管委会机关档案管理制度

管委会机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强管委会机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为管委会各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于管委会机关各部门及所属单位的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指管委会机关在履行职能活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、资料、图表、声像等。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。管委会办公室负责对机关档案工作进行统一领导和监督指导，各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和利用工作。2.集中保管原则。机关档案实行集中统一保管，确保档案的安全和完整。3.方便利用原则。建立健全档案管理制度，提高档案管理水平，为档案的查阅和利用提供便利条件。二、档案管理机构及职责（一）管委会办公室档案管理部门1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定管委会机关档案管理制度并组织实施。2.负责对机关各部门档案工作进行监督指导，组织档案业务培训。3.集中统一管理管委会机关的各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.负责档案信息化建设，推进档案管理现代化。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交管委会办公室档案管理部门。3.负责本部门档案的日常保管和利用工作，为部门工作提供档案支持。4.协助档案管理部门做好档案清查、统计等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.管委会机关制发的各类文件、通知、报告、决议、纪要等。2.管委会机关召开的重要会议的文件、材料、记录等。3.管委会机关开展业务工作形成的各类报表、数据、合同、协议等。4.管委会机关的工作计划、总结、统计报表等。5.管委会机关的人事档案、财务档案、基建档案等专门档案。6.管委会机关收到的上级文件、下级请示报告及其他有关文件资料。7.管委会机关与其他单位往来的文件、信函、协议等。8.管委会机关形成的照片、录音、录像、电子文件等声像档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.档案收集应遵循归档范围和保管期限的规定，对具有保存价值的文件材料应全部收集归档。3.收集的档案应保持文件材料的原貌，不得擅自涂改、损毁。4.对电子文件的收集，应确保其真实性、完整性和可读性，按照相关标准进行存储和管理。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和要求。（四）整理方法1.文书档案的整理按照《归档文件整理规则》进行，采用年度机构（问题）保管期限的分类方法，以件为单位进行装订、分类、编号、编目等。2.专门档案的整理按照国家有关规定和行业标准进行，如人事档案按照人事档案管理规定整理，财务档案按照会计档案管理办法整理等。3.声像档案的整理应按照载体形式、时间顺序等进行分类整理，编制相应的目录和说明。四、档案的保管（一）保管场所1.管委会办公室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的安全和完整。3.按照档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定和销毁，严格履行审批手续。4.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的温湿度环境。5.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。（三）档案装具1.档案柜、档案架应符合档案保管的要求，材质坚固、耐用，便于档案的存放和查找。2.档案装具应按照档案类别、保管期限等进行合理划分，标识清晰。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关规定和管委会机关的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从维护历史真实面貌出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由管委会办公室负责人、档案管理部门人员及相关业务部门人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映管委会机关的主要职能活动和历史面貌。2.档案的保存价值和保管期限是否合理。3.档案是否重复、多余或已失去保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，提出拟销毁档案清单，报管委会领导审批。2.审批通过后，由档案管理部门会同有关部门对拟销毁档案进行登记造册，并在指定地点进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁档案的清册应永久保存。六、档案的利用（一）利用范围1.管委会机关内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与管委会机关有关的档案，须经管委会办公室负责人批准。3.涉及国家机密、商业秘密等档案的利用，按照国家有关保密规定执行。（二）利用方式1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员应遵守档案查阅制度，爱护档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。2.如需借阅档案，应填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。3.查阅和借阅档案时，档案管理人员应做好登记，记录查阅和借阅的时间、内容、人员等信息。4.对电子档案的利用，应按照档案信息化管理的有关规定进行操作，确保电子档案的安全和保密。（三）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容、借阅期限等。利用登记册应妥善保管，以备查询。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现管委会机关档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，实现档案信息资源的共享和利用。（二）信息化建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。2.对纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索。3.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，按照系统要求进行档案数据的录入、维护和管理。2.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.做好电子档案的备份工作，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。4.严格遵守档案信息化管理的安全保密规定，防止档案信息泄露。八、监督与检查（一）监督检查职责管委会办公室负责对机关各部门档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全管理情况。（三）监督检查方式1.定期检查。每年组织一次对机关各部门档案管理工作的全面检查。2.不定期抽查。根据工作需要，对部分部门的档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查。针对档案管理中的重点问题