工会委员会档案管理制度

工会委员会档案管理制度一、总则（一）目的为加强工会委员会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，更好地服务工会工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会委员会在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。工会委员会档案由专人负责集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则。档案内容必须真实反映工会工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则。全面收集、整理工会工作中产生的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及工会机密和职工个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门及人员职责1.工会委员会设立档案管理岗位，配备专职或兼职档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉工会工作业务。2.档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、统计等日常工作，确保档案管理工作的顺利开展。3.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并向上级领导汇报档案管理工作情况。（二）各部门职责1.工会各部门负责本部门工作中形成档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.在开展各项工作活动过程中，各部门应明确专人负责档案资料的积累和保管，确保档案资料的及时、完整收集。3.积极配合档案管理部门做好档案管理工作，按照要求提供相关档案资料，协助档案管理人员完成档案的整理、归档等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级工会及有关部门下发的与工会工作相关的文件、通知、指示等。2.工会委员会制定的工作计划、总结、报告、决议、规章制度等文件材料。3.工会组织建设、会员管理、职工代表大会等方面的档案资料，包括会员登记表、会员证、职工代表名单、会议记录等。4.工会开展的各类活动资料，如文体活动、劳动竞赛、职工培训、维权活动等，包括活动方案、通知、照片、视频、获奖名单等。5.工会财务档案，如预算、决算报表，经费收支凭证，固定资产台账等。6.工会与其他单位或部门的往来文件、合同协议、信函等。7.职工群众的来信来访记录及处理结果。8.其他具有保存价值的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应在工作活动结束后及时将形成的档案资料收集齐全，整理规范，移交档案管理部门。2.收集的档案资料应保持原件完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理方法1.档案管理人员按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类整理。2.分类应科学合理，便于查找和利用，一般可分为党群工作类、行政管理类、组织建设类、宣传教育类、文体活动类、权益维护类、财务工作类等类别。3.每一类档案再根据具体内容进行细分，如党群工作类可分为党组织建设、党员管理、思想政治工作等小类。4.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。5.按照档案整理顺序，将档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明类别、年度、起止日期等信息。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年第一季度将上一年度形成的档案资料移交档案管理部门归档。2.对于一些重大活动或紧急事项形成的档案资料，应在活动结束或事项处理完毕后及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对各部门移交的档案资料进行核对、检查，确保档案资料齐全、完整、整理规范。2.对符合归档要求的档案资料进行编目、装订，装入档案盒，并在档案盒上加盖归档章。3.将归档后的档案资料按照分类顺序上架存放，建立档案检索目录，便于查询和利用。（三）保管期限1.工会档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为3年、5年、10年。2.永久保管的档案主要包括工会委员会的重要文件、决议、规章制度，涉及职工权益的重大事项处理结果，财务决算报表等。3.定期保管的档案根据其重要程度和利用价值确定保管期限，期满后经鉴定可以销毁的，按照规定程序进行销毁。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.工会内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅工会档案的，须持单位介绍信，经工会委员会领导批准后，方可查阅。涉及机密档案的，还需按照国家保密规定办理相关手续。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门查阅档案时，档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案资料，并做好查阅登记，记录查阅时间、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印、拍照等，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理人员，并办理归还手续。（三）利用服务1.档案管理部门应积极主动地为工会工作和职工群众提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，及时、准确地提供相关档案资料。2.对于一些重要的档案资料，档案管理人员可根据实际情况进行整理、编研，形成专题资料，为工会领导决策和工作开展提供参考依据。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和利用效果，不断改进档案管理工作，提高档案服务水平。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.工会委员会定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由工会领导、档案管理人员及相关部门负责人组成。2.档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，档案鉴定小组应逐卷逐件进行登记，编制《档案销毁清册》，注明档案的编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经工会委员会领导批准后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同负责实施。监销人员应对档案销毁过程进行监督，确保档案销毁彻底，防止档案流失。3.档案销毁完毕后，档案管理人员和监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.逐步实现工会档案管理的信息化，提高档案管理工作效率和服务水平。2.建立完善的工会档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立电子档案数据库。3.定期对电子档案进行备份，确保电子档案数据的安全。（三）信息系统管理1.加强工会档案信息管理系统的维护和管