食堂询价管理办法

食堂询价管理办法一、总则（一）目的为规范公司食堂询价管理工作，确保食堂物资采购价格合理、质量可靠，保障公司员工的饮食安全和利益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司食堂所有物资的询价采购活动，包括但不限于食品原材料、调味品、餐具、厨房设备等。（三）基本原则1.公平公正原则：询价过程应遵循公平、公正的原则，确保所有参与询价的供应商享有平等的机会，不受任何歧视或偏袒。2.质量优先原则：在保证物资质量的前提下，进行价格比较，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。3.成本控制原则：通过合理的询价和采购管理，有效控制食堂采购成本，提高资金使用效益。4.合规合法原则：严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保询价采购活动合法合规。二、询价管理职责分工（一）采购部门1.负责组织食堂物资的询价工作，制定询价计划和方案。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。3.向供应商发送询价函，组织开标、评标等工作。4.与选定的供应商签订采购合同，跟进合同执行情况。（二）食堂管理部门1.提出食堂物资的采购需求，协助采购部门制定询价计划。2.参与询价过程，对物资的质量、规格等提出意见和建议。3.负责验收采购的物资，确保物资符合要求。（三）财务部门1.参与询价工作，对采购成本进行审核和控制。2.负责支付采购款项，监督资金使用情况。（四）审计部门1.对食堂询价采购活动进行审计监督，确保采购过程合法合规。2.对采购合同进行审查，防范合同风险。三、询价流程（一）需求申报食堂管理部门根据食堂的实际需求，每月定期向采购部门申报下月的物资采购计划，详细列出物资的名称、规格、数量、质量要求等。（二）供应商选择1.采购部门根据食堂管理部门申报的采购需求，从供应商数据库中筛选出符合要求的供应商，或通过市场调研、行业推荐等方式寻找新的供应商。2.对筛选出的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、食品经营许可证、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等。3.建立合格供应商名录，对合格供应商进行动态管理，定期评估供应商的表现，淘汰不合格供应商。（三）询价准备1.采购部门根据采购需求，编制询价文件，询价文件应包括询价函、物资规格清单、质量标准、交货时间、交货地点、报价要求等内容。2.将询价文件发送给选定的供应商，要求供应商在规定的时间内报价。（四）询价实施1.采购部门收集供应商的报价文件，对报价文件进行初步审查，审查内容包括报价的完整性、准确性、合规性等。2.组织开标会议，邀请食堂管理部门、财务部门等相关人员参加，公开宣读供应商的报价。3.对供应商的报价进行分析比较，评估供应商的价格、质量、交货期、售后服务等方面的优势和劣势。（五）评标定标1.成立评标小组，评标小组由采购部门、食堂管理部门、财务部门等相关人员组成。2.评标小组根据询价文件的要求和评标标准，对供应商的报价文件进行综合评审，评选出中标供应商。3.采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（六）合同签订与执行1.采购部门与中标供应商签订采购合同，合同应明确物资的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。3.食堂管理部门负责验收采购的物资，对验收合格的物资办理入库手续，对验收不合格的物资及时通知采购部门与供应商协商处理。四、询价文件编制（一）询价函询价函应包括以下内容：1.公司名称、地址、联系方式。2.询价项目名称、编号。3.物资名称、规格、数量、质量要求。4.交货时间、交货地点。5.报价要求，包括报价方式、报价有效期等。6.供应商应提供的资质证明文件，如营业执照、食品经营许可证、生产许可证等。7.询价截止日期和开标时间、地点。（二）物资规格清单物资规格清单应详细列出物资的名称、规格、型号、技术参数等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。（三）质量标准明确物资的质量标准，如国家标准、行业标准、企业标准等，或提供具体的质量要求和验收方法。（四）交货时间、交货地点明确物资的交货时间和交货地点，确保供应商能够按时、准确地交货。（五）报价要求1.报价方式：明确报价是含税价还是不含税价，是否包含运费、装卸费等其他费用。2.报价有效期：规定供应商的报价在多长时间内有效。五、供应商管理（一）供应商准入1.供应商应具备合法经营资格，具有良好的信誉和财务状况。2.供应商应具有相应的生产或经营能力，能够提供符合质量要求的物资。3.供应商应遵守国家法律法规和行业标准，诚实守信，履行合同义务。（二）供应商评估1.定期对供应商的表现进行评估，评估内容包括物资质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对优秀供应商给予一定的奖励和优惠政策，对不合格供应商进行淘汰。（三）供应商培训1.定期组织供应商培训，提高供应商的质量意识、服务意识和合规意识。2.向供应商传达公司的采购需求和质量要求，确保供应商能够提供符合要求的物资。六、询价监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全询价采购内部控制制度，加强对询价采购过程的监督和管理。2.食堂管理部门、财务部门等相关人员应参与询价采购过程，对采购活动进行监督，发现问题及时提出整改意见。（二）审计监督1.审计部门定期对食堂询价采购活动进行审计，审查采购过程的合法性、合规性和效益性。2.对审计中发现的问题，及时提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。七、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商如有以下违规行为，采购部门有权取消其供应商资格，并追究其法律责任：提供虚假资质证明文件或报价文件。提供的物资质量不符合要求，经整改仍不合格。未按时交货，影响食堂正常供应。违反合同约定，擅自提高价格或降低质量标准。其他违规行为。2.对违规供应商，采购部门应将其列入黑名单，禁止其参与公司食堂的询价采购活动。（二）内部人员违规处理1.公司内部人员如有以下违规行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：与供应商勾结，谋取不正当利益。泄露询价采购信息