预选招标管理办法

预选招标管理办法一、总则（一）目的为规范公司预选招标活动，加强对预选供应商的管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司范围内各类物资采购、工程建设、服务项目等涉及预选招标的活动。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则预选招标活动应遵循公开透明的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争；对所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方；严格按照既定的程序和标准进行评审，保证结果的公正性。2.竞争择优原则通过预选招标，引入充分的市场竞争，促使供应商不断提高产品质量、服务水平和管理效率，选择最优的供应商入围预选库，为公司提供优质的产品和服务。3.诚实信用原则供应商应诚实守信，如实提供相关资料，遵守预选招标活动的各项规定；公司相关部门和人员应严格履行职责，遵守职业道德，确保预选招标活动的顺利进行。二、预选供应商管理（一）供应商准入条件1.具有独立承担民事责任的能力，具备合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照（如已完成“三证合一”，则提供营业执照）。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，近[X]年内无重大违法违规记录，财务状况良好，无不良信用记录。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，能够满足公司对产品或服务的质量、规格、交货期等要求。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，按时足额缴纳各项税费和社保费用。5.符合国家产业政策、环保要求等相关规定，所提供的产品或服务应符合国家强制性标准和行业规范。6.其他根据具体采购项目要求设定的特定条件，如特定的资质证书、业绩要求、技术能力指标等。（二）供应商申请与审核1.供应商申请符合准入条件的供应商可向公司采购管理部门提交预选供应商申请表，申请表应详细填写公司基本信息、经营范围、联系方式、相关资质证书、业绩情况等内容，并提供营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或“三证合一”营业执照副本）、法定代表人身份证明书、授权委托书（如有）、业绩证明材料、产品质量检测报告等相关证明文件的复印件（加盖公章）。2.资格初审采购管理部门收到供应商申请后，对申请材料进行初步审查，核实供应商提交的资料是否齐全、真实有效，是否符合准入条件。对于初审合格的供应商，采购管理部门将其申请材料提交至相关评审小组进行进一步评审。3.实地考察（如有需要）对于部分重要或复杂的采购项目，评审小组可根据实际情况对初审合格的供应商进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、售后服务能力等方面，以全面了解供应商的实际情况。考察结束后，考察人员应撰写实地考察报告，作为评审的参考依据。4.综合评审评审小组由采购管理部门、使用部门、技术部门、法务部门等相关人员组成。评审小组根据供应商的申请材料、实地考察情况（如有）以及公司采购项目的实际需求，对供应商进行综合评审。评审内容包括供应商的资质信誉、产品质量、技术能力、价格水平、售后服务、业绩表现等方面。评审小组按照既定的评审标准和方法，对各供应商进行打分，根据得分情况确定入围预选供应商名单。5.审批与公示入围预选供应商名单经公司主管领导审批后，在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，如有员工对入围供应商有异议，可向采购管理部门提出书面意见。采购管理部门对异议进行调查核实，如确实存在问题，将取消相关供应商的入围资格，并重新进行评审。公示无异议后，正式确定预选供应商名单，并发布预选供应商入围通知。（三）预选供应商动态管理1.定期评估采购管理部门每年组织对预选供应商进行定期评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。评估方式可采用问卷调查、现场检查、数据分析、用户反馈等多种形式。根据评估结果，对供应商进行分类评级，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.动态调整对于评估结果为优秀的供应商，在后续采购项目中可给予适当的优惠政策和优先合作机会；对于评估结果为良好的供应商，继续保持合作关系，督促其不断改进；对于评估结果为合格的供应商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，将降低其等级或取消入围资格；对于评估结果为不合格的供应商，立即取消其入围资格，并在公司内部进行通报。同时，采购管理部门应根据公司业务发展和市场变化情况，适时对预选供应商库进行动态调整，补充新的优质供应商，淘汰不符合要求的供应商。3.不良行为记录建立预选供应商不良行为记录制度，对供应商在合作过程中出现的违法违规行为、质量问题、交货延迟、售后服务不到位等不良行为进行记录。不良行为记录将作为供应商动态管理的重要依据，对于不良行为记录较多的供应商，将视情节轻重给予相应的处罚，直至取消其入围资格。三、预选招标程序（一）招标需求提出1.使用部门根据公司业务发展需要，提前向采购管理部门提交采购项目需求计划，需求计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货期、售后服务要求等详细内容。2.采购管理部门对使用部门提交的采购项目需求计划进行审核，审核内容包括需求的合理性、必要性、合规性等方面。对于审核通过的采购项目需求计划，采购管理部门将其纳入预选招标项目范围，并制定预选招标方案。（二）招标方案制定1.采购管理部门根据采购项目的特点和需求，制定预选招标方案。招标方案应包括招标方式（公开招标、邀请招标等）、招标范围、评标标准、评标方法、时间安排等内容。2.评标标准应根据采购项目的实际需求，从供应商的资质信誉、产品质量、技术能力、价格水平、售后服务、业绩表现等方面进行综合考虑，制定科学合理、客观公正的评审指标和权重。评标方法可采用综合评分法、最低价评标法等，具体评标方法应在招标方案中明确规定。3.采购管理部门将制定好的预选招标方案提交至公司主管领导审批，审批通过后组织实施。（三）发布招标公告（邀请）1.对于公开招标项目，采购管理部门在公司官网、行业媒体、公共资源交易平台等指定媒体上发布招标公告。招标公告应包括招标项目的名称、内容、要求、投标人资格条件、报名时间、地点、方式以及开标时间、地点等信息。2.对于邀请招标项目，采购管理部门向预选供应商库中符合条件的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应明确招标项目的名称、内容、要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间、地点等信息。（四）报名与资格审查1.有意参与投标的供应商应在规定的报名时间内，按照招标公告（邀请）的要求，向采购管理部门提交报名资料。报名资料应包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或“三证合一”营业执照副本）、法定代表人身份证明书、授权委托书（如有）、相关资质证书、业绩证明材料、产品质量检测报告等相关证明文件的复印件（加盖公章）。2.采购管理部门对报名供应商提交的资料进行资格审查，核实供应商是否符合招标公告（邀请）中规定的资格条件。对于资格审查合格的供应商，采购管理部门向其发放招标文件，并告知其相关投标注意事项；对于资格审查不合格的供应商，采购管理部门应及时通知其原因，并取消其投标资格。（五）招标文件编制与发放1.采购管理部门根据招标项目的需求和特点，编制招标文件。招标文件应包括招标公告（邀请）、投标人须知、评标标准、合同条款、技术规格、投标文件格式等内容。招标文件应明确规定投标报价要求、交货期、售后服务要求、投标文件的编制要求、装订要求、密封要求、提交方式、提交地点、开标时间、开标地点等事项。2.采购管理部门对编制好的招标文件进行审核，确保招标文件内容完整、准确、清晰，符合法律法规和行业标准要求。审核通过后，采购管理部门将招标文件发放给资格审查合格的供应商。（六）投标文件编制与提交1.供应商应按照招标文件的要求，认真编制投标文件。投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，应详细阐述供应商的资质信誉、产品质量、技术能力、价格水平、售后服务、业绩表现等方面的情况，以及对招标文件各项条款的响应情况。2.投标文件应按照招标文件规定的格式、内容、装订要求、密封要求进行编制，并在规定的投标截止时间前提交至指定地点。逾期提交的投标文件，采购管理部门将不予受理。（七）开标1.采购管理部门按照招标文件规定的开标时间和地点，组织开标会议。开标会议由采购管理部门主持，邀请使用部门、技术部门、法务部门等相关人员参加，同时可邀请公证机构进行现场公证（如有需要）。2.开标时，采购管理部门工作人员对各供应商的投标文件进行检查，确认投标文件的密封情况、提交时间等是否符合招标文件要求。经检查无误后，当众开启投标文件，宣读投标人名称、投标报价、交货期、售后服务承诺等主要内容，并做好记录。开标过程应全程记录，并存档备查。（八）评标1.开标结束后，采购管理部门组织评标小组对投标文件进行评审。评标小组由采购管理部门、使用部门、技术部门、法务部门等相关人员组成，成员人数应为[X]人以上单数。评标小组应按照招标文件规定的评标标准和方法，对各投标文件进行独立评审，客观公正地评价各投标人的投标文件。2.评标过程中，评标小组可要求投标人对投标文件中的有关问题进行澄清或说明，但澄清或说明不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。评标小组根据评审情况，对各投标人进行打分，按照得分高低推荐中标候选人名单。（九）中标候选人公示与确定1.采购管理部门将评标小组推荐的中标候选人名单在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，如有员工对中标候选人有异议，可向采购管理部门提出书面意见。采购管理部门对异议进行调查核实，如确实存在问题，将取消相关中标候选人资格，并重新进行评审。2.公示无异议后，采购管理部门将中标候选人名单提交至公司主管领导审批。公司主管领导根据评标结果和公司实际情况，确定中标供应商，并发布中标通知书。（十）合同签订1.中标供应商应在收到中标通知书后的[X]个工作日内，与公司签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务要求、付款方式等内容，应符合法律法规和行业标准要求，确保合同的合法性、有效性和可操作性。2.采购管理部门负责对合同签订过程进行监督，确保合同签订程序合规，合同条款符合招标文件和评标结果要求。合同签订后，采购管理部门应将合同副本分发给相关部门存档备案。四、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对预选招标活动进行审计监督，检查预选招标程序是否合规，评审过程是否公正，采购合同是否履行等情况。对于发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.公司纪检监察部门对预选招标活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为，维护公司利益和预选招标活动的正常秩序。（二）投诉处理1.供应商或其他利害关系人对预选招标活动有异议的，可在规定的时间内以书面形式向采购管理部门提出投诉。投诉书应包括投诉人的名称、地址及有效联系方式，被投诉人的名称、地址及有效联系方式，投诉事项的基本事实，相关请求及主张，有效线索和相关证明材料等内容。2.采购管理部门收到投诉后，应及时进行调查核实。对于投诉事项属实的，应依法依规进行处理，维护投诉人的合法权益；对于投诉事项不属实的，应及时向投诉人说明情况，并驳回投诉。（三）责任追究