市医院采购管理办法

市医院采购管理办法一、总则（一）目的为加强市医院采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于市医院各科室、部门及下属单位的物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，不偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能优良的产品和服务，满足医院医疗工作的实际需求。5.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由医院领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责审议医院采购管理的重大政策、制度和流程。审批年度采购计划和预算。协调解决采购过程中的重大问题。监督采购活动的执行情况。（二）采购部门1.设置：设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。2.职责贯彻执行采购管理的相关政策、制度和流程。编制和执行采购计划，组织实施采购活动。负责供应商的开发、管理和评估。参与采购合同的起草、审核和签订。协调采购过程中的相关事宜，跟踪采购进度和质量。整理和归档采购文件和资料。（三）需求部门1.职责根据医院业务发展和工作需要，提出物资、设备、服务等采购需求。协助采购部门进行采购项目的技术规格制定、市场调研等工作。参与采购项目的验收工作，提供验收意见。（四）财务部门1.职责负责采购预算的编制、审核和执行控制。审核采购合同的付款条款，办理采购款项的支付手续。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的合法性。对采购项目的效益情况进行评价，提出审计意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和业务发展需要，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目、规格、数量、预计金额等内容。2.采购部门对各需求部门的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合医院资金状况和市场价格变动趋势，编制医院年度采购预算方案。3.财务部门对采购预算方案进行审核，报采购管理委员会审议通过后，纳入医院年度预算管理。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购部门审核、财务部门复核后，报采购管理委员会审批。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算执行的合规性和有效性。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到规定金额标准以上的采购项目，符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.招标程序采购部门制定公开招标文件，明确招标项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定合格供应商名单。组织开标、评标和定标会议，按照评标标准确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。组织开标、评标和定标会议，按照评标标准确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购部门制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务要求、谈判程序等内容。从符合相应资格条件的供应商中随机选择三家以上供应商，并向其发出谈判邀请书。组织谈判会议，与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交最后报价。按照谈判文件规定的评标标准进行评审，确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序需求部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购供应商名称。采购部门对申请进行审核，组织相关专家进行论证，形成论证意见。将单一来源采购申请、论证意见等报采购管理委员会审批。经批准后，采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购部门制定询价文件，明确询价项目的技术规格、商务要求等内容。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较，选择符合要求且报价最低的供应商作为成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途、预算金额等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算等进行审核。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门组织相关部门和专家进行论证，提出审核意见。3.采购申请表经采购部门审核通过后，按照医院审批流程报相关领导审批。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门选择合适的采购程序进行采购。2.在采购过程中，采购部门与供应商进行沟通和协商，确保采购项目的质量、价格、交货期等符合要求。3.采购部门组织签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等内容。（四）验收1.采购项目到货后，采购部门通知需求部门、质量控制部门等相关人员组成验收小组进行验收。2.验收小组按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格等进行验收，填写验收报告。3.对于验收合格的采购项目，验收小组在验收报告上签字确认；对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（五）付款1.采购项目验收合格后，需求部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经部门负责人审核签字后，报财务部门。2.财务部门对付款申请单进行审核，核对采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。3.财务部门按照医院财务管理制度和采购合同约定的付款方式，办理采购款项的支付手续。六、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。2.对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.选择符合要求的供应商进行合作，并与其签订合作协议。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商的表现进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励和优惠政策；对于表现不合格的供应商，采取警告、暂停合作、终止合作等措施。（三）供应商考核1.建立供应商考核制度，明确考核标准和方法。2.采购部门每年对供应商进行一次全面考核，考核结果作为供应商续用、淘汰的重要依据。3.对于考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改；对于整改后仍不符合要求的供应商，终止合作关系。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉洁风险等。2.分析风险产生的原因和可能造成的影响。（二）风险评估1.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和可能性。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。（三）风险应对1.对于市场风险，采购部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态，合理安排采购计划，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.对于质量风险，采购部门应加强对供应商的质量管理，严格验收程序，确保采购产品的质量符合要求。3.对于价格风险，采购部门应通过招标、谈判、询价等方式，选择合适的采购方式和供应商，争取合理的价格。4.对于合同风险，采购部门应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性。5.对于廉洁风险，医院应加强廉政教育，建立健全廉洁风险防控机制，加强对采购人员的监督和管理，防止腐败行为的发生。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的合法性、采购项目的效益性