学校内采购管理办法

学校内采购管理办法一、总则（一）目的为规范学校内采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，保证所有符合条件的供应商平等参与采购活动。4.公正诚信原则采购活动公正，各方诚实守信，履行各自职责。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。其职责包括：1.审议采购管理制度和政策。2.审定年度采购预算和采购计划。3.审批采购项目的采购方式、采购文件等。4.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的组织实施。其职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和政策。2.编制采购预算和采购计划。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.签订采购合同并监督合同执行。5.建立采购档案并进行管理。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术、商务谈判等工作，配合采购部门完成采购任务，并负责采购项目的验收工作。其职责包括：1.根据工作需要，准确提出采购需求，包括货物的规格、型号、数量、质量要求，工程的技术标准、建设规模、工期要求，服务的内容、标准、期限等。2.提供采购项目的技术资料和相关文件，协助采购部门编制采购文件。3.参与采购项目的开标、评标、谈判等活动，提出意见和建议。4.负责采购项目的到货验收或工程竣工验收，出具验收报告。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉举报，查处采购活动中的违规违纪行为。审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际需要，编制本部门的采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各需求部门的采购预算草案进行汇总审核，结合学校财力状况和事业发展规划，编制学校年度采购预算草案，报学校采购工作领导小组审议。3.学校年度采购预算草案经学校党委常委会或校长办公会批准后，下达各部门执行。（二）采购计划制定1.采购部门根据学校年度采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际情况，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间安排、采购责任人等内容。2.对于集中采购项目，采购部门应按照财政部门规定的集中采购目录和采购限额标准，编制集中采购计划，报财政部门备案后组织实施。3.采购计划一经确定，原则上不得随意调整。确因特殊情况需要调整的，应按照规定的程序报经批准。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购部门应按照规定编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应按照规定确定邀请招标的供应商名单，向其发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应按照规定成立谈判小组，制定谈判文件，组织谈判活动，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应按照规定进行单一来源采购公示，公示无异议后，与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购部门应按照规定成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，组织询价小组对报价进行评审，确定成交供应商。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。对于公开招标项目，采购文件还应包括招标公告、投标邀请书、投标文件格式、开标程序、评标方法、评标委员会组成等内容。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等实质性内容。2.采购文件应公平、公正、合理，不得含有倾向性、歧视性条款，不得设定不合理的资格条件和评审标准。3.采购文件应明确采购项目的预算金额、最高限价等价格信息，以及采购项目的付款方式、交货时间、交货地点等合同条款。4.采购文件应按照规定的格式和要求编制，内容完整、表述清晰、逻辑严谨。（三）采购文件审核采购部门应组织相关人员对采购文件进行审核，确保采购文件的合法性、合规性、完整性和准确性。审核通过的采购文件应报采购工作领导小组审批。六、采购程序（一）采购项目申请各需求部门根据工作需要，填写采购项目申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，报采购部门。（二）采购项目受理采购部门收到采购项目申请表后，对申请内容进行审核。审核通过的，予以受理；审核不通过的，退回需求部门并说明理由。（三）采购文件编制与发布1.采购部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件编制完成后，按照规定进行审核和审批。2.采购部门按照采购方式的要求，发布采购公告、投标邀请书、询价通知书等采购文件。（四）供应商报名与资格审查1.对于公开招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式，供应商应按照采购文件的要求进行报名。采购部门对报名供应商进行资格审查，确定符合资格条件的供应商名单。2.资格审查应严格按照采购文件规定的资格条件进行，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况等。（五）采购评审1.采购部门按照采购文件规定的评审方法和标准，组织开标、评标、谈判、询价等采购评审活动。评审活动应在规定的时间和地点进行，评审过程应公开、公正、公平。2.评审委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评审委员会应按照采购文件规定的评审方法和标准进行评审，出具评审报告。（六）成交供应商确定采购部门根据评审委员会的评审报告，确定成交供应商。成交供应商确定后，采购部门应向其发出成交通知书，并在规定的媒体上发布成交公告。（七）采购合同签订采购部门与成交供应商按照采购文件和评审报告的要求，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。（八）采购项目验收1.采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收应按照采购合同和采购文件的要求进行，包括对货物的数量、规格、质量、性能等方面的验收，以及对工程的质量、进度、安全等方面的验收，对服务的内容、标准、期限等方面的验收。2.验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格。七、采购合同管理（一）合同签订采购部门应在成交通知书发出之日起三十日内，与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。（二）合同履行采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购部门应及时支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。（三）合同变更与解除采购合同履行过程中，如需变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的，应按照规定的程序报经批准。（四）合同纠纷处理采购合同履行过程中发生纠纷的，双方应首先通过协商解决；协商不成的，可以按照合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、采购资金管理（一）预算管理采购资金应纳入学校预算管理，严格按照预算安排使用。采购部门应根据采购合同和采购进度，及时申请支付采购资金。（二）支付管理采购资金的支付应按照财政部门和学校的有关规定执行。采购部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付凭证真实、合法、有效。支付申请经审批后，财务部门应及时办理支付手续。（三）资金监督学校财务部门和审计部门应加强对采购资金的监督管理，定期对采购资金的使用情况进行检查和审计，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购文件、评审文件、采购合同、验收报告、支付凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购部门应在采购项目完成后，及时整理采购档案，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，并移交学校档案管理部门归档保存。（三）档案查阅与使用查阅和使用采购档案应按照学校档案管理的有关规定办理手续。未经批准，不得擅自查阅、复制、出借采购档案。十、监督检查与责任追究（一）监督检查学校纪检监察部门和审计部门应加强对采购活动的监督检查，定期对采购项目进行专项检查或审计。监督检查的内容包括采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。（二）投诉举报处理任何单位和个人对采购活动中的