办公类实物管理办法

办公类实物管理办法总则目的为了加强公司办公类实物的管理，规范办公类实物的采购、使用、维护和处置等流程，提高办公类实物的使用效率，降低公司运营成本，保障公司各项工作的正常开展，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内部各部门、各分支机构的办公类实物管理。办公类实物是指公司为满足日常办公需要而购置的各种实物资产，包括但不限于办公家具、办公设备、办公用品、电子设备等。管理原则1.统一管理原则：公司对办公类实物实行统一管理，由行政部门负责统筹规划、采购、调配和监督。2.分级负责原则：各部门负责人对本部门办公类实物的使用和管理负责，确保实物的安全、完整和合理使用。3.节约高效原则：在办公类实物的采购、使用和处置过程中，应遵循节约资源、提高效率的原则，避免浪费和闲置。4.合规合法原则：办公类实物的管理应严格遵守国家相关法律法规和公司的规章制度，确保各项工作合法合规。管理机构及职责行政部门1.负责制定和完善公司办公类实物管理办法，并组织实施。2.负责办公类实物的采购计划制定、采购招标、合同签订等工作。3.负责办公类实物的验收、登记、发放、调配和盘点等管理工作。4.负责办公类实物的维修、保养和报废处置等工作。5.负责对各部门办公类实物的使用和管理情况进行监督检查，及时发现和解决问题。财务部门1.负责办公类实物采购资金的预算编制、审核和拨付。2.负责办公类实物的账务处理和资产核算，定期与行政部门进行核对。3.参与办公类实物的盘点和清查工作，确保账实相符。使用部门1.负责本部门办公类实物的申请、领用和保管工作。2.负责本部门办公类实物的日常使用和维护，确保实物的正常运行。3.配合行政部门和财务部门做好办公类实物的盘点和清查工作。4.及时向行政部门反馈办公类实物的使用情况和存在的问题。采购管理采购计划制定1.各部门应根据本部门的工作需要和实际情况，于每年年底前编制下一年度的办公类实物采购计划，并报行政部门审核。2.行政部门应根据公司的发展战略和实际需求，对各部门的采购计划进行汇总、审核和平衡，编制公司年度办公类实物采购计划，报公司领导审批。3.采购计划应包括采购物品的名称、规格、型号、数量、预算金额等详细信息，并注明采购的时间和用途。采购方式选择1.办公类实物的采购应根据采购金额的大小和采购物品的性质，选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.采购金额达到一定标准的，应采用公开招标或邀请招标的方式进行采购；采购金额较小的，可以采用竞争性谈判、单一来源采购或询价采购的方式进行采购。3.采购方式的选择应严格按照国家相关法律法规和公司的规章制度执行，确保采购过程的公开、公平、公正。采购实施1.行政部门应根据批准的采购计划和确定的采购方式，组织开展采购工作。2.在采购过程中，应严格按照采购程序进行操作，确保采购物品的质量和价格合理。3.采购合同应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，以保障公司的合法权益。4.采购合同签订后，行政部门应及时跟踪合同的执行情况，确保采购物品按时、按质、按量交付。验收管理验收组织办公类实物到货后，行政部门应组织使用部门、财务部门等相关人员进行验收。验收内容1.核对采购物品的名称、规格、型号、数量等是否与采购合同一致。2.检查采购物品的外观是否完好，有无损坏、变形等情况。3.测试采购物品的性能是否符合质量标准和使用要求。4.检查采购物品的配件、附件、说明书、保修卡等是否齐全。验收报告验收合格后，验收人员应填写验收报告，注明验收日期、验收人员、验收结果等信息，并签字确认。验收报告一式三份，行政部门、使用部门和财务部门各留存一份。登记与发放管理登记1.行政部门应建立办公类实物台账，对验收合格的办公类实物进行登记。登记内容包括物品名称、规格、型号、数量、购置日期、购置金额、使用部门、使用人等详细信息。2.办公类实物台账应定期进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。发放1.行政部门应根据各部门的申请和实际需求，及时发放办公类实物。2.发放办公类实物时，应填写发放登记表，注明发放日期、发放物品名称、规格、型号、数量、使用部门、使用人等信息，并由使用人签字确认。使用与维护管理使用管理1.各部门应加强对办公类实物的使用管理，制定本部门办公类实物使用管理制度，明确使用人员的职责和权限。2.使用人员应严格按照操作规程使用办公类实物，不得擅自拆卸、改装或挪作他用。3.使用人员应爱护办公类实物，保持实物的清洁和完好，如因使用不当造成实物损坏的，应承担相应的赔偿责任。维护管理1.行政部门应建立办公类实物维护保养制度，定期对办公类实物进行维护保养，确保实物的正常运行。2.使用部门应及时向行政部门反馈办公类实物的使用情况和存在的问题，行政部门应及时安排维修人员进行维修。3.维修人员应具备相应的专业技能和资质，维修过程中应严格按照维修操作规程进行操作，确保维修质量。4.维修费用应按照公司的财务管理制度进行报销，行政部门应定期对维修费用进行统计和分析，合理控制维修成本。调配管理调配原则1.办公类实物的调配应遵循合理配置、节约资源的原则，根据公司各部门的工作需要和实际情况进行调配。2.调配应优先考虑公司内部的闲置资源，充分发挥办公类实物的使用效率。调配程序1.各部门因工作需要需调配办公类实物的，应向行政部门提出申请，说明调配的原因、物品名称、规格、型号、数量等信息。2.行政部门应根据公司的实际情况，对申请进行审核和批准。3.经批准后，行政部门应组织相关人员进行调配，并办理交接手续。调配手续应包括调配日期、调配物品名称、规格、型号、数量、调出部门、调入部门、使用人等信息，并由相关人员签字确认。盘点管理盘点周期公司应定期对办公类实物进行盘点，盘点周期一般为每年一次。盘点组织行政部门应组织使用部门和财务部门等相关人员进行盘点工作。盘点内容1.核对办公类实物的实际数量与台账记录是否一致。2.检查办公类实物的使用状况和存放地点是否与台账记录相符。3.查找是否存在闲置、损坏或丢失的办公类实物。盘点报告盘点结束后，应编制盘点报告，注明盘点日期、盘点人员、盘点结果、存在的问题及处理建议等信息，并报公司领导审批。对盘点中发现的问题，应及时进行处理，确保账实相符。报废处置管理报废条件办公类实物符合下列条件之一的，可以申请报废：1.已达到规定的使用年限，且无法继续使用的。2.因损坏严重，无法修复或修复费用过高的。3.因技术落后，已被淘汰或无法满足工作需要的。4.因公司业务调整或其他原因，不再需要使用的。报废申请使用部门应定期对本部门的办公类实物进行清查，对符合报废条件的办公类实物，应填写报废申请表，说明报废的原因、物品名称、规格、型号、数量等信息，并报行政部门审核。报废审批行政部门应组织相关人员对报废申请进行审核，必要时可邀请专业技术人员进行鉴定。审核通过后，报公司领导审批。报废处置经批准报废的办公类实物，行政部门应及时组织进行处置。处置方式包括出售、捐赠、销毁等。处置过程中应严格按照国家相关法律法规和公司的规章制度执行，确保处置过程的合法合规。处置收入应及时上缴公司财务部门。监督与考核监督检查行政部门应定期对各部门办公类实物的使用和管理情况进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、验收情况、登记发放情况、使用维护情况、调配情况、盘点情况、报废处置情况等。考核评价公司应