廉洁提示函管理办法

廉洁提示函管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织的廉洁自律建设，规范廉洁提示函的管理，预防和遏制腐败行为，确保公司/组织各项工作的健康、有序开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内部各部门、各分支机构及其工作人员，以及与公司/组织有业务往来的供应商、合作伙伴等相关方。（三）基本原则1.依法依规原则：廉洁提示函的管理严格遵循国家法律法规和行业标准，确保各项操作合法合规。2.预防为主原则：通过及时发出廉洁提示函，提前预防可能出现的廉洁风险，做到防患于未然。3.客观公正原则：廉洁提示函的内容应基于客观事实，公正地反映问题，避免主观臆断。4.保密原则：对廉洁提示函涉及的相关信息严格保密，防止信息泄露引发不良影响。二、廉洁提示函的分类与适用情形（一）分类1.日常廉洁提示函：定期或不定期向公司/组织内部人员及相关业务往来方发送，强调廉洁自律的要求和重要性，提醒遵守廉洁规定。2.专项廉洁提示函：针对特定项目、业务活动或关键岗位，就可能存在的廉洁风险点发出提示函，提出具体的廉洁要求和防范措施。3.违规警示廉洁提示函：当发现有轻微违规迹象或接到相关举报线索时，及时发出提示函，警示相关人员纠正不当行为，防止问题恶化。（二）适用情形1.在开展重大项目招投标、采购活动、工程建设等业务前，向参与项目的工作人员及相关合作方发送廉洁提示函，明确廉洁纪律和违规后果。2.对于新入职员工、轮岗员工或晋升到关键岗位的人员，及时发放日常廉洁提示函，帮助其了解公司/组织的廉洁制度和要求。3.当行业内出现廉洁问题高发态势或公司/组织内部有个别部门、人员存在廉洁风险隐患时，发布专项廉洁提示函，进行全面风险排查和防控。4.一旦发现员工或合作方存在可能违反廉洁规定的行为，如接受礼品礼金、不正当利益输送等线索时，迅速发出违规警示廉洁提示函，要求其作出说明并限期整改。三、廉洁提示函的内容与格式（一）内容要求1.廉洁要求阐述：明确指出廉洁自律的各项规定，包括但不限于禁止接受利益相关方的贿赂、回扣、礼品礼金、宴请、旅游等不正当利益，以及禁止利用职务之便谋取私利、泄露商业机密等。2.风险提示：分析可能存在的廉洁风险点，如项目审批环节、资金拨付过程、合同签订与执行等方面可能出现的违规行为，并提醒相关人员注意防范。3.违规后果告知：详细说明违反廉洁规定将面临的法律责任、纪律处分以及对个人职业发展和公司/组织声誉的负面影响，起到威慑作用。4.举报渠道说明：提供公司/组织内部和外部的举报联系方式，鼓励员工和相关方积极监督，发现问题及时举报。（二）格式规范1.标题：统一采用“廉洁提示函”字样，并在标题下方注明发函日期、编号以及收函对象。2.正文：按照内容要求分点阐述，语言简洁明了、逻辑清晰，避免使用模糊、歧义性的词汇。3.落款：加盖公司/组织公章，并注明发函部门名称。四、廉洁提示函的发送与接收（一）发送流程1.起草：由公司/组织内部的纪检监察部门或相关职能部门根据具体情况起草廉洁提示函，确保内容准确、完整、合规。2.审核：廉洁提示函起草完成后，提交部门负责人、分管领导进行审核，重点审核内容的准确性、合规性以及针对性，确保提示函能够有效发挥作用。3.批准：经审核通过的廉洁提示函，报公司/组织主要领导批准后正式发出。4.发送方式：廉洁提示函可以通过书面形式邮寄、专人送达，也可以通过电子邮件、内部办公系统等电子方式发送，但需确保收函方能够有效接收并保存相关记录。（二）接收要求1.收函方应指定专人负责接收廉洁提示函：确保提示函能够及时、准确地传达给相关人员，并做好签收登记工作。2.收函方在收到廉洁提示函后：应认真阅读函件内容，确认了解廉洁要求和风险提示，并在规定时间内反馈回执，表明已收到并知晓相关内容。五、廉洁提示函的跟踪与反馈（一）跟踪机制1.建立廉洁提示函跟踪台账：详细记录每一份廉洁提示函的发送时间、内容、收函对象、反馈情况等信息，以便对提示函的执行情况进行全程跟踪。2.定期检查：纪检监察部门或相关职能部门定期对廉洁提示函的跟踪情况进行检查，了解收函方对提示函内容的落实情况，发现问题及时督促整改。3.重点关注：对于涉及重大项目、关键岗位或存在较高廉洁风险的廉洁提示函，进行重点跟踪，确保相关人员严格遵守廉洁规定。（二）反馈要求1.收函方应在收到廉洁提示函后的规定时间内：向发函部门反馈执行情况，包括是否采取了相应的防范措施、是否发现存在廉洁风险隐患等内容。2.对于违规警示廉洁提示函：收函方必须在规定时间内提交书面说明，详细解释相关情况，并承诺采取措施纠正不当行为，避免问题进一步扩大。3.发函部门对收函方的反馈进行认真分析和评估：如发现反馈内容不实或整改措施不力，应及时要求收函方重新作出说明或加强整改力度。六、廉洁提示函的存档与保管（一）存档要求1.廉洁提示函的起草稿、审核稿、批准稿以及发送记录、回执、反馈情况等相关资料均应进行存档，确保资料的完整性和可追溯性。2.存档资料应按照年度、类别进行分类整理，建立电子和纸质档案，便于查询和管理。（二）保管期限廉洁提示函及其相关资料的保管期限按照公司/组织档案管理规定执行，一般不少于[X]年，以便在需要时能够查阅相关历史资料，为廉洁风险防控提供参考依据。七、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织内部的纪检监察部门负责对廉洁提示函的管理情况进行监督检查，定期或不定期对廉洁提示函的发送、接收、跟踪、反馈以及存档等环节进行抽查，确保各项规定得到有效执行。2.加强对收函方廉洁提示函执行情况的监督，通过内部审计、专项检查、问卷调查等方式，了解收函方是否真正落实廉洁要求，是否存在违反廉洁规定的行为。（二）考核机制1.将廉洁提示函的管理工作纳入公司/组织内部绩效考核体系，对在廉洁提示函管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励，对工作不力、导致出现廉洁问题的部门和个人进行严肃问责。2.考核内容包括廉洁提示函的起草质量、发送及时性、跟踪落实情况、反馈效果以及存档完整性等方面，确保廉洁提示函能够真正发挥预防和遏制腐败行为的作用。八、附则（一）