总公司印章管理办法

总公司印章管理办法一、总则（一）目的为加强总公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于总公司各部门及下属分支机构印章的管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的正式印章。2.法定代表人章：用于特定的法律文件、财务票据等。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：用于财务结算、票据等相关业务。5.部门印章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部事务。（四）管理原则1.严格审批原则：印章使用必须经过严格的审批流程，确保用印事项合法合规。2.专人负责原则：指定专人负责印章的保管和使用，明确其职责和权限。3.安全保密原则：加强印章保管的安全措施，防止印章被盗用、滥用或遗失。4.规范使用原则：印章使用应严格按照规定的用途和程序进行，确保印章使用的规范性和严肃性。二、印章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章由总公司统一刻制。2.部门印章由各部门提出申请，经总公司批准后，由总公司指定的刻章单位刻制。3.刻制印章必须选择具有合法资质的刻章单位，并签订刻章合同，明确双方的权利和义务。（二）启用1.新刻制的印章启用前，必须在总公司办公室进行登记备案，填写《印章启用登记表》，注明印章名称、编号、启用日期、保管人等信息。2.印章启用时，应同时发布启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项。3.印章启用后，原印章如有变更或废止，应及时办理相关手续，并将变更或废止的印章交回总公司办公室封存或销毁。三、印章的保管（一）保管人员1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章由总公司办公室指定专人保管。2.部门印章由各部门指定专人保管，并报总公司办公室备案。3.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定，确保印章安全。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出办公场所。3.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方和监交人签字确认。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等重要法律文件；用于公司对外报送的各类报表、报告、证明等；用于公司对外开展业务活动的其他需要盖章的事项。2.法定代表人章：用于特定的法律文件、财务票据等需要法定代表人签字盖章的事项。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：用于财务结算、票据等相关业务。5.部门印章：用于本部门内部事务，如文件、通知、报表等的盖章。（二）使用流程1.用印申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：《印章使用申请表》应按照规定的审批流程进行审批，一般事项由部门负责人审批，重要事项由总公司领导审批。3.用印：印章保管人员在收到经审批的《印章使用申请表》后，应认真核对用印事项、用印文件等信息，确认无误后，方可在用印文件上盖章。4.登记：印章保管人员应在用印后及时填写《印章使用登记表》，记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、用印人等信息。（三）特殊情况处理1.紧急用印：如遇紧急情况需要立即用印，但无法按照正常审批流程进行审批的，用印部门或个人应先电话请示总公司领导同意后，方可先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.异地用印：如需在异地使用印章，应提前与总公司办公室联系，说明用印事项、用印时间等情况，经总公司办公室同意后，可采用邮寄印章或委托当地分支机构代为用印等方式进行。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要停用印章时，由总公司办公室提出申请，经总公司领导批准后，办理印章停用手续。2.印章停用后，应及时通知各部门和相关单位，并发布停用公告，明确印章停用的日期和原因。（二）销毁1.停用的印章应及时进行销毁，防止印章被盗用或滥用。2.印章销毁应填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、编号、销毁日期、销毁方式等信息，并由销毁人员和监销人员签字确认。3.印章销毁方式一般采用粉碎、焚烧等方式进行，确保印章无法恢复使用。六、监督与检查（一）监督部门总公司办公室负责对印章管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人员是否严格遵守印章保管规定。2.印章使用情况：检查印章使用是否按照规定的审批流程进行，用印文件是否真实、合法、有效。3.印章登记情况：检查印章使用登记是否及时、准确、完整。（三）违规处理1.对于违反印章管理规定的行为，总公司办公室应及时进行纠正，并视情节轻重给予相应的处罚。2.对于因印章管理不善导致公司遭受损失的，应追究相关责任人的责任，并要求其承担相应的赔偿责任。