某公司会计档案管理制度

某公司会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，规范会计档案的整理、归档、保管、查阅和销毁等行为，保证会计档案的真实、完整、有效和安全，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理。（三）定义1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.会计凭证：是记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，包括原始凭证和记账凭证。3.会计账簿：是以会计凭证为依据，对全部经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核算的簿籍，包括总账、明细账、日记账以及其他辅助性账簿。4.财务会计报告：是指公司对外提供的反映公司某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。5.其他会计资料：是指除会计凭证、会计账簿、财务会计报告等以外的，与公司财务会计核算有关的重要资料，如银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。二、会计档案管理职责（一）财务部门职责1.负责会计档案的整理、装订、保管等日常工作，确保会计档案的完整、准确。2.按照国家有关规定和本制度的要求，定期将会计档案移交公司档案管理部门。3.负责建立会计档案查阅、借阅登记制度，严格按照规定办理查阅、借阅手续。4.参与会计档案的销毁工作，提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。（二）档案管理部门职责1.负责接收财务部门移交的会计档案，按照档案管理的要求进行整理、分类、编号、上架等工作，妥善保管会计档案。2.建立会计档案查阅、借阅登记制度，对查阅、借阅会计档案的人员进行登记，并监督查阅、借阅过程。3.负责会计档案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保会计档案的安全。4.按照国家有关规定和本制度的要求，定期对会计档案进行清查、盘点，确保会计档案的账实相符。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门会计资料的收集、整理，并及时移交财务部门。2.在办理涉及会计档案的业务时，应积极配合财务部门和档案管理部门的工作，提供必要的协助。三、会计档案的整理与归档（一）会计凭证的整理与归档1.每月终了，会计人员应及时将本月的会计凭证进行整理。整理时，应按照记账凭证的编号顺序，将记账凭证及其所附的原始凭证进行核对，确保凭证齐全、内容完整。2.对于纸张规格不一致的原始凭证，应采用折叠或粘贴的方式进行整理，使其规格统一。3.将整理好的会计凭证按照编号顺序排列，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加盖骑缝章。4.会计凭证封面上应注明公司名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止编号、凭证张数等内容。5.装订成册的会计凭证应及时移交档案管理部门归档保管。（二）会计账簿的整理与归档1.年度终了，会计人员应将本年度的各种会计账簿进行整理。整理时，应检查账簿是否齐全、账页是否完整、编号是否连续等。2.对于活页式账簿，应将账页抽出，整理编号，加具封面、封底，装订成册。3.会计账簿封面上应注明公司名称、年度、账簿名称、册数、编号等内容。4.整理好的会计账簿应及时移交档案管理部门归档保管。（三）财务会计报告的整理与归档1.年度终了，财务部门应将本年度的财务会计报告进行整理。整理时，应检查报告是否齐全、内容是否完整、数据是否准确等。2.财务会计报告应按照月度、季度、半年度、年度分别装订成册，并加具封面。3.财务会计报告封面上应注明公司名称、年度、月份、报告种类、编号等内容。4.整理好的财务会计报告应及时移交档案管理部门归档保管。（四）其他会计资料的整理与归档1.对于银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等其他会计资料，应定期进行整理，并按照类别进行装订成册。2.会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等应按照规定的格式和内容进行编制，并及时归档保管。3.其他会计资料应在业务办理完毕后，及时移交档案管理部门归档保管。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。3.财务会计报告保管期限为：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料保管期限为：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管要求1.档案管理部门应设立专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保会计档案的安全。2.会计档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立会计档案目录，便于查找和利用。3.会计档案应妥善保管，不得随意堆放、毁损、散失或泄密。4.对于电子会计档案，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，如磁带、光盘、硬盘等。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经本部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门负责人审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并在查阅过程中进行监督。3.查阅人员应在指定的地点查阅会计档案，不得将会计档案带出档案管理部门。查阅时，应保持会计档案的整洁，不得在会计档案上涂画、标记、折叠、抽换等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将会计档案归还档案管理部门，并在《会计档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅会计档案，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经本部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门负责人审批同意后，由档案管理部门办理借阅手续，并在《会计档案借阅登记表》上登记借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人员应在规定的时间内归还会计档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播会计档案内容。如因保管不善造成会计档案丢失、毁损的，应承担相应的责任。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的除外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由财务部门提出会计档案销毁意见，会同档案管理部门共同对拟销毁的会计档案进行清点、核对，编制会计档案销毁清册。2.会计档案销毁清册应包括会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。3.公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。4.销毁会计档案时，应当由财务部门和档案管理部门