小公司公章使用管理制度

小公司公章使用管理制度总则目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。定义本制度所称公章，是指公司法定名称章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。公章的刻制、启用与保管公章的刻制1.公司公章的刻制须经公司法定代表人批准，由行政部门统一办理。2.刻制公章时，应选择具有资质的正规印章制作单位，并与其签订保密协议，明确双方的权利和义务。3.新刻制的公章应及时在公安机关备案。公章的启用1.新公章启用前，行政部门应将印章的样式、启用日期等信息书面通知公司各部门。2.各部门收到通知后，应及时将公章启用信息传达给本部门员工。公章的保管1.公司公章由行政部门指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章使用管理制度。2.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。3.公章保管人员不得擅自将公章转借他人使用，如因工作需要临时借出，须经公司法定代表人或授权人批准，并办理相关手续。4.公章保管人员应定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应措施。公章的使用使用原则1.公章的使用必须严格遵循公司的规章制度和审批流程，确保使用的合法性、真实性和严肃性。2.使用公章时，应明确盖章的目的和用途，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。使用范围1.公司法定名称章主要用于公司对外签订合同、协议、文件等具有法律效力的文书，以及办理公司注册登记、税务登记、银行开户等相关手续。2.合同专用章主要用于公司对外签订各类合同、协议等经济合同文件。3.财务专用章主要用于公司财务收支、银行结算等相关财务业务。使用流程1.申请：使用公章的部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明盖章的事由、文件名称、盖章份数等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批：《公章使用申请表》经部门负责人审核后，报公司法定代表人或授权人审批。审批人应认真审查申请事项的合法性、真实性和必要性，如不同意申请，应在申请表上注明理由。3.盖章：经审批同意后，公章保管人员应按照申请表上的要求在文件上盖章，并在《公章使用登记表》上登记盖章日期、文件名称、盖章份数、使用人等信息。4.归档：盖章后的文件应及时归档保存，以备查阅。特殊情况的处理1.如遇紧急情况，无法事先办理审批手续的，使用人应电话请示公司法定代表人或授权人同意后先行盖章，并在事后及时补办审批手续。2.如因工作需要，需在空白纸张、合同文本等上预先盖章的，必须经公司法定代表人或授权人批准，并严格控制盖章数量，使用完毕后应及时收回剩余空白纸张或合同文本。公章的停用、销毁与交接公章的停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用公章的，由行政部门提出申请，经公司法定代表人批准后办理停用手续。2.公章停用后，行政部门应及时将停用信息书面通知公司各部门，并收回停用的公章。公章的销毁1.停用的公章由行政部门负责销毁，销毁时应填写《公章销毁申请表》，经公司法定代表人批准后进行。2.公章销毁应采用适当的方式，如粉碎、熔化等，确保公章无法再使用。销毁过程应进行记录，并由行政部门负责人和监销人签字确认。公章的交接1.公章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接公章的，应提前办理交接手续。2.交接时，双方应在《公章交接清单》上详细记录公章的名称、数量、启用日期、停用日期等信息，并签字确认。交接清单一式三份，交接双方各执一份，行政部门存档一份。监督与检查监督机制1.公司设立公章使用监督小组，由行政部门负责人、财务部门负责人等组成，负责对公章使用情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应定期对公章使用管理制度的执行情况进行评估，及时发现问题并提出改进措施。违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因公章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。附则解释权本制度