记录，并要求供应商限期整改或更换。验收合格后，验收人员在《宣传品验收单》上签字确认。（五）入库与发放1.验收合格的宣传品由行政部门负责办理入库手续，按照宣传品的类别、规格、数量等进行分类存放，并在库存管理台账上详细记录。2.需求部门根据实际需要，填写《宣传品领用申请表》，注明领用的宣传品名称、规格、数量、用途等信息，提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，签字确认并提交至行政部门。3.行政部门根据《宣传品领用申请表》，核实库存情况，如库存充足，则办理发放手续，将宣传品发放给需求部门，并在库存管理台账上记录发放情况。（六）报销需求部门凭《宣传品购买申请表》、采购合同、发票、《宣传品验收单》等相关凭证，按照公司财务报销制度的规定，填写费用报销单，提交至财务部门进行报销。财务部门审核无误后，按照审批流程进行付款。五、预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门年度业务计划和宣传工作安排，提前编制宣传品购买预算。预算编制应详细列出宣传品的种类、规格、数量、预计单价、预算金额等信息，并说明预算的依据和用途。2.采购部门汇总各需求部门的预算申请，结合公司整体宣传策略和财务状况，对预算进行审核和调整，形成公司年度宣传品购买预算草案。3.年度宣传品购买预算草案提交至财务部门进行审核，财务部门根据公司财务制度和预算管理要求，对预算的合理性、合规性进行审核，并提出审核意见。（二）预算执行1.宣传品购买预算经公司审批通过后，各部门应严格按照预算执行。采购部门应根据预算控制采购金额，确保采购费用不超出预算范围。2.如因业务发展需要，确需调整宣传品购买预算的，需求部门应填写《宣传品购买预算调整申请表》，详细说明调整的原因、调整的金额、调整后的预算安排等信息，并提交至采购部门。采购部门审核后，提交至财务部门和审批部门进行审批。审批通过后，方可进行预算调整。（三）预算监督与考核1.财务部门定期对宣传品购买预算的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行过程中存在的问题。2.公司将宣传品购买预算的执行情况纳入部门绩效考核体系，对预算执行情况良好的部门给予奖励，对预算执行不力的部门进行相应的处罚。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商筛选机制，制定供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。2.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行实地考察或资质审查，了解其实际经营情况和生产能力。3.根据供应商选择标准，对收集到的供应商信息进行评估和比较，选择符合要求的供应商作为公司的宣传品供应商。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商的表现进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.建立供应商评估指标体系，制定详细的评估标准和评分方法。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.采购部门应及时与供应商沟通评估结果，要求供应商针对存在的问题进行整改，并跟踪整改情况。（三）供应商档案管理1.采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质文件、合作历史、评估考核结果等内容。2.供应商档案应定期更新，确保档案信息的准确性和完整性。通过供应商档案管理，便于公司对供应商进行全面了解和管理，为采购决策提供参考依据。七、质量控制（一）质量标准制定1.采购部门应根据宣传品的类型和用途，制定相应的质量标准和验收规范。质量标准应明确宣传品的材质、工艺、外观、尺寸、颜色等方面的要求。2.质量标准和验收规范应与供应商进行沟通确认，确保供应商能够理解并按照要求进行生产和供应。（二）采购过程质量控制1.在采购合同中明确质量条款，要求供应商严格按照质量标准和验收规范进行生产和供应。同时，约定质量违约责任，如供应商提供的宣传品不符合质量要求，应承担相应的赔偿责任。2.采购部门在采购过程中，应加强对供应商的质量监督，定期到供应商生产现场进行检查，了解生产进度和质量控制情况，及时发现和解决质量问题。（三）验收环节质量控制1.验收人员应严格按照质量标准和验收规范对宣传品进行验收，确保验收工作的准确性和公正性。2.对于验收过程中发现的质量问题，验收人员应及时记录，并要求供应商限期整改或更换。整改或更换后的宣传品应重新进行验收，直至符合质量要求为止。八、风险管理（一）风险识别1.对宣传品购买过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律合规风险等。2.分析各类风险可能产生的原因和影响程度，为风险应对措施的制定提供依据。（二）风险应对1.针对识别出的风险，制定相应的风险应对措施。对于供应商违约风险，通过加强供应商管理、签订详细的采购合同等方式进行防范；对于质量风险，严格质量控制流程，加强验收环节管理；对于价格波动风险，通过市场调研、与