信息档案员管理办法

信息档案员管理办法总则目的为了加强公司信息档案管理，规范信息档案员的工作行为，提高信息档案管理水平，保障公司信息档案的安全与完整，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司全体信息档案员以及涉及信息档案管理工作的相关部门和人员。基本原则1.真实性原则：信息档案应如实反映公司各项业务活动和历史面貌，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理公司在各个业务环节中形成的各类信息档案，保证档案资料的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的信息档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：信息档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作应遵循统一的标准和规范，确保档案管理工作的规范化、科学化。信息档案员职责档案收集与整理1.负责收集公司各部门在业务活动中形成的各类文件、资料、记录等，确保档案来源的广泛性和完整性。2.按照档案分类标准，对收集到的信息档案进行分类、编号、编目，建立清晰的档案检索体系，便于查找和利用。3.对档案资料进行整理，包括文件的装订、编页、剔除重复和无效材料等，保证档案的整齐规范。档案归档与保管1.定期将整理好的信息档案移交至公司档案室进行归档，确保档案及时、准确地归入相应类别和年度。2.协助档案室管理人员做好档案的存储保管工作，确保档案存放安全，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。3.对电子档案进行备份管理，保证电子档案的安全性和可恢复性，定期检查电子档案的存储介质，及时更新备份。档案利用与服务1.负责接待公司内部各部门及外部相关单位对信息档案的查阅、借阅申请，按照规定办理查阅、借阅手续。2.根据查阅、借阅需求，迅速准确地提供所需档案资料，并做好登记和跟踪服务，确保档案及时归还。3.积极开展档案信息的开发利用工作，为公司的决策、业务开展、历史研究等提供有价值的档案信息支持。档案安全与保密1.严格遵守公司的档案安全管理制度，加强对档案室的安全防范措施，确保档案实体安全。2.对涉及公司机密的信息档案，严格按照保密规定进行管理，限制知悉范围，防止信息泄露。3.定期对档案管理工作进行安全自查，及时发现并消除安全隐患，对发生的档案安全事故及时报告并采取相应措施进行处理。档案信息化建设1.积极参与公司档案信息化建设工作，协助制定档案信息化发展规划和实施方案。2.负责档案信息系统的日常操作和维护，确保系统的正常运行，及时录入、更新档案信息，提高档案管理的信息化水平。3.利用信息技术手段，对档案进行数字化处理，实现档案信息的快速检索和远程利用，提升档案服务效率。信息档案收集管理收集范围1.公司各类行政管理文件，包括上级来文、公司发文、会议纪要、工作计划与总结等。2.业务部门在项目运作、生产经营、市场营销等活动中形成的文件资料，如合同协议、项目报告、市场调研资料等。3.财务部门的会计凭证、账簿、报表等财务档案。4.人事部门的员工档案、考勤记录、培训资料等。5.技术部门的技术研发文档、产品设计图纸、工艺文件等。6.其他与公司业务相关的各类文件、资料、记录等。收集要求1.各部门应指定专人负责本部门信息档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.信息档案应保持原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹、伪造档案内容。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案资料，应同时收集纸质版和电子版，确保档案信息的多介质存储。收集流程1.各部门信息档案收集责任人定期对本部门产生的文件资料进行清理和分类，填写档案收集清单。2.将整理好的档案资料及收集清单一并移交至信息档案员。3.信息档案员对接收的档案资料进行核对，检查档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案资料及时退回相关部门进行补充或修正。信息档案整理管理分类标准1.行政管理类：按照文件的性质、来源、时间顺序等进行分类，可分为上级文件、公司文件、会议文件、行政事务文件等。2.业务管理类：根据业务类型进行分类，如合同管理、项目管理、市场营销、生产管理等，每个大类下再细分若干小类。3.财务档案类：按照会计档案管理办法的规定，分为会计凭证、会计账簿、财务报表、其他会计资料等类别。4.人事档案类：包括员工基本信息档案、工资档案、考核档案、培训档案、奖惩档案等。5.技术档案类：依据技术领域和项目阶段进行分类，如产品研发档案、工艺技术档案、技术改造档案等。编号规则1.信息档案编号采用“年度+类别代码+顺序号”的结构。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类标准，为每个类别设定特定的代码，如行政管理类用“XZ”表示，业务管理类用“YW”表示等。4.顺序号：按照档案整理的先后顺序，为每一份档案赋予一个唯一的顺序号，从“001”开始依次编号。编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。2.题名应准确反映档案的主要内容，日期填写档案形成的具体年月日，责任者填写文件的制发部门或个人。3.保管期限根据档案的重要性和历史价值，按照公司档案保管期限表的规定确定，分为永久、长期、短期三种。整理流程1.信息档案员按照分类标准对收集到的档案资料进行初步分类。2.对每一类档案进行编号，并在档案资料上加盖编号章。3.根据编号顺序，依次编制档案目录，录入档案管理系统。4.将整理好的档案资料按照类别和编号顺序进行排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明类别、编号范围等信息。信息档案归档管理归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案资料整理完毕并移交至信息档案员。2.对于一些时效性较强的档案资料，应在业务活动结束后的规定时间内及时归档，如合同档案应在合同履行完毕后的一个月内归档。归档程序1.信息档案员对各部门移交的档案资料进行再次核对和整理，确保档案符合归档要求。2.在档案管理系统中录入档案的归档信息，包括归档日期、档案类别、数量等。3.将归档的档案资料移交至公司档案室，与档案室管理人员办理交接手续，填写档案交接清单。档案室管理1.档案室应保持整洁、通风、干燥，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.档案室应建立档案存放位置索引，便于快速查找档案。3.档案室管理人员应定期对档案进行检查和盘点，确保档案的安全与完整。信息档案利用管理查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到信息档案员处办理查阅手续。2.涉及公司机密的档案资料，查阅申请人还需经公司保密管理部门审批同意。3.外部单位因工作需要查阅公司档案的，应提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、查阅范围、查阅时间等，经公司分管领导审批后，由信息档案员陪同查阅，并严格按照规定进行登记和监督。借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，到信息档案员处办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、涂改、损坏、丢失档案，如有违反，应承担相应的责任。4.外部单位借阅公司档案的，按照公司对外提供档案资料的相关规定执行，需签订保密协议，并支付一定的档案查阅费用。利用登记1.信息档案员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。信息档案安全与保密管理安全制度1.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理各环节的安全责任和操作规程。2.加强对档案室的安全防范措施，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案室的安全。3.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保存储介质的正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。保密措施1.对涉及公司机密的信息档案，实行专人专管制度，严格限制知悉范围。2.在档案管理系统中设置不同的用户权限，对机密档案进行加密存储和访问控制。3.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，加强保密教育和培训，提高保密意识。应急处置1.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃、泄密等突发事件时的应急处置措施。2.定期组织档案安全应急演练，提高档案管理人员的应急处置能力。3.一旦发生档案安全事故，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，并及时向上级报告。信息档案信息化管理系统建设1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的电子化管理和信息化服务。2.档案信息管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析、安全保密等功能模块，满足公司档案管理工作的实际需求。3.定期对档案信息管理系统进行升级和维护，确保系统的稳定性和安全性。数据录入与维护1.信息档案员应及时将整理好的档案资料录入档案信息管理系统，确保档案数据的准确、完整。2.对档案信息管理系统中的数据进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。3.随着公司业务的发展和档案资料的不断增加，及时更新档案信息管理系统中的数据，保证系统数据的时效性。数字化处理1.对重要的纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和远程利用。2.数字化处理应遵循相关标准和规范，确保电子档案的质量和可读性。3.对数字化档案进行分类存储和管理，建立电子档案索引目录，方便用户查找和利用。培训与考核培训计划1.制定信息档案员培训计划，定期组织档案管理业务培训，提高信息档案员的专业素质和业务能力。2.培训内容包括档案管理法律法规、档案业务知识、信息化技术应用等方面。3.鼓励信息档案员参加外部培训和学术交流活动，拓宽视野，学习先进的档案管理经验。考核机制1.建立信息档案员考核机制，对信息档案员的工作表现、业务能力、工作质量等进行定期考核。2.考核指标包括档案收集整理的完整性、准确性，档案归档的及时性，档案利用服务