新三板公司采购管理制度

新三板公司采购管理制度一、总则1.目的本采购管理制度旨在规范新三板公司（以下简称“公司”）的采购行为，确保采购活动的合法性、合规性、合理性和高效性，保障公司生产经营活动的顺利进行，降低采购成本，提高公司经济效益。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司、分公司等相关机构（以下统称“公司各部门”）的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，确保采购过程透明、公正、公开。合理性原则：根据公司实际需求，科学合理地安排采购计划，确保采购物资和服务的质量、数量、价格等符合公司利益。效益性原则：通过优化采购流程、降低采购成本、提高采购效率等方式，实现公司经济效益最大化。保密性原则：在采购活动中涉及的商业秘密、技术秘密等信息，必须严格保密，防止泄露。二、采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：审议公司采购战略、政策和制度；审批重大采购项目的采购计划、预算、采购方式等；监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构，负责具体采购业务的实施。采购部门的职责包括：制定采购计划和预算，组织实施采购活动；选择供应商，进行商务谈判，签订采购合同；跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同履行过程中的问题；建立供应商档案，评估供应商绩效；收集、整理采购信息，分析采购数据，为公司采购决策提供支持。3.其他相关部门职责需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。质量部门：负责对采购物资和服务的质量进行检验和验收，确保其符合公司要求和相关标准。财务部门：负责审核采购预算、支付货款等财务事项，监督采购资金的使用情况。法务部门：负责对采购合同等法律文件进行审核，提供法律咨询和支持，确保采购活动的合法性。三、采购流程1.采购需求提出各需求部门根据公司生产经营计划、项目进度等实际情况，填写《采购申请表》，详细说明采购物资和服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交至采购部门。采购部门对《采购申请表》进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、必要性、与公司预算的匹配性等。如审核通过，将《采购申请表》提交至采购决策委员会审批；如审核不通过，将反馈至需求部门，要求其重新填写或调整采购需求。2.采购计划制定采购部门根据采购决策委员会的审批意见，结合公司库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资和服务的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并提交至采购决策委员会备案。采购计划如有调整，采购部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容等，并提交至采购决策委员会审批。3.供应商选择与管理采购部门根据采购物资和服务的特点、要求等，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等内容。采购部门对供应商进行评估和筛选，选择符合公司要求的供应商。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评估方式可采用实地考察、问卷调查、样品检验、供应商业绩评价等多种方式。采购部门与选定的供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务，包括采购物资和服务的规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。同时，应在协议中约定供应商的违约责任和争议解决方式。采购部门定期对供应商进行绩效评估，评估内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。根据绩效评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。4.采购实施采购部门根据采购计划和供应商合作协议，向供应商发送《采购订单》，明确采购物资和服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点等内容。供应商收到《采购订单》后，应及时确认订单内容，并按照订单要求组织生产和发货。采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物资和服务按时、按质、按量交付。如因特殊原因需要变更采购订单内容，采购部门应及时与供应商协商一致，并签订《采购订单变更协议》。5.验收与付款采购物资和服务到货后，质量部门应按照相关标准和要求进行检验和验收。验收内容包括物资和服务的规格、型号、数量、质量、外观等方面。如验收合格，质量部门应出具《验收报告》；如验收不合格，质量部门应及时通知采购部门和供应商，要求供应商采取整改措施或更换物资和服务。采购部门根据《验收报告》和采购合同等相关文件，填写《付款申请表》，提交至财务部门审核。财务部门审核通过后，按照公司财务制度和相关规定办理付款手续。如因供应商原因导致采购物资和服务质量问题或交货延迟等情况，采购部门应根据采购合同的约定，要求供应商承担相应的违约责任，如扣除货款、赔偿损失等。四、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，公司采用招标采购方式。招标采购应按照国家法律法规和相关政策要求，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则进行。具体流程如下：采购部门制定招标文件，明确采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、技术标准、交货期、交货地点、评标标准等内容。采购部门发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。招标公告应在公司官网、相关媒体等渠道发布，公告期限不得少于法定要求。采购部门组织开标、评标和定标工作。开标应在规定的时间和地点公开进行，评标应按照招标文件规定的评标标准进行，定标应根据评标结果确定中标供应商。采购部门与中标供应商签订采购合同，并按照合同要求组织实施采购活动。2.竞争性谈判采购对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用竞争性谈判采购方式。具体流程如下：采购部门确定参与竞争性谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请书。谈判邀请书应明确谈判项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、技术标准、交货期、交货地点、谈判时间、谈判地点等内容。采购部门组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组由采购部门代表、相关技术专家、财务人员等组成，人数不得少于三人。谈判过程中，谈判小组应与供应商就采购项目的价格、技术、服务等方面进行充分沟通和协商，达成一致意见。采购部门根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。3.询价采购对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，公司采用询价采购方式。具体流程如下：采购部门向多家供应商发出询价通知书，询价通知书应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、技术标准、交货期、交货地点、报价要求等内容。供应商收到询价通知书后，应在规定的时间内提交报价文件。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。采购部门对供应商的报价文件进行评审，选择报价合理、符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，公司采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。具体流程如下：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、技术标准、交货期、交货地点、拟采购供应商等内容，并提交至采购决策委员会审批。采购决策委员会审批通过后，采购部门与拟采购供应商进行商务谈判，签订采购合同。五、采购预算与成本控制1.采购预算编制采购部门应根据公司年度生产经营计划、项目进度等实际情况，结合历史采购数据和市场价格走势，编制年度采购预算。采购预算应明确采购物资和服务的名称、规格、型号、数量、价格、采购时间等内容，并提交至财务部门审核。财务部门对采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、准确性、与公司财务状况的匹配性等。如审核通过，将采购预算提交至采购决策委员会审批；如审核不通过，将反馈至采购部门，要求其重新编制或调整采购预算。2.采购成本控制采购部门应通过优化采购流程、选择合适的采购方式、与供应商进行谈判等方式，降低采购成本。同时，应关注市场价格变化，及时调整采购策略，确保采购成本合理。采购部门应建立采购成本分析制度，定期对采购成本进行分析和评估，找出成本控制的关键点和存在的问题，并采取相应的措施加以改进。财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照采购合同和公司财务制度办理付款手续，确保采购资金的安全和合理使用。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，识别可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。采购部门应根据风险识别结果，对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。评估方式可采用定性评估和定量评估相结合的方法。2.风险应对措施针对不同等级和影响程度的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点监控、加强管理等措施；对于中风险因素，应采取适当的控制措施，降低风险发生的可能性；对于低风险因素，应采取一般的管理措施，进行日常监控。采购部门应建立风险预警机制，及时发现和预警风险因素的变化情况。如发现风险因素出现异常变化，应及时采取相应的措施加以应对，确保采购活动的顺利进行。3.风险监督与改进采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行监督和检查，确保风险应对措施得到有效落实。采购部门应根据风险监督和检查结果，及时总结经验教训，对采购管理制度和流程进行优化和改进，不断提高采购风险管理水平。七、信息管理与档案管理1.采购信息管理采购部门应建立采购信息管理系统，及时收集、整理、存储和更新采购相关信息，包括采购需求、采购计划、供应商信息、采购订单、验收报告、付款记录等。采购信息管理系统应具备信息查询、统计分析、报表生成等功能，为公司采购决策、管理和监督提供支持。采购部门应定期对采购信息进行分析和总结，为公司采购管理提供决策依据。同时，应加强对采购信息的保密管理，防止信息泄露。2.采购档案管理采购部门应建立采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括