非典档案管理办法

非典档案管理办法一、总则（一）目的为加强对非典时期相关档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统与安全，便于档案的查阅、利用与研究，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织在非典疫情期间形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映非典时期公司/组织的各项工作实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理非典时期的各类档案，确保无遗漏。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行分类、编号、整理与保管。4.保密性原则：对涉及敏感信息的非典档案严格保密，防止信息泄露。二、档案的收集（一）收集范围1.公司/组织关于非典疫情防控工作的决策、部署、方案、措施等文件。2.疫情监测、报告、统计等相关数据记录。3.防控物资采购、调配、使用记录。4.员工健康状况监测记录。5.办公场所、公共区域消毒记录。6.与外部机构（如政府部门、医疗机构等）的往来文件、沟通记录。7.非典疫情期间公司/组织开展的各类宣传资料、活动记录。8.因非典疫情导致的工作调整、业务中断等相关资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门非典档案的收集工作，确保档案及时、准确收集。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。3.对于零散的文件、资料，应进行系统整理后再行收集。（三）收集时间1.非典疫情期间，各部门应及时将形成的档案移交至档案管理部门。2.疫情结束后，应在规定时间内完成全面的档案收集工作，确保档案无遗漏。三、档案的整理（一）分类标准1.疫情防控类：包括疫情防控工作方案、应急预案、防控措施执行记录等。2.物资管理类：防控物资采购合同、出入库记录、库存清单等。3.人员管理类：员工健康档案、考勤记录、人员调配记录等。4.业务运营类：因疫情导致的业务调整文件、业务中断恢复记录等。5.对外联络类：与政府部门、医疗机构、合作伙伴等的往来文件、沟通记录。6.宣传教育类：非典疫情宣传资料、内部培训记录等。（二）编号规则1.采用年度类别顺序号的编号方式。2.年度：以四位数字表示，如“2003”。3.类别：用大写字母表示，如“YF”（疫情防控类）、“WZ”（物资管理类）等。4.顺序号：以三位数字表示，从“001”开始依次编号。（三）装订要求1.对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或裱糊，使其规格统一。2.采用线装或胶装方式进行装订，确保装订牢固、整齐。3.拆除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。（四）编目1.编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限、密级等项目。2.目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的非典档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（二）保管方式1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找与管理。2.对于重要的非典档案，应进行数字化处理，建立电子档案库，实现档案的异地备份与长期保存。（三）保管期限1.短期档案：保管期限为5年，主要包括一般性的疫情监测记录、临时性的业务调整文件等。2.中期档案：保管期限为10年，如疫情防控工作阶段性总结、部分物资采购记录等。3.长期档案：保管期限为30年以上，包括疫情防控工作的重要决策文件、涉及公司/组织重大利益的相关档案等。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对非典档案进行检查，每年至少一次。2.检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等，发现问题及时采取措施进行处理。五、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅非典档案。2.政府部门、科研机构等因研究目的查阅相关档案。3.经公司/组织批准的其他单位或个人查阅非典档案。（二）利用手续1.内部查阅：查阅人需填写《非典档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：查阅人需提交单位介绍信或相关证明文件，填写《非典档案查阅申请表》，经公司/组织主管领导签字批准后，方可查阅。（三）利用方式1.档案管理部门应提供档案原件供查阅人查阅，特殊情况需复印或摘录的，应经档案管理部门负责人同意。2.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。3.查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。（四）利用登记1.档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、利用方式等。2.登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和价值，定期对非典档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立非典档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和公司/组织的实际情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，提出销毁意见，编制《非典档案销毁清册》。2.《非典档案销毁清册》经公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人应在《非典档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告公司/组织主管领导。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责非典档案的管理工作，制定档案管理工作计划与制度。2.组织档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作规范、有序进行。3.协调与其他部门的关系，保障档案管理工作的顺利开展。4.定期对档案管理工作进行总结与汇报，及时解决档案管理工作中存在的问题。（二）档案管理人员职责1.负责档案的具体收集、整理、编目、保管、利用等工作。2.对档案进行分类、编号、装订，建立档案目录和检索工具。3.维护档案库房的环境与设施，确保档案安全。4.办理档案的查阅、借阅、复印等手续，做好档案利用登记工作。5.参与档案的鉴定与销毁工作，协助编制销毁清册。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门非典档案的收集、整理工作，确保档案及时