维也纳酒店采购管理制度

维也纳酒店采购管理制度一、总则（一）目的为加强维也纳酒店采购管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，保障酒店运营的物资供应，降低采购成本，提高酒店经济效益和服务质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于维也纳酒店各部门所有物资及服务的采购活动，包括但不限于食品、饮料、客房用品、办公用品、设备设施采购及维修保养服务、营销推广服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在满足酒店运营需求的前提下，通过科学的采购决策和有效的采购管理，降低采购成本，提高采购效益。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务符合酒店的质量标准和使用要求。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护酒店和供应商的合法权益，杜绝不正当竞争行为。5.归口管理原则：酒店采购工作实行归口管理，由专门的采购部门负责统一组织实施，各部门应积极配合采购部门开展工作。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立酒店采购管理委员会，由酒店总经理担任主任，财务总监、运营总监、行政总监等相关部门负责人为成员。采购管理委员会负责审议和决策重大采购事项，包括采购战略、采购预算、供应商选择、采购合同审批等。（二）采购部门职责1.负责制定和完善酒店采购管理制度、流程和标准，并组织实施。2.根据酒店各部门需求，编制采购计划，经审批后组织采购活动。3.负责供应商的开发、评估、选择、管理和考核，建立供应商档案。4.组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况，确保合同有效履行。5.负责采购物资的验收、入库、付款等工作，确保采购物资的质量和数量符合要求。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断优化采购工作。（三）需求部门职责1.根据酒店运营需要，及时向采购部门提交物资和服务需求申请，明确需求的规格、数量、质量标准、交货时间等要求。2.参与采购过程中的供应商选择、样品确认、验收等工作，提供专业意见和建议。3.负责对采购物资和服务的使用情况进行跟踪和反馈，协助采购部门处理采购过程中的问题。（四）财务部门职责1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况，确保采购资金的合理、合规支出。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款、结算方式等进行把关。3.负责采购物资和服务的账务处理，及时与采购部门核对账目，确保财务数据的准确性。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求，填写《采购申请表》，详细注明物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息，并经部门负责人签字确认后提交给采购部门。2.对于紧急采购需求，应在申请表上注明“紧急”字样，并说明紧急原因，采购部门应优先处理。（二）采购计划编制采购部门收到各部门的采购申请后，进行汇总和分析，结合酒店库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购物资和服务的名称、规格、数量、采购时间、预算金额等内容，并报采购管理委员会审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质证明文件，并对其经营状况、信誉情况、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行调查了解。3.组织相关部门对符合要求的供应商进行实地考察，评估其生产能力、管理水平、质量控制体系等，形成考察报告。4.根据考察结果，对供应商进行综合评估，建立供应商评估档案，确定合格供应商名单，并定期对供应商进行动态评估和调整。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门根据采购计划和供应商评估结果，选择合适的供应商进行采购谈判。谈判前应制定谈判策略和方案，明确谈判目标、底线和重点内容。2.采购谈判应至少由两名采购人员参加，谈判过程中应详细记录谈判内容，包括双方的报价、价格调整机制、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并形成谈判纪要。3.谈判达成一致后，采购部门应起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。4.采购合同经采购部门负责人审核后，提交财务部门审核付款条款，再报采购管理委员会审批。审批通过后，由采购部门与供应商签订正式采购合同。（五）采购执行与跟踪1.采购部门根据采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并跟踪订单执行情况。2.供应商应按照采购订单要求组织生产和供应，确保物资或服务按时、按质、按量交付。采购部门应定期与供应商沟通，了解生产进度和交货情况，及时协调解决可能出现的问题。3.在物资或服务交付前，采购部门应通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。（六）验收与入库1.物资或服务交付后，由质量检验部门按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格的，出具《验收报告》；验收不合格的，应及时通知供应商进行整改或退换货处理，并跟踪处理结果。2.采购部门凭《验收报告》办理入库手续，仓库管理人员根据验收结果对物资进行清点、核对，无误后办理入库登记，并填写《入库单》。《入库单》应注明物资的名称、规格、型号、数量、供应商名称等信息，并由仓库管理人员和采购人员签字确认。3.对于验收不合格或与合同约定不符的物资，采购部门应及时与供应商协商解决，如协商不成，可根据合同约定追究供应商的违约责任。（七）付款1.采购物资或服务验收合格且入库后，采购部门应根据合同约定的付款方式和时间，填写《付款申请单》，附上采购合同、验收报告、入库单等相关凭证，经部门负责人审核后提交财务部门。2.财务部门对《付款申请单》及相关凭证进行审核，审核无误后按照酒店财务管理制度办理付款手续。对于不符合付款条件的，财务部门应及时通知采购部门并说明原因。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据酒店年度经营计划和采购需求预测，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并按照酒店财务预算编制要求进行细化和分解。2.年度采购预算编制完成后，经采购管理委员会审议通过后报酒店总经理审批。审批通过后的采购预算作为酒店年度采购工作的依据，不得随意调整。（二）预算执行与控制1.采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，确保采购支出控制在预算范围内。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照预算编制和审批程序进行申请和审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和控制，定期对采购支出进行统计和分析，及时发现和纠正超预算采购行为。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、酒店经营业务调整、不可抗力等因素导致原采购预算无法满足实际需求时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的项目、调整的金额等内容，并附上相关证明材料。经采购管理委员会审议通过后报酒店总经理审批。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应根据酒店采购需求和供应商评估标准，积极开发新的供应商。开发渠道包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等。2.对新开发的供应商，采购部门应收集其基本信息、资质证明文件、产品资料等，并进行初步筛选和调查了解。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的经营状况、信誉情况、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等多种形式。采购部门应根据评估结果，对供应商进行分类管理，建立供应商评估档案。（三）供应商选择1.根据供应商评估结果，采购部门选择合格供应商作为酒店的采购合作伙伴。选择供应商时应综合考虑其产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足酒店的采购需求。2.对于重要物资和服务的采购，应选择多家供应商进行比较和选择，以降低采购风险。（四）供应商管理与考核1.采购部门与供应商签订采购合同后，应建立供应商管理台账，记录供应商的基本信息、采购合同执行情况、付款情况等内容。2.定期对供应商进行考核，考核指标包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。根据考核结果，对供应商进行奖惩，如给予优秀供应商一定的奖励，对不合格供应商进行警告、暂停合作或终止合作等处理。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.风险识别和评估可采用风险矩阵、情景分析、专家咨询等方法，确定风险的可能性和影响程度，并对风险进行排序。（二）风险应对措施1.针对不同类型的采购风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。如对于市场风险，可通过市场调研、价格谈判、签订价格调整条款等方式进行应对；对于质量风险，可加强供应商管理、严格验收标准、增加检验频次等方式进行防范；对于供应商风险，可建立供应商评估和考核机制、多元化选择供应商等方式降低风险；对于合同风险，应加强合同审核和管理，明确双方权利义务，防范合同纠纷；对于付款风险，应严格按照合同约定付款，加强财务监督等。2.采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略，确保采购风险得到有效控制。七、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应广泛收集与采购相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品质量信息、行业动态信息等。2.信息收集渠道包括网络平台、行业协会、供应商提供、市场调研等。（二）采购信息整理与分析1.采购部门对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库，以便于查询和使用。2.定期对采购信息进行分析，了解市场价格走势、供应商动态、产品质量变化等情况，为采购决策提供依据。（三）采购信息共享1.采购部门应与需求部门、财务部门等相关部门建立采购信息共享机制，及时通报采购计划、采购进度、采购合同执行情况等信息，确保各部门之间信息畅通。2.利用酒店内部管理系统，实现采购信息的在线查询和共享，提高采购工作的透明度和效率。八、监督与审计（一）内部监督1.酒店内部审计部门应定期对采购工作进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行