小公司财务出纳管理制度

小公司财务出纳管理制度一、总则（一）目的为加强本公司财务管理，规范财务出纳工作流程，确保公司资金安全、准确、高效运作，根据国家相关法律法规及财务制度，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司财务出纳人员及与财务出纳工作相关的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务制度，依法办理财务出纳业务。2.准确性原则：确保财务数据的准确记录和计算，保证账账相符、账实相符。3.安全性原则：加强资金安全管理，防范资金风险，确保公司资金安全。4.及时性原则：及时办理各项财务出纳业务，不得拖延，保证财务工作的时效性。二、岗位职责（一）出纳岗位职责1.现金收付管理严格按照国家有关现金管理的规定，根据审核无误的原始凭证，办理现金收付业务。对于收入的现金，应及时存入银行，不得坐支现金。支付现金时，应严格审核付款凭证，确保付款手续齐全、金额准确。2.银行存款收付管理负责办理银行存款的收付业务，根据审核后的记账凭证，及时登记银行存款日记账。定期与银行核对账目，编制银行存款余额调节表，确保银行存款账实相符。妥善保管银行存款印鉴，严格按照规定使用。3.票据管理负责保管和使用各种票据，如支票、汇票、本票等。建立票据登记簿，详细记录票据的种类、号码、领用日期、用途、金额等信息。按照规定开具票据，确保票据内容真实、准确、完整。定期盘点票据，保证票据的安全。4.资金日记账登记按照业务发生顺序，及时、准确地登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结。每日终了，应结算现金日记账余额，并与库存现金进行核对，确保账实相符。定期将资金日记账与总账进行核对，保证账账相符。5.资金报表编制定期编制资金报表，如资金日报表、资金月报表等，及时反映公司资金的收支情况和余额。对资金报表进行分析，为公司管理层提供资金运作的相关信息和建议。6.其他工作协助会计人员做好财务核算工作，提供相关财务数据。完成领导交办的其他临时性工作任务。（二）财务主管对出纳工作的监督职责1.定期检查出纳人员的现金、银行存款日记账记录，确保账实相符、账账相符。2.审核出纳人员编制的资金报表，对报表数据的准确性和完整性进行把关。3.监督出纳人员对票据的保管和使用情况，防止票据丢失、被盗用等情况发生。4.检查出纳人员的现金收付和银行存款收付业务是否符合规定的流程和手续。5.对出纳人员的工作进行指导和培训，提高其业务水平和工作能力。三、现金管理（一）现金库存限额1.公司根据日常现金支出的需要，核定合理的现金库存限额。现金库存限额一般按照公司35天的日常零星开支所需现金确定。2.如需调整现金库存限额，应提前向开户银行提出申请，经银行审核同意后进行调整。（二）现金收付规定1.现金收入必须开具收款收据或发票，收款收据或发票应按顺序编号，一式三联，分别为存根联、客户联和记账联。2.收取现金时，应在收款收据或发票上加盖“现金收讫”章，并由收款人签字确认。3.现金支出必须凭审核无误的原始凭证办理，原始凭证应具备以下内容：凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等。4.支付现金时，应由领款人签字确认，并在原始凭证上加盖“现金付讫”章。5.严禁白条抵库，不得坐支现金。如因特殊情况需要坐支现金的，应事先报经开户银行审查批准，并在规定的范围内进行坐支。（三）现金盘点1.出纳人员应每日终了对库存现金进行盘点，确保账实相符。2.现金盘点应编制现金盘点表，由出纳人员和监盘人员签字确认。现金盘点表应包括现金账面余额、实际盘点金额、盘盈或盘亏金额及原因等内容。3.如发现现金长款或短款，应及时查明原因，并按照规定进行处理。属于记账错误的，应及时更正；属于出纳人员责任的，应责令其赔偿；属于无法查明原因的长款，应计入营业外收入；属于无法查明原因的短款，应根据公司规定由相关责任人承担损失。四、银行存款管理（一）银行账户管理1.公司应按照国家有关规定，在银行开立基本存款账户、一般存款账户、专用存款账户和临时存款账户。2.银行账户的开立、变更和撤销，应按照规定的程序办理，并及时向财务部门备案。3.公司应加强对银行账户的管理，定期核对银行账户余额，确保账户资金安全。严禁出租、出借银行账户。（二）银行存款收付流程1.业务部门根据业务需要，填写付款申请单，注明付款事由、金额、付款方式等内容，并附上相关的原始凭证。2.付款申请单经部门负责人审核签字后，提交财务部门。3.财务部门对付款申请单及原始凭证进行审核，审核无误后，由财务主管签字批准。4.出纳人员根据审核批准的付款申请单，办理银行存款支付业务。支付方式为支票的，应填写支票领用单，注明支票号码、收款单位、金额、用途等内容，并由领用人签字确认。支票领用单应与付款申请单及原始凭证一并作为记账凭证的附件。5.支付方式为网上银行转账的，出纳人员应按照网上银行操作流程进行操作，确保转账信息准确无误。转账成功后，应及时打印转账回单，并作为记账凭证的附件。6.对于收到的银行存款，出纳人员应及时将银行进账单交财务部门，财务部门根据进账单编制记账凭证，并登记银行存款日记账。（三）银行对账单核对1.出纳人员应每月定期从银行取得银行对账单，并与银行存款日记账进行核对。2.银行对账单与银行存款日记账如有不符，应编制银行存款余额调节表进行调节。银行存款余额调节表应包括企业银行存款日记账余额、银行对账单余额、未达账项等内容。3.未达账项是指企业与银行之间由于结算凭证传递时间不同而造成的一方已经入账，另一方尚未入账的款项。未达账项一般分为以下四种情况：企业已收款入账，银行尚未收款入账。企业已付款入账，银行尚未付款入账。银行已收款入账，企业尚未收款入账。银行已付款入账，企业尚未付款入账。4.对于未达账项，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。如属于正常的结算时间差异，可待结算凭证到达后再进行账务处理；如发现有异常情况，应及时与银行联系，查明原因，防止资金损失。五、票据管理（一）票据种类及适用范围1.本公司涉及的票据主要包括支票、汇票、本票、发票、收款收据等。2.支票适用于同城范围内的商品交易、劳务供应及其他款项的结算。3.汇票适用于同城交易，也可用于异地结算。分为银行汇票和商业汇票，商业汇票又分为商业承兑汇票和银行承兑汇票。4.本票适用于在同城范围内使用。5.发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。发票分为增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票等。6.收款收据是指公司在收到现金或其他款项时开具给付款方的收款凭证。（二）票据购买与保管1.票据由出纳人员负责购买，购买时应填写票据购买申请书，注明票据种类、数量等内容，并经财务主管签字批准。2.出纳人员应设立票据登记簿，对票据的购买、领用、使用、作废、退回等情况进行详细记录。票据登记簿应包括票据种类、号码、购买日期、领用日期、领用人、用途、金额、作废日期、退回日期等信息。3.票据应妥善保管，存放在保险柜内。对于空白支票，应严格按照规定进行保管，不得随意乱放。空白支票必须由专人负责保管，不得将空白支票交给他人填写。4.对于已开具的票据存根联，应按照顺序编号，妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。（三）票据开具与使用1.开具票据时，应严格按照规定的格式和内容填写，确保票据内容真实、准确、完整。2.票据的开具应与实际业务相符，不得虚开、代开票据。3.对于支票的开具，应填写支票日期、收款人、金额、用途等内容，并加盖预留银行印鉴。支票的金额、日期、收款人不得更改，如因特殊情况需要更改的，应重新开具支票，并在原支票上加盖“作废”章。4.对于发票的开具，应按照国家税收法律法规的规定进行开具。开具发票时，应填写发票抬头、项目、数量、单价、金额等内容，并加盖发票专用章。5.票据使用完毕后，应及时登记票据登记簿，并将存根联装订成册，妥善保管。（四）票据作废与销毁1.对于填写错误或因其他原因需要作废的票据，应加盖“作废”章，并在票据登记簿上注明作废原因、日期等信息。2.作废的票据应与存根联一并保存，不得随意丢弃。3.对于超过保管期限或因其他原因需要销毁的票据，应填写票据销毁清单，注明票据种类、号码、数量、销毁原因、销毁日期等内容，并经财务主管签字批准后进行销毁。票据销毁清单应作为会计档案保存。六、财务印章管理（一）印章种类本公司财务印章主要包括财务专用章、法人章、发票专用章等。（二）印章保管1.财务专用章由财务主管保管，法人章由法定代表人或其授权的人员保管，发票专用章由出纳人员保管。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意将印章交他人使用。如因特殊情况需要委托他人使用印章的，应经财务主管批准，并进行登记。3.印章应存放在保险柜内，不得带出公司使用。如因业务需要必须带出公司使用的，应经财务主管批准，并由印章保管人员亲自携带，使用完毕后及时带回公司。（三）印章使用1.印章使用必须严格履行审批手续，由使用人填写印章使用申请表，注明使用事由、金额、日期等内容，并经部门负责人、财务主管审核签字后，方可使用印章。2.对于涉及重大资金支出或重要经济业务的印章使用，应经公司法定代表人签字批准。3.印章使用时，应在相关文件或票据上加盖清晰、端正的印章，不得模糊不清或加盖在无关的地方。4.印章使用完毕后，印章保管人员应及时收回印章，并在印章使用申请表上签字确认。七、资金审批流程（一）日常费用报销审批1.员工因业务需要发生的费用支出，应填写费用报销单，注明费用事由、金额、发票号码等内容，并附上相关的原始凭证。2.费用报销单经部门负责人审核签字后，提交财务部门。3.财务部门对费用报销单及原始凭证进行审核，审核内容包括费用的真实性、合理性、合法性、报销手续是否齐全等。审核无误后，由财务主管签字批准。4.出纳人员根据审核批准的费用报销单，办理现金或银行存款支付业务。（二）采购付款审批1.采购部门根据采购合同或采购计划，填写付款申请单，注明采购项目、供应商名称、金额、付款方式等内容，并附上采购合同、发票、验收单等相关原始凭证。2.付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交财务部门。3.财务部门对付款申请单及原始凭证进行审核，审核内容包括采购业务的真实性、合同执行情况、发票的合法性、验收单的完整性等。审核无误后，由财务主管签字批准。4.对于金额较大的采购付款，应经公司管理层审批后，方可办理支付业务。5.出纳人员根据审核批准的付款申请单，办理银行存款支付业务。（三）资金借款审批1.员工因业务需要借款的，应填写借款申请单，注明借款事由、金额、借款期限等内容，并经部门负责人审核签字后，提交财务部门。2.财务部门对借款申请单进行审核，审核内容包括借款的必要性、借款金额的合理性等。审核无误后，由财务主管签字批准。3.对于金额较大的借款，应经公司管理层审批后，方可办理借款手续。4.出纳人员根据审核批准的借款申请单，办理现金或银行存款支付业务。5.借款人员应在规定的借款期限内归还借款，如需延期还款的，应提前向财务部门提出申请，经批准后方可延期。八、财务报表与财务分析（一）财务报表编制1.出纳人员应按照国家财务制度和公司财务规定，定期编制资金报表，如资金日报表、资金月报表等。2.资金报表应准确反映公司资金的收支情况和余额，数据应真实、准确、完整。3.资金报表编制完成后，应及时提交给财务主管和公司管理层，为公司决策提供依据。（二）财务分析1.财务主管应定期对公司的资金状况进行分析，撰写财务分析报告。2.财务分析报告应包括资金收支情况分析、资金结构分析、资金使用效率分析、资金风险分析等内容。3.通过财务分析，发现公司资金运作中存在的问题和风险，并提出相应的建议和措施，为公司管理层提供决策支持。九、财务档案管理（一）档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、银行对账单、发票存根、收款收据存根、财务印章使用记录、资金审批文件等与财务工作相关的资料。（二）档案整理与装订1.财务人员应定期对财务档案进行整理，按照类别、时间顺序进行分类。2.会计凭证应按照记账凭证的编号顺序进行整理，附上原始凭证，并装订成册。装订成册的会计凭证应加具封面，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容，并由装订人员在封面上签字盖章。3.会计账簿应按照账簿种类进行整理，加具封面，注明单位名称、账簿名称、年度、月份等内容，并由记账人员和会计主管在封面上签字盖章。4.财务报表应按照月份、季度、年度进行整理，加具封面，注明单位名称、报表名称、年度、月份等内容，并由编制人员和会计主管在封面上签字盖章。（三）档案保管1.财务档案应妥善保管，存放地点应安全、防火、防潮、防虫。2.财务档案的保管期限