招标及采购管理办法

招标及采购管理办法总则目的为了规范公司的招标及采购行为，提高采购效率和质量，降低采购成本，保证公司采购活动的公开、公平、公正，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，特制定本管理办法。适用范围本办法适用于公司内部各部门、各分支机构的所有招标及采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。基本原则1.公开透明原则：招标及采购信息应及时、准确、全面地向社会公开，确保潜在供应商能够平等获取信息，参与竞争。2.公平竞争原则：所有符合条件的供应商均有平等的机会参与招标及采购活动，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商。3.公正原则：评标、定标过程应严格按照规定的程序和标准进行，确保结果公正合理，不受任何单位和个人的非法干预。4.诚实信用原则：参与招标及采购活动的各方应诚实守信，不得提供虚假信息，不得进行不正当竞争。招标及采购管理机构及职责招标及采购管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议公司招标及采购管理制度和重大采购决策。审定招标及采购计划和预算。协调解决招标及采购过程中的重大问题。监督招标及采购活动的合规性。招标及采购部门1.组成：配备专业的采购人员，负责具体的招标及采购工作。2.职责制定招标及采购工作计划和方案。发布招标及采购信息，组织招标及采购活动。对供应商进行资格审查和评估。组织开标、评标、定标等工作。签订采购合同，并跟踪合同执行情况。建立和维护供应商档案。需求部门1.职责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。参与供应商的选择和评估。协助签订采购合同，并对采购物品或服务进行验收。审计部门1.职责对招标及采购活动进行审计监督，确保活动的合规性和效益性。检查采购合同的签订和执行情况。对采购过程中的违规行为进行调查和处理。招标及采购方式公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术要求较高、潜在供应商较多的项目。2.程序编制招标文件：明确招标项目的基本情况、技术要求、商务条款、评标标准等。发布招标公告：在公司网站、相关媒体等平台发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。接受投标文件：在规定的时间和地点接受供应商的投标文件。开标：按照规定的时间和地点公开开标，宣读投标文件的主要内容。评标：组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。定标：根据评标结果，确定中标供应商，并发出中标通知书。签订合同：与中标供应商签订采购合同。邀请招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术要求较高，但潜在供应商较少的项目。2.程序选择邀请对象：根据项目要求，选择一定数量的符合条件的供应商发出投标邀请书。编制招标文件：同公开招标。接受投标文件、开标、评标、定标、签订合同等程序与公开招标相同。竞争性谈判1.适用范围：适用于技术复杂、性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的项目；或者招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的项目。2.程序成立谈判小组：由采购部门、需求部门等相关人员组成。制定谈判文件：明确谈判项目的基本情况、技术要求、商务条款等。邀请供应商：邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判：与供应商进行谈判，就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商。确定成交供应商：根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.程序论证：组织相关专家对采用单一来源采购方式的必要性和合理性进行论证。公示：在公司网站等平台公示单一来源采购信息，接受社会监督。谈判：与供应商进行谈判，确定采购价格和其他条款。签订合同：签订采购合同。询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.程序成立询价小组：由采购部门、需求部门等相关人员组成。确定被询价的供应商名单：选择不少于三家符合条件的供应商。发出询价单：向供应商发出询价单，要求其提供报价。比较报价：对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。招标及采购流程采购需求申请1.需求部门根据工作需要，填写采购需求申请表，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、使用时间等信息，并提交给招标及采购部门。2.招标及采购部门对采购需求进行审核，确保需求的合理性和必要性。对于不符合要求的采购需求，及时与需求部门沟通，要求其进行修改或补充。采购计划编制1.招标及采购部门根据采购需求申请，结合公司的资金状况和采购预算，编制年度采购计划和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、预算金额等内容，并报招标及采购管理委员会审批。供应商选择与管理1.供应商选择招标及采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况等。组织对符合条件的供应商进行实地考察，了解其生产能力、技术水平、质量控制等情况。根据审查和考察结果，确定合格供应商名单。2.供应商管理与合格供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行评估，包括产品质量、交货期、售后服务等方面。对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励和优惠；对于表现不佳的供应商，及时进行警告、整改，直至取消其供应商资格。招标文件编制与发布1.招标及采购部门根据采购项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、商务条款、评标标准等内容。2.招标文件编制完成后，经招标及采购管理委员会审核通过后，在规定的媒体上发布招标公告。投标文件接收与开标1.招标及采购部门在规定的时间和地点接收供应商的投标文件，并对投标文件进行密封保存。2.在开标前，招标及采购部门应检查投标文件的密封性，并邀请所有投标人代表参加开标仪式。3.开标时，由工作人员当众拆封投标文件，宣读投标文件的主要内容，并记录开标过程。评标与定标1.评标委员会组成：评标委员会由招标及采购部门、需求部门、技术专家等相关人员组成，人数为五人以上单数。2.评标：评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标过程应严格保密，不得泄露评标情况。3.定标：评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人。招标及采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发出中标通知书。合同签订与执行1.中标供应商在收到中标通知书后，应在规定的时间内与公司签订采购合同。采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等内容。2.合同签订后，招标及采购部门和需求部门应密切跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量提供采购物品或服务。3.对于合同执行过程中出现的问题，及时与供应商沟通协商，采取相应的措施解决。验收与付款1.采购物品或服务到货后，需求部门应按照合同要求进行验收。验收合格后，出具验收报告。2.招标及采购部门根据验收报告和合同约定，办理付款手续。监督与检查内部监督1.审计部门定期对招标及采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的签订和执行情况、采购资金的使用情况等。2.招标及采购管理委员会不定期对招标及采购活动进行检查，及时发现和解决问题。外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，提供必要的资料和信息。2.接受社会公众的监督，对于社会公众的举报和投诉，及时进行调查处理，并公开处理结果。法律责任供应商责任1.供应商有下列情形之一的，取消其投标资格或中标资格，没收其投标保证金，并依法追究其法律责任：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与其他供应商恶意串通的。向招标及采购工作人员行贿或者提供其他不正当利益的。在招标及采购过程中与招标及采购工作人员进行私下接触的。拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商违反合同约定，未能按时、按质、按量提供采购物品或服务的，应承担违约责任，赔偿公司的损失。公司内部人员责任1.公司内部人员在招标及采购活动中有下列情形之