部门归档管理办法

部门归档管理办法一、总则（一）目的为了加强本部门文件资料的归档管理，确保文件资料的完整性、准确性和系统性，便于查阅和利用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本部门各科室在工作中形成的各类文件、资料、图表、数据等的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本部门所有文件资料由专门的档案管理人员集中统一管理，确保归档工作的规范性和一致性。2.完整准确原则。归档的文件资料应齐全完整、真实准确，能够全面反映本部门的工作历程和业务活动。3.便于利用原则。归档文件资料的整理应科学合理，便于查阅和检索，提高工作效率。二、归档范围（一）行政管理类1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。2.本部门制定的规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等。3.部门会议记录、纪要、决议等。4.人事管理文件，如员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等资料。5.财务管理文件，如预算、决算、财务报表、审计报告等。6.行政管理工作中形成的各类合同、协议、证明等文件。（二）业务工作类1.业务项目的策划书、方案、报告、成果等文件。2.业务工作中产生的各类数据统计报表、分析报告等。3.业务工作中涉及的技术文件、标准、规范、图纸等。4.业务工作中与客户、合作伙伴往来的函件、合同、协议等文件。（三）其他类1.本部门获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物资料。2.具有保存价值的照片、音像资料等。三、归档要求（一）文件资料的收集1.各科室应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件资料应保持原件，如有特殊情况需要复制，应注明复制日期、复制人，并加盖科室公章。（二）文件资料的整理1.归档文件资料应按照分类方案进行整理，同一类别的文件资料应集中在一起。2.每份文件资料应编写页码，并在首页右上角加盖页码章。3.归档文件资料应去除金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸规格进行折叠或粘贴。4.归档文件资料应编制目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、页数等信息。（三）文件资料的装订1.归档文件资料应采用左侧装订的方式，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。2.对于纸张规格不一致的文件资料，应进行裁剪或粘贴，使其规格统一。（四）文件资料的编目1.归档文件资料应按照分类顺序进行编号，编号应连续、唯一。2.编目应准确、清晰，便于查阅和检索。编目内容应包括文件编号、文件名称、日期、页数、保管期限等信息。四、归档流程（一）收集1.各科室文件资料收集人员按照归档范围的要求，定期收集本科室的文件资料。2.收集的文件资料应进行初步整理，去除无关的纸张、附件等，并按照类别进行分类。（二）整理1.档案管理人员对各科室收集的文件资料进行集中整理，按照分类方案进行分类、编号、编目。2.整理过程中，档案管理人员应认真核对文件资料的完整性、准确性和系统性，发现问题及时与相关科室沟通解决。（三）装订1.整理好的文件资料按照装订要求进行左侧装订，确保装订牢固、整齐。2.装订后的文件资料应进行再次核对，确保编目信息准确无误。（四）上架1.装订好的文件资料按照分类顺序上架存放，存放位置应明确、固定。2.上架后的文件资料应建立档案台账，记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅和管理。五、档案保管（一）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本部门制定的规章制度、重要的工作计划、总结、报告、请示、批复等文件资料，以及具有重大历史价值和查考利用价值的文件资料。3.长期保管的档案主要包括本部门一般性的工作计划、总结、报告、请示、批复等文件资料，以及在一定时期内具有查考利用价值的文件资料，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括本部门临时性的工作计划、总结、报告、请示、批复等文件资料，以及在较短时间内具有查考利用价值的文件资料，保管期限为1年至10年。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全保管。3.档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，发现问题及时处理。（三）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，确保档案的完整性和准确性。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管期限、存放位置等信息。3.清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。六、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、安全、合法的原则，确保档案的真实性和完整性。2.档案利用应按照规定的程序进行，未经批准不得擅自查阅、借阅、复印档案。（二）利用方式1.查阅。因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换档案材料。2.借阅。因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，经所在科室负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。3.复印。因工作需要复印档案的人员，应填写《档案复印申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理人员处办理复印手续。复印档案应注明用途，并加盖档案管理部门公章。（三）利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复印等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用日期、利用人姓名、所在科室、利用目的、档案编号、档案名称、利用方式、归还日期等信息。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素，对档案进行全面评估，提出存毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案编号、档案名称、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》应经档案管理部门负责人和单位主管领导签字批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保