财务部财务凭证管理制度

财务部财务凭证管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务凭证管理，规范财务凭证的填制、审核、传递、保管等行为，保证财务凭证的真实、完整、准确、合法，提高财务管理水平，根据国家有关法律法规及公司相关规定，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位的财务凭证管理。（三）基本原则1.合法性原则：财务凭证的填制、审核、使用等必须符合国家法律法规和公司相关规定。2.真实性原则：财务凭证应如实反映经济业务的实际发生情况，不得虚假记载。3.完整性原则：财务凭证应具备的各项要素齐全，不得遗漏。4.准确性原则：财务凭证的内容应准确无误，数字计算正确。5.及时性原则：财务凭证应在经济业务发生或完成后及时填制、审核和传递。二、财务凭证的种类及基本要求（一）种类1.原始凭证：包括发票、收据、入库单、出库单、报销单、借款单等。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制，分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。（二）基本要求1.原始凭证内容完整：应具备凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等要素。签章齐全：从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。书写规范：原始凭证的文字、数字书写应清晰、工整，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字，在金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白，金额数字一律填写到角、分，无角、分的，写“00”或符号“—”，有角无分的，分位写“0”，不得用符号“—”；大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写，大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白，大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字，有分的，不写“整”或“正”字。不得涂改、挖补：原始凭证如有错误，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。2.记账凭证内容完整：应具备凭证编号、填制日期、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章等要素。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或盖章。编号连续：记账凭证应按照顺序编号，不得跳号、重号。摘要准确：经济业务摘要应简洁明了，能够准确反映经济业务的内容。会计科目使用正确：应按照国家统一的会计制度规定的会计科目进行设置和使用，不得随意变更。金额计算准确：记账凭证的金额应与原始凭证的金额一致，借贷方金额平衡。附件齐全：记账凭证应附有原始凭证，并注明所附原始凭证的张数。原始凭证张数的计算，一般以原始凭证的自然张数为准。如果记账凭证中附有原始凭证汇总表，应把所附原始凭证和原始凭证汇总表的张数一并计入附件张数之内。但报销差旅费等零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证。一张原始凭证如涉及到几张记账凭证的，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附上该原始凭证的复印件。三、财务凭证的填制（一）原始凭证的填制1.发票的填制发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。开具发票应当使用中文。民族自治地方可以同时使用当地通用的一种民族文字。外商投资企业和外国企业可以同时使用一种外国文字。填开发票的单位和个人必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票。2.收据的填制收据应按照规定的格式和内容填制，注明收款日期、收款单位、收款人、付款单位、付款人、收款事由、金额等信息，并加盖收款单位财务专用章。收据应连续编号，不得跳号、重号。3.入库单、出库单的填制入库单应注明入库日期、货物名称、规格型号、数量、单价、金额、供应商名称等信息，并由仓库保管人员和验收人员签字确认。出库单应注明出库日期、货物名称、规格型号、数量、单价、金额、领用部门、领用人等信息，并由仓库保管人员和领用人签字确认。4.报销单、借款单的填制报销单应注明报销日期、报销部门、报销人、报销事由、金额等信息，并附上相关原始凭证。借款单应注明借款日期、借款部门、借款人、借款事由、金额、预计还款日期等信息，并由借款人签字确认。（二）记账凭证的填制1.根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。2.记账凭证的摘要应简洁明了，能够准确反映经济业务的内容。3.记账凭证应按照会计分录的格式填写，借贷方科目应填写全称，不得简化。4.记账凭证的金额应与原始凭证的金额一致，借贷方金额平衡。5.记账凭证应注明所附原始凭证的张数，并在原始凭证上加盖“附件”章。6.记账凭证填制完成后，应由填制人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。四、财务凭证的审核（一）原始凭证的审核1.审核原始凭证的真实性：审核原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，凭证上的日期、业务内容、数据等是否真实可靠。2.审核原始凭证的合法性：审核原始凭证是否符合国家法律法规和公司相关规定，是否有违规违纪行为。3.审核原始凭证的完整性：审核原始凭证的各项要素是否齐全，签章是否完备。4.审核原始凭证的准确性：审核原始凭证的文字、数字书写是否清晰、工整，大小写金额是否相符。5.审核原始凭证的及时性：审核原始凭证是否在规定的时间内填制和传递。（二）记账凭证的审核1.审核记账凭证的内容是否完整：审核记账凭证的编号、填制日期、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章等要素是否齐全。2.审核记账凭证的编号是否连续：审核记账凭证是否按照顺序编号，有无跳号、重号现象。3.审核记账凭证的摘要是否准确：审核记账凭证的经济业务摘要是否简洁明了，能够准确反映经济业务的内容。4.审核记账凭证的会计科目使用是否正确：审核记账凭证是否按照国家统一的会计制度规定的会计科目进行设置和使用，借贷方科目是否正确。5.审核记账凭证的金额计算是否准确：审核记账凭证的金额是否与原始凭证的金额一致，借贷方金额是否平衡。6.审核记账凭证的附件是否齐全：审核记账凭证所附原始凭证是否齐全，是否与记账凭证内容相符。五、财务凭证的传递（一）传递流程1.原始凭证传递流程经办人取得原始凭证后，应及时进行整理、粘贴，并在规定的时间内将原始凭证传递给会计人员。会计人员收到原始凭证后，应按照审核要求进行审核，审核无误后，在原始凭证上加盖“审核”章，并根据原始凭证编制记账凭证。记账凭证编制完成后，应及时传递给记账人员进行记账。记账人员记账后，应将记账凭证传递给会计档案管理人员进行保管。2.记账凭证传递流程会计人员根据审核无误的原始凭证编制记账凭证后，应及时传递给稽核人员进行稽核。稽核人员稽核无误后，在记账凭证上加盖“稽核”章，并将记账凭证传递给记账人员进行记账。记账人员记账后，应将记账凭证传递给会计档案管理人员进行保管。（二）传递时间要求1.原始凭证应在经济业务发生或完成后[X]个工作日内传递给会计人员。2.会计人员应在收到原始凭证后[X]个工作日内完成审核，并编制记账凭证。3.记账凭证应在编制完成后[X]个工作日内传递给记账人员进行记账。4.记账人员应在收到记账凭证后[X]个工作日内完成记账，并将记账凭证传递给会计档案管理人员进行保管。（三）传递责任1.经办人应负责原始凭证的及时收集、整理、粘贴，并按照规定的时间和流程传递给会计人员。2.会计人员应负责原始凭证的审核、记账凭证的编制，并按照规定的时间和流程传递给稽核人员、记账人员和会计档案管理人员。3.稽核人员应负责记账凭证的稽核，并按照规定的时间和流程传递给记账人员。4.记账人员应负责记账凭证的记账，并按照规定的时间和流程传递给会计档案管理人员。5.会计档案管理人员应负责财务凭证的保管，并按照规定的时间和流程进行查阅、借阅等工作。六、财务凭证的保管（一）保管期限1.原始凭证、记账凭证的保管期限为[X]年。2.总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿的保管期限为[X]年。3.固定资产卡片在固定资产报废清理后保管[X]年。4.月度、季度、半年度财务会计报告的保管期限为[X]年。5.年度财务会计报告的保管期限为永久。（二）保管方式1.财务凭证应按照类别、年度、月份进行分类整理，装订成册，并在封面上注明凭证种类、年度、月份、起止日期、凭证张数、保管期限等信息。2.财务凭证应存放在专门的档案室或文件柜中，由专人负责保管。档案室或文件柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。3.财务凭证应建立电子档案，进行备份存储，以便于查阅和使用。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，并定期进行维护和检查。（三）查阅与借阅1.内部查阅公司内部人员因工作需要查阅财务凭证的，应填写《财务凭证查阅申请表》，经所在部门负责人和财务部门负责人批准后，方可查阅。查阅财务凭证时，应在指定的地点进行，不得将财务凭证带出档案室或文件柜。查阅人员不得在财务凭证上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。查阅完毕后，应及时将财务凭证归还保管人员，并在《财务凭证查阅登记表》上签字确认。2.外部查阅外部单位因工作需要查阅财务凭证的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司财务部门负责人和公司领导批准后，方可查阅。查阅财务凭证时，应在公司指定的地点进行，由公司财务人员陪同查阅。查阅人员不得将财务凭证带出公司，不得在财务凭证上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。查阅完毕后，应及时将财务凭证归还保管人员，并在《财务凭证查阅登记表》上签字确认。3.借阅公司内部人员因工作需要借阅财务凭证的，应填写《财务凭证借阅申请表》，经所在部门负责人和财务部门负责人批准后，方可借阅。借阅财务凭证的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管财务凭证，不得转借他人，不得在财务凭证上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。借阅完毕后，应及时将财务凭证归还保管人员，并在《财务凭证借阅登记表》上签字确认。七、财务凭证的销毁（一）销毁条件财务凭证保管期满，需要销毁的，应按照以下程序进行：1.由财务部门提出销毁申请，填写《财务凭证销毁申请表》，注明销毁凭证的种类、年度、月份、起止日期、凭证张数、保管期限等信息，并附上需要销毁的财务凭证清单。2.财务部门负责人对销毁申请进行审核，签署意见后，报公司领导批准。3.公司领导批准后，由财务部门会同审计部门、档案管理部门等组成销毁小组，对需要销毁的财务凭证进行清点、核对，并编制《财务凭证销毁清单》。4.销毁小组应在指定的地点对财务凭证进行销毁，销毁过程应进行记录，并由销毁小组成员签字确认。5.销毁完毕后，应将《财务凭证销毁清单》、《财务凭证销毁申请表》等相关资料存档保管。（二）销毁程序1.编制销毁清单：由财务部门会同审计部门、档案管理部门等组成销毁小组，对需要销毁的财务凭证进行清点、核对，并编制《财务凭证销毁清单》。2.审批：《财务凭证销毁清单》经财务部门负责人、审计部门负责人、档案管理部门负责人签字后，报公司领导批准。3.销毁：公司领导批准后，由销毁小